COMITÉ DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Las Organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos es decir para organizar eventos.
EQUIPO DE EMPRENDIMIENTO
Debe elegir al presidente del evento por medio de una votación, el presidente tiene la responsabilidad de crear el comité de organización del evento en cuestión.
COMITÉ ORGANIZACIÓN
Tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente. También debe crear subcomités que son grupos de personas a cargo de la organización de partes especificas del evento.
COMITÉ DE FINANZAS: Personas que deben reportar los ingresos y egreso ( de 5 a 6 personas máximo).
- Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo que buscan recursos económicos necesarios.
- Establecen las propiedades de gastos, efectúan los pagos y mantienen reuniones periódicas con el comité organizador.
COMITÉ DE APOYO O SERVICIOS GENERALES: Colabora en todo lo referente a planificación y logística.
- Reservación del centro de convenciones
- Montaje de salones
- Alquiler de equipo de sonido
COMITÉS DE PROGRAMAS
- Prepara crono gramas de actividades con fechas y toques
- Escoge la temática a tratar y actividades a realizar
- Estructura el programa técnico
- Selecciona los ponentes y conferencistas
- Elabora el programa de visitantes
- Fija fecha de reuniones
- Programa acciones pendientes
- Mantiene informado al comité organizador
COMITÉ DE PROMOCIÓN O RELACIONES PÚBLICAS
- Diseño y elaboración de logotipos, afiches, programas, folletos, etc
- Diseño y compra del impreso
- Elaboración de pancartas
- Coordina todo lo relacionado con el transporte
COMITÉ DE SEGURIDAD
- Coordina todo el operativo de seguridad de todos los asistentes al evento
- Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios
- Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios
COMITÉ DE RECEPCIÓN
- Da la bienvenida a todos los participantes
- Brinda toda la información acerca de las actividades del evento
COMITÉ DE REGISTRO
- Coordina todo lo referente al registro
- Diseña las planillas de inscripción
- Entrega el material y suministro de formación
COMITÉ DE ALOJAMIENTO
- Contrata los servicios de alojamiento
- Distribuye las habitaciones
- Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje
COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
- Selecciona el menú del evento ( desayuno, almuerzo, cena y refrigerios
- Organiza horarios de alimentación
COMITÉ DE DAMAS
- Solicita obsequios y donaciones
- Coordina programas de acompañantes
- Copera en la recepción y hospedaje de los invitados
- Ayuda a la planificaciión y organización del programa social