L'ARXIU CLÍNIC
Add the name of the author.
EL PERSONAL
Zeladors.
S'encarreguen de tasques de repartiment, tant la recollida com l'entrega.
Auxiliars administratius.
S'ocupen d’atendre les peticions, realitzar les recerques de les HC, arxivar-les, registrar els préstecs, devolució de les HC, etc.
Tècnics en documentació sanitàris.
A més del registre d'entrades i sortides, realitzen altres funcions pròpies de l'arxiu com són el manteniment del fitxer mestre de pacients, manteniment i registre de éxitus, obertura i control de noves carpetes d'històries clíniques, control i arxiu de la documentació generada en urgències i control de l'activitat en general. Bona part de la seva feina també es basa en la codificació.
Metge documentalista.
Responsable de la UDCA. Codifica episodis d’hospitalització, gestiona el tractament de les dades del sistema d’informació, control de qualitat.
Cap mèdic.
Principal responsable del funcionament i organització de l’arxiu.
L'ESPAI I LES INSTA·LACIONS
La divisió de l'espai intern de l'arxiu s’estructura en diferents subdivisions però totes connectades amb la finalitat de custodiar, conservar, i ser centre d’informació científica.
10. Àrea de fons històric-documental d’HC
9. Àrea comú de vestuaris, de descans, WC, etc.
8. Àrea de magatzem
7. Àrea d’arxius passius
6. Àrea de dipòsit i Arxiu d’imatges
5. Direcció de la unitat
4. Àrea d'estudi i revisió d'històries clíniques
3. Àrea de codificació d'episodis i extracció del C.M.B.D
2. Àrea de reproducció de documentació clínica
1. Àrea de recepció i préstec de documentació clínica
TIPUS D'ARXIU DE HISTÒRIA CLÍNICA
Arxius centralitzats: totes les HC es troben en un únic dipòsit.
Integren la documentació, i per tant la informació assistencial dels pacients, la qual cosa suposa un gran avantatge, a més de contribuir a la normalització, reducció de costos i estalvi d’espai en el dipòsit. Aquest tipus d’AHC és el més nombrós en les institucions sanitàries espanyoles.
Arxius mixtes: és el pas intermedi entre un arxiu centralitzat i un descentralitzat. Les HC es troben a les consultes externes on s'atén als pacients, però amb dependència d'un arxiu central. Un cop el pacient deixa d’acudir a la consulta, la HC es retorna a l’arxiu central. L’arxiu haurà de tenir un control exhaustiu d’on estan les HC en tot moment. Avui dia, en desús.
Arxius descentralitzats: no existeix un lloc únic on s’emmagatzemin totes les HC. Les HC es queden al lloc on s’han creat.
Aquells que allotgen els documents en el lloc d'origen on es van crear. Tenen com a inconvenient la fragmentació de la documentació, i per tant de la informació sobre un pacient, amb la qual que la visió integrada sobre la seva salut no és total.
CENTRE DE CONSULTA D'INFORMACIÓ
Els responsables de la seva gestió sempre han de conèixer on es troben les HC, tant si són dins l’ACH com si han estat prestades.
L’ACH és un centre de consulta d'informació científica.
REQUISTS ESSENCIALS DE TOTA UDCA
Un manual d'ús de la història clínica que s'actualitzi de forma contínua i defineixi com a mínim:
Criteris per a procedir a donar d'alta o de baixa documents a la història clínica.
Circuits dels documents
Personal responsable del seu compliment
Tipus d'informació recollida en cada document.
Catàleg de documents clínics que constitueixen la història clínica.
Política hospitalària sobre conservació i perdurabilitat de documents.
Normativa del centre que reguli l'accés a la història clínica.
Infraestructura informàtica necessària per al registre de dades i la captura d'informació clínica.
Un fitxer índex mestre de pacients (FIMP) informatitzat i l'elaboració d’un protocol per la seva gestió, a fi d'evitar errors. També ha de contenir la norma per a realitzar les recerques dels pacients inclosos en ell.
Mitjans tècnics que facilitin el treball d'identificació de la documentació, la seva organització en la història clínica del pacient, etc.
Recursos humans amb formació en documentació mèdica.
FUNICIONS (DIÀRIES I GENERALS)
ALTRES FUNCIONS
Mantenir una Història Clínica única per pacient, controlant els duplicats.
Dipositar les HCs segons els sistema de classificació més apropiat tenint en compte l’espai i instal·lacions de què disposa l’arxiu.
Registre d'Històries Clíniques per a conèixer la ubicació exacta d'aquestes.
Sol·licitar la Història Clínica que no ha estat retornada.
Organitzar i prestar la documentació clínica per a la pràctica assistencial, docència, investigació, control de qualitat, gestió hospitalària, institucions judicials, administracions.
DE CARÀCTER GENERAL
Control de qualitat de la història clínica.
Creació i manteniment de la "Comissió d'Històries Clíniques“.
Recerca de solucions al problema d'espai.
Garantia de la confidencialitat de la informació.
Consecució de la Informatització de la Gestió de Arxiu.
Elaboració de la "Normativa de l'Arxiu per a les secretaries Assistencials“ Consecució d'un Arxiu Centralitzat.
