Помощник МАП ОС
Полезное
Термины и определения
ФИО сотрудников
Административный отдел
1. КЕВ - Казникова Елена Валентиновна (директор)
2. БНА - Болотова Нина Алексеевна (региональный представитель)
3. САС - Сорокин Алексей Станиславович (программист)
4. ЧЕМ - Чистякова Екатерина Михайловна (юрист)
5. Оверчук Сергей (водитель)
Отдел Сервиса
6. ЦМО - Царёва Маргарита Олеговна (руководитель Отдела Сервиса и ШЦ)
7. ШГВ - Шуктуева Галина Васильевна (менеджер по работе с клиентами)
8. ООВ - Оленева Ольга Владимировна (менеджер по работе с клиентами)
9. СЮЛ - Соколова Юлия Леонидовна (менеджер по работе с клиентами)
10. АЯО - Аршинова Яна Олеговна (менеджер по работе с клиентами)
11. СЯБ - Сарамбаева Яна Борисовна (менеджер по работе с клиентами)
12. КАГ - Косинова Алена Григорьевна (помощник менеджера)
13. МЮВ - Мельникова Юлия Валентиновна (помощник менеджера)
14. ПТЮ - Попова Татьяна Юрьевна (офис менеджер)
15. ППА - Павлова Полина Анатольевна (оператор)
16. КАВ - Круглова Алена Вениаминовна (оператор)
Обеспечение (снабжение)
17. КАЮ - Карпушева Алла Юрьевна (ИО Руководитель отдела Обеспечения )
18. ЗОВ - Звукова Ольга Владимировна (оператор отдела обеспечения (снабжения))
20. ФНВ - Фёдорова Наталья Владимировна (менеджер отдела обеспечения)
21. СЮА - Семенова Юлия Александровна (менеджер отдела обеспечения)
Склад
22. ММВ - Михайлова Мария Вячеславовна (зав. складом)
23. СОН - Соловьева Ольга Николаевна (кладовщик)
24. ФАА - Филимонова Анна Александровна (кладовщик)
25. КЕН - Коротова Елена Николаевна (кладовщик)
26. ФДА - Фомичева Дарья Александровна (кладовщик)
Магазин
27. ГТС - Гусева Татьяна Сергеевна (старший продавец)
28. КЕС - Котикова Евгения Сергеевна (продавец)
29. НСВ - Никитина Светлана Владимировна (продавец)
30. КОС - Кругликова Ольга Сергеевна (продавец)
31. ТВА - Титова Валерия Андреевна (продавец)
32. ЯМВ - Якунина Маргарита Васильевна (продавец)
33. ПАС - Петухов Артём Сергеевич (продавец, грузчик)
Швейный цех
34. ГГА - Громова Галина Анатольевна (конструктор)
35. БЕА - Бронзова Екатерина Александровна (мастер цеха)
36. СНА - Соколова Наталья Алексеевна (логотип)
37. БАА - Блощук Анна Александровна (технолог)
Отдел финансов
38. ТСН - Трофимова Светлана Николаевна - бухгалтер, специалист по 1С (вопросы по 1С к ней)
Отдел Квалификации и качества
39. ЕДВ - Елесичева Дарья Валерьевна (тренер)
Аббревиатуры
1. РО - руководитель отдела
2. МАП - менеджер активных продаж
3. ОС - отдел сервиса
4. КП - коммерческое предложение
5. ТЗ - техническое задание
6. ЦКП - ценный конечный продукт
7. ШЦ - швейный цех
Термины
1. Критерий входа - это то, с чего начинается процесс
2. Критерий выхода - это заверение процесса
3. ЦКП (ценный конечный продукт) - результат процесса
Ссылки
Платформа обучения СДО
Сайт компании Восток
Обучающие видео по 1С
Ежедневный отчет
Чат Сервис в AMO
Чат Заявки на склад
Чат Доставка Череповец
Чат Тех. Задания Швейный цех
Чат Нестандартные позиции
Чат Швейный Цех
Чат Логотипы ЩЦ
Чат Косяки в документах
Обработка заявки
Критерий входа
Заявка
На общую почту
Звонок от клиента
Заявка от менеджера на бумажном носителе
В скайпе от менеджера в личные сообщения
В вотсапе от клиента в личные сообщение
АМО
Цель
Обработать заявку согласно бизнес-процессу
Процесс
1. Получить заявку от менеджера
2. Принять заявку в работу
Если заявка написана корректно (указаны модель, цвет, размер, ростовка, ценовая категория), то принимаем ее
Пример заявки
Если нет, то уточняем у менеджера данные по заявке (модель, цвет, размер, ростовка, ценовая категория)
3. Согласно заявке создать счет в 1С
4. Отправить счёт клиенту на согласование на электронную почту
Если всё согласовано, то отправляем на склад на сборку
Если нет, то изменяем данные согласно требованию клиенту и согласовываем заново.
