acuerdo 027 del 2006

Artículo primero

actualizar el reglamento general de archivos.

A

Acceso a documentos de archivo

Derecho de las personas a conocer el contenido de un documento.

Acervo documental

Conjunto de documentos de un archivo

Administración de archivos

Velar por la planificación de estrategias para la organización y el control de los documentos de cada área.

Almacenamiento de documentos

Guardar de la mejor manera los documentos de un archivo.

Archivista

Profesional en archivística.

Archivística

Disciplina que trata todo lo relacionado con el archivo.

Archivo

Conjunto de documentos.

Archivo central

Coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión.

Archivo de gestión

Archivo de la oficina productora que reune la documentación.

Archivo del orden departamental

Archivos procedentes de organismos departamentales y de los que tiene en custodia.

Archivo del orden distrital

Archivos procedentes de organismos distritales y de los que tiene en custodia.

Archivo del orden municipal

Archivos procedentes de organismos municipales y de los que tiene en custodia.

Archivo del orden nacional

Archivos procedentes de organismos nacionales y de los que tiene en custodia.

Archivo electrónico

Conjunto de documentos digitales.

Archivo general de la nación

Lugar público que esta encargado de la formulación, orientación y control de la política archivística nacional.

Archivo histórico

La documentación que por decisión del Comité de Archivo merece ser guardada permanentemente.

Archivo privado

conjunto de documentos de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades

Archivo privado de interés público

por su importancia en las ciencias es solicitado constantemente.

Archivo público

Archivos pertenecientes a entidades públicas que prestan un servicio.

Archivo total

hace referencia al proceso continuo en el ciclo de vida de un documento

Asiento descriptivo

conjunto de elementos que caracterizan a un documento

Asunto

Contenido de una unidad documental.

Eliminación documental

actividad de tablas de retención o valoración documental.

Empaste

técnica donde se juntan folios también llamado “legajo”

Encuadernación

técnica donde se cosen uno o varios cuadernillos llamado también “libros”.

Estantería

muebles para almacenar documentos.

Expediente

unidad documental generada por un conjunto de documentos funcionales.

Facsímil

reproducción de un documento por medio mecánico, fotográfico o electrónico.

Fechas extremas

fechas que indican el inicio y conclusión de un expediente.

Foliar

acción de numerar hojas, la primera cara se enumera

Folio vuelto

la segunda cara se enumera

Fondo abierto

documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente.

Fondo acumulado

documento sin ninguna organización archivística.

Fondo cerrado

documentos cuya serie o asunto no es vigente debido al cierre definitivo de las personas jurídicas o naturales que lo generaban.

Fondo documental

documento producido por una persona jurídica o natural en desarrollo de sus funciones

Fuente primaria de información

información original y auténtica.

Función archivística

comprende la elaboración del documento hasta la eliminación o conservación permanente.

Gestión documental

conjunto de actividades administrativas y técnicas de la organización del documento.

Guía

instrumento de consulta

Identificación documental

primera etapa de elaboración archivística.

Índice

instrumento de consulta de lista alfabética, numérica, cronológica, etc.

Índice cronológico

listado consecutivo de fechas.

Sección

unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental

Muestra de documentos

Serie documental

Conjunto de documentos. Ejemplo: historias laborales

Signatura topográfica

Ubicación de la unidad de conservación

Sistema integrado de conservación

Sistema que asegura el mantenimiento de los documentos

Sistema nacional de archivos

Instituciones archivísticas que normalizan los procesos archivísticos.

Subserie

Documentos específicos

Tabla de retención documental

Elemento en caso de retirar algo de su lugar

Tabla de valoración documental

Asuntos o documentos que se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central

Testigo

Elemento en caso de retirar algo de su lugar

Tipo documental

Unidad documental simple que se puede clasificar

Tomo

Trámite de documentos

Recorrido del documento (fabricación - función)

Transferencia documental

Remisión de los documentos del archivo gestión al central y al histórico

Unidad administrativa

Unidad operativa

Unidad de conservación

Conjunto de documentos que guían la conservación

Unidad documental

Identificación y caracterización documental

Valor administrativo

Cualidad de un documento administrativo

Valor científico

Cualidad de un documento que registre la creación de conocimiento

Valor contable

Documentos con movimientos económicos

Valor cultural

Documentos socioculturales

Valor fiscal

Documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico

Documentos que deben conservarse por ser fuentes primarias

Valor jurídico o legal

testimonio para la ley con los derechos y obligaciones legales

Valor primario

Cualidad inmediata de los documentos

Valor técnico

Documento con un aspecto misional

Valoración documental

Labor para determinar los valores primarios y secundarias

Se rige a partir de su publicación