Elaboració de la "Normativa del Funcionament de l'Arxiu“.
Elaboració de la "Normativa de la Història Clínica“.
Disseny i normalització de la Història Clínica.
DE CARÀCTER DIÀRI
Disposició de peticions del SAP (Servei d'Atenció al Pacient).
Indicadors de qualitat d'un arxiu.
Manteniment de la Història Clínica única.
Recuperació de la informació.
Manteniment de registres.
Devolucions d'històries clíniques.
Préstec d'històries clíniques.
Additional info
OBJECTIUS DE L'ARXIU CLÍNIC
10. Elaborar de forma continuada indicadors de producció i de funcionament per a l'adequat control de l'activitat de l'àrea.
9. Assegurar que totes les funcions i comeses que siguin competència de l'AHC quedin garantides mitjançant l'establiment d'una normativa de règim intern de l'hospital.
8. Arbitrar els procediments necessaris per impedir el creixement no controlat de les necessitats d'espai físic.
7. Planificar el pas de les històries clíniques a una situació de passiu d'acord amb la normativa del centre i en funció del temps d'inactivitat, característiques i infraestructura de l'arxiu, grau de moviment de la documentació per a estudis o docència, tipus de patologia atesa , etc.
6. Fomentar la dotació de la infraestructura necessària que permeti garantir l'adequada conservació de la documentació clínica de l'hospital a través del temps.
5. Assegurar la transferència a l'arxiu de la documentació clínica després de l'alta hospitalària, del pacient, o després de la seva utilització en l'activitat ambulatòria.
4. Conèixer la ubicació exacta de totes les històries clíniques de l'hospital, hagin estat lliurades o no en el AHC.
3. Garantir la disponibilitat de la documentació clínica necessària tant per a la pràctica assistencial com per a la docència, investigació, control de qualitat, planificació i gestió hospitalària.
2. Custodiar i conservar les històries clíniques, garantint la confidencialitat de la documentació.
1. Garantir el manteniment d'una història clínica (HC) única per pacient.
CARACTERÍSTIQUES DE L'ARXIU CLÍNIC
Tractament arxivístic.
Està a càrrec d'un equip d'experts responsables dels aspectes pràctics de l'arxiu com ara ubicació, organització, funcionament, planificació i del tractament dels seus fons documentals com identificació, classificació.
Conservació.
Els documents es conserven en un lloc adequat, bé per la mateixa entitat productora o bé per una altra competent, perquè perdurin en el temps, i organitzats de tal manera que la informació que contenen sigui recuperable per al seu ús.
Informació.
Són les dades que contenen els documents de l'arxiu i que cobreixen les necessitats d'informació del productor.
Gènesi.
Els documents es creen amb el pas del temps i a mesura que la entitat realitza la seva funció diària; aquestes activitats queden registrades en documents que es van acumulant.
Productor.
És qualsevol persona física o jurídica que generi el document.
Fons documental.
És el conjunt de documents que el componen.
GESTIÓ EFICIENT DE L'ARXIU CLÍNIC
Add the author's dislikes.
Que hi hagi un reglament consensuat al centre sobres gestió de la història clínica.
Que s'incorporin noves tecnologies que facilitin el treball relacionat amb la gestió d'històries clíniques.
Que la localització de la informació i el maneig en general de la història clínica sigui fàcil, per això és molt útil la normalització dels documents que la componen.
Que la incorporació progressiva de documents provinents dels processos assistencials sigui àgil.
Que els circuits de circulació de la documentació clínica entre nivells assistencials estiguin definits i siguin eficaços.
Una única HC: no hi ha d'haver duplicitats.
REGULACIÓ I LEGISLACIÓDE L'ARXIU CLÍNIC
Add the author's likes: this category is wide, you can mention their hobbies, food preference, any other likes. etc.
La Llei Orgànica 15/1999 de 13 de desembre de Protecció de Dades de Caràcter Personal i Reial Decret 1720/2007, de 21 de desembre de desenvolupament de la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD).
Els AHC estan regulats a nivell nacional a través de legislació bàsica: la Llei 41/2002 de 14 de novembre. Aquesta llei defineix el concepte d’HC i regula: L'autonomia del pacient i els drets i obligacions en matèria d'informació i documentació clínica.
ORGANITZACIÓ I JERARQUIA
You can add further details regarding the author's work, like which publishing house they are/were working for. You can add their publications too.
Els arxius d'històries clíniques són una part de les Unitats de Documentació Clínica i Admissió (UDCA), les quals són responsables de l'organització i custòdia, i estan dirigides pel metge documentalista.
CONCEPTE
At the personal timeline, add the author's personal information, their family connections, education and jobs.
Edifici o part d'edifici on els documents són conservats i servits.
Institució responsable de l‘acollida, el tractament, l’inventariat, la conservació i serveis dels documents.
Conjunt de documents, sigui quina sigui la seva data, la seva forma i el seu suport material, produïts o rebuts per tota persona física o jurídica, i per tot servei o organisme públic o privat, en l'exercici de la seva activitat, i són, ja conservats pels seus creadors o pels seus successors per a les seves pròpies necessitats, ja transmesos a la institució d'arxius competent en raó del seu valor arxivístic.
