a karina Guadalupe Guerrero López 2 éve
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Manuales
Los manuales son documentos detallados que contienen información sistemática y ordenada acerca de la organización de la empresa.
Tipos
De organización, generales, departamentales, de bienvenida, de políticas, procedimientos, de presupuestos etc.
Diagrama de flujo o procedimientos
También conocidos como flujogramas, son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.
Permite entender de manera más sencilla algún proceso dentro dentro de la organización
Las conexiones del proceso están siempre presentes
Capacita a los nuevos empleados
Resume información
Organigramas
Son representaciones visuales gráficas de la estructura organizacional y formal de una organización
Esta debe ser
Debe de diferenciar los niveles y posiciones de autoridad
Debe ajustarse a la realidad
Flexible y adaptable, de forma que si hay cambios en su empresa, este organigrama se pueda adaptar, por ejemplo para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio
Deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas a las que se debe informar
Como esta estructurada la empresa, en cada área y departamento, y su respectiva interrelación. Es decir, permite identificar como se agrupan las funciones, puestos, empleados, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de una organización.
dar claridad a los colaboradores sobre el panorama estructural actual de la organización
detectar las fortalezas e oportunidades, y coordinar de manera eficiente aspectos de producción, negocios y relaciones interpersonales dentro de cada departamento de la empresa
De acuerdo al tamaño y características de una empresa, existen seis formas de representar los organigramas:
analíticos
debe contener con detalle toda la estructura de una empresa
Informativos
Representan un esquema simplificado, sin detalle. Por ejemplo un organigrama del Ministerio de Hacienda
Parcial
: cuando se limita a reflejar una parte o sentir de la estructura
General
cuando abarca el conjunto completo de la organizació n de que se trate.
Estructural
Sólo aparecen los nombres de cada área o departamento.
Funcional
Se descubren las funciones de cada área
Puede ser considerado un organigrama vertical
se reconoce por que configura la estructura de la organización a partir de las funciones y capacidades de cada empleado
circular
estructura en forma de circulo
los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia
La jerarquia va de adentro hacia afuera
En el centro de encuentra la persona con mayor jerarquía
Combina, por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
Los puestos se van desglosando de arriba hacia abajo y también de Izquierda a derecha
Horizontal
Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
La persona con mayor jerarquía se encuentra en la parte izquierda
Entre más de desplace a la derecha menor jerarquía existe
Vertical
Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
En la cima se encuentra la persona con mayor jerarquía
para promover la especialización y perfeccionamiento del trabajo a traves de los siguientes pasos:
Jerarquización
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de mando, grado o importancia agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
La definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.
niveles jerárquicos, conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
como guía para fijar roles, funciones y responsabilidades; establecer objetivos; crear procesos y definir protocolos y; estrategias de mejoramiento para alcanzar las metas y objetivos
Posiciones jerargicas
empleados
el nivel más básico dentro de la jerarquía de la organización y empresa
desempeñan la labor rutinaria y llevan a cabo las tareas y operaciones que los puestos superiores les indican cómo su labor específica.
supervisores
se encarga de coordinar y (tal y como nos dice su nombre) supervisar el trabajo y la situación de los empleados
contribuyendo a la buena realización de la actividad y a valorar las necesidades y situación laboral de sus empleados.
gerente
Su función es la de dirigir y coordinar a los trabajadores de una determinada sección, siguiendo las ordenes marcadas por sus superiores.
Directores de departamento
Son los encargados de dirigir, coordinar y elaborar estrategias dirigidas a las diferentes áreas y departamentos de la empresa
Presidente y Vicepresidente
La segunda máxima autoridad de la empresa
se encarga de mantener la dirección general y establecer los objetivos y estrategias generales de la empresa
Los vicepresidentes son figuras de apoyo al presidente, las cuales pueden llegar a asumir sus funciones y servir como asesores
CEO/Director ejecutivo, general
la posición más alta dentro de la empresa, tiene máxima autoridad
Su principal función es la de administrar la empresa en su conjunto para alcanzar las metas de la compañía.
motivar y asesorar a los empelados
toma de decisiones sobre la estrategia empresarial
objetivos, gestión, y logros de la empresa
tipología
matricial
Combina la departamentalización por productos con la de funciones
Consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales de forma temporal a diferentes proyectos.
Se forman equipos con integrantes de varias áreas con un objetivo en común: el proyecto. Los equipos dejan de existir al finalizar el proyecto.
militar
Se caracteriza por que las decisiones se centran en una sola persona
se aplica generalmente en empresas pequeñas
comité
Las decisiones son compartidas por un grupo de personas,
Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar un decisión en conjunto
Desventaja: Sin embargo en ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.
repartición de responsabilidades
d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.
b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.
a) Directivo; representa a los accionistas de una empresa
La principal ventajas son; Las soluciones son más objetivas y el máximo aprovechamiento de los conocimientos especializados.
En linea-staff
Es una combinación de los modelos lineal y funcional. Se orienta hacia adentro para asesorar a las demás áreas. Su actividad consiste en planear, pensar, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios especializados.
Cada órgano responde ante un solo y único órgano superior;
se crea un departamento de asesoramiento (staff) que permite asesorar en temas concretos, pero no tiene autoridad dentro de la jerarquía.
Por ejemplo, un grupo de abogados externos que asesora de temas jurídicos.
Dificultad en la obtención y el mantenimiento del equilibrio dinámico entre la línea y staff.
Asegura asesoría especializada e innovadora
funcional
Compuesta por diversos gerentes, cada cual especializado en determinadas áreas. Y la distribución de las funciones se realiza según la especialización de cada trabajador.
De esta manera ya no existe el principio de unidad de mando, sino que los trabajadores pueden recibir órdenes de cada uno de los diversos especialistas.
se aplica generalmente en empresas pequeñas que tiene un equipo de especialistas bien compenetrado
Pérdida de la autoridad de mando y confusión de las funciones y ordenes.
ventajas
Comunicación directa más rápida, Cada órgano realiza únicamente su actividad específica, desarrollando sus cualidades
Lineal
Se basa en el principio de unidad de mando, es decir, cada trabajador recibe órdenes de un solo jefe que se sitúa por encima de él.
Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica disminuye el número de cargos u órganos. Va en una lineal de arriba hacia abajo.
Se puede aplicar en empresas; que estén comenzando su desarrollo, empresas pequeña y cuando la organización tiene vida corta.
desventajas
comunicación lenta (ya que las decisiones tienen que comunicarse por todos los niveles) y falta de especialización (ya que no se puede ser experto en todas las áreas).
Ventajas
es un modelo simple en donde las responsabilidades y jerarquía están claras. La toma de decisiones es rápida ya que depende de una sola persona.
Descripción de funciones
Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa
Es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.
de la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo mediante:
Técnicas
Descripción del puesto
Se bosqueja la relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución.
Carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades
se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo entre diversas áreas.
Evita fugaz de responsabilidades
Perfil del puesto
Consiste en definir específicamente las características de la personas a contratar
Requisitos físicas, mentales (control de emociones), habilidades, competencias como: edad, grado de estudios, experiencia, sexo, que se deben cumplir en cierto puesto
Descripción especifica
estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relación con otros puestos específicas
Descripción génerica
se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia específicas. Proporcionan una visión general de una categoría de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categoría
análisis del puesto
Identificación
Identificar los puestos que es necesario analizar. Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, también sería útil el análisis de puesto anterior.
Para esto se puede utilizar
Mixto
Se utiliza dos o más métodos al obtener información con el objetivo de obtener mejores resultados
Cuestionario
Se realiza un cuestionario con preguntas del trabajo que se distribuye a todos los empleados de un departamento Lo llenan y lo devuelven al supervisor o analista.
se deben tomar en cuenta los objetivos deberes y responsabilidades, niveles de desempeño, características individuales en el trabajo
Entrevista
El analista discute todos los detalles del trabajo con una o más personas que ocupen el puesto en la actualidad.
Toma apuntes de las respuestas y luego les da cabida en las distintas secciones de la descripción de puesto.
El analista puede entonces fijar las especificaciones mínimas y máximas del puesto.
Observación directa
el analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el puesto que se examina mientras desempeñan sus tareas. De vez en cuando hace preguntas sobre diversos elementos del trabajo.
Durante esta observación, toma cuidadosamente notas que luego emplea para la confección de las descripciones de puestos.
Departamentalización
Es la agrupación y coordinación división y sectorización de las funciones y actividades en departamentos y unidades específicas.
de lograr una especialización y una correcta estructura organizacional que permita cumplir con los objetivos de la empresa
diseño
Para diseñar la estructura de la empresa mediante la departamentalización se toma en cuenta
1) Giro de la empresa (comercial, industrial o de servicios)
2) Los horarios en los que opera
3) el mercado al cual va dirigido
4) Tamaño, si la empresa es pequeña, grande mediana, multinacional etc.
tipos
Por clientes
se organiza según el tipo de servicio que se presta a un determinado cliente, de acuerdo con sus necesidades.
Por territorio
según el área geográfica donde se brindan los servicios.
Utilizado por empresas internacionales donde existe una localización muy extensa
Por tiempo
se organiza de acuerdo con el turno de trabajo o la jornada laboral.
Utilizado por empresas que trabajan las 24hrs. del día con la finalidad de crear diversos turnos y por razones económicas y psicológicas
Por producto o servicios
Se organiza de acuerdo tipo de producto o servicio que se ofrece.
Utilizado por grandes empresas
Por funciones o por departamentos
Se organiza de acuerdo con las actividades y el área a la que corresponde cada labor.
Utilizado por pequeñas o medianas empresas
departamentalizar
Para establecer una departamentalización se efectúa la siguiente secuencia:
Listar todas las funciones y actividades de la empresa.
Clasificar las que sean similares.
Agruparlas según un orden jerárquico o de importancia.
Asignar actividades en cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones.
Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.
importancia
permite desarrollar diversas especializaciones que facilitan las actividades de la organización.
la organización de las tareas sería difícil, ya que no se podría respetar un orden que otorgara eficiencia y rapidez al cumplimiento de las actividades.
que se necesitan para alcanzar
las metas y objetivos establecidos en la etapa de la planeación
el correcto funcionamiento de una empresa