5. Проверить наличие товара по счету (ищем название товара в 1С и смотрим в наличии он или нет)
Если товар в наличии в 1С ставим - резервировать
Если товара нет в наличии ставим - обеспечить обособленно (смотри пункт 8)
6. Отправить счёт на склад документом excel в группу в скайпе "Заявки на склад"
Инструкция как отправить счет
7. Получить сообщение в группе "Принято"
8. Если позиций нет в наличии заказать у отдела снабжения
Ставим в 1С обеспечить обособленно и счет попадает в книгу заявок
В видео 22 минута
9. В книге заявок в 1С посмотреть сроки поставки и уведомить клиента (звонок)
10. В день поступления товара на сверке со складом уточнить поступление продукции у склада (сверка со складом с утра)
Регламент
11. Когда продукция по счету полностью готова к отгрузке уведомить клиента (звонок), что товар можно забирать
12. Согласовать с клиентом условия доставки(наш водитель, транспортная компания или клиент сам заберет) и время доставки (звонок)
12. Доставка
Нашим водителем
Написать водителю в чат в скайпе "Доставка"
Инструкция как написать водителю
Подготовить документы (счёт, УПД - в 1С и сертификаты, договор - общая папка на паблике)
Путь к договору на паблике
public\5.ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СЕРВИС ОПТОВЫХ ПРОДАЖ\ДОГОВОРы\ДОГОВОРЫ ПОСТАВКИ\2021 ПКП Восток
Распечатать документы
Убрать документы в специальное место в кабинете менеджеров на полочке для водителя
Транспортной компанией
Уточнить у менеджера какой именно
Подготовить УПД в 1С
Распечатать и отнести на склад
Написать водителю в чат "Доставка", чтобы он забрал товар и отвез в транспортную компанию.
Клиент сам заберет
Позвонить клиенту и уведомить его, что товар пришел и его можно забрать в магазине.
ЦКП
Обработанная и согласованная заявка
Статистики
подтема
Критерий выхода
Товар получен клиентом
Получение обратной связи от клиента (после того как клиент получил товар, позвонить ему и узнать все ли его устроило)
Разработка КП
Критерий входа
Заявка
От менеджера лично (устно)
Цель
Разработать актуальное КП
Процесс
1. Получить заявку на разработку КП от менеджера
2. Уточнить у менеджера вид спец одежды, кол-во моделей, наценку на товары
3. Сфотографировать в магазине товар для КП, чтобы было видно название (это необходимо для удобства поиска товара в интернете)
4. Создать новый документ на паблике
\public\5.ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СЕРВИС ОПТОВЫХ ПРОДАЖ\КП
5. Скопировать шапку документа из готовых КП
Примеры КП можно посмотреть на паблике (например КП сабо)
\public\5.ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СЕРВИС ОПТОВЫХ ПРОДАЖ\КП
6. Сделать таблицу: 4 столбца, кол-во строк зависит от кол-ва товаров в КП
7. Найти в интернете товар для КП (фотографировали для удобства поиска)
8. Сохранить фото товара
9. Вставить фото в КП
10. Найти в интернете описание товара и вставить в КП
11. Отредактировать КП (одинаковый шрифт, размер и т.д.)
12. Зайти в 1С в номенклатуру
13. Вести название товара
14. Посмотреть цену (цены указаны с наценкой, наценку уточняем у менеджера)
Если не удается найти товар или цену, то запрашиваем информацию у снабжения в чате в скайпе "Нестандартные позиции"
Ссылка на чат
После получения ответа от снабжения на цену (это цена закупа), прибавляем к ней наценку, которую сказал менеджер
15. Вносим готовую цену в КП
16. Внизу таблицы также копируем шапку из готового КП
17. Сохранить и отправить менеджеру на почту
18. Спросить у менеджера кому именно отправить КП (на почту клиенту, либо посмотреть в 1С: контрагенты, контактные лица)
19. Отправить клиенту КП
ЦКП
Разработанное актуальное КП для клиента
Статистики
подтема
Критерий выхода
Заявка на счет по КП
Сверка позиций со складом с 8.30 до 9.00
Критерий входа
Должностная обязанность
Цель
Узнать о наличии или отсутствии позиций
Процесс
1. Распечатать все необходимые счета
2. Взять счета и пойти на склад к своему кладовщику
3. Свериться с кладовщиком что уже отложено на складе или в магазине
4. Отметить позиции, которые пришли вчера
5. Если заявка собрана полностью, то сообщить это менеджеру (звонок, лично)
6. Если нет, то она будет собрана в течении дня, когда она будет собрана полностью кладовщик сообщит об этом (звонок)
7. Уведомить менеджера о том, что заявка собрана (звонок, лично)
ЦКП
Проведенная сверка по позициям на складе
Статистики
подтема
Критерий выхода
Проведенная сверка по позициям на складе
Заполнение ТЗ в ШЦ
Критерий входа
Заявка
От менеджера
Цель
Заполнить корректное ТЗ в ШЦ
Примеры ТЗ
Процесс
ТЗ бывает:
Изготовление изделий
Пошив по индивидуальным меркам
Нанесение логотипа
На услугу
1. Получить заявку от менеджера
Лично
На свою почту
2. Узнать все подробности у менеджера (вид изделия, цвет, размер и т.д.)
3. Занести заявку в 1С (счёт)
Ставим обеспечить обособленно и счет автоматически попадает в книгу заявок
4. Отправить счёт на проверку на почту менеджеру
5. Отправить счёт на почту клиенту на согласование
6. Создаем новый документ на рабочем столе (пример ТЗ на паблике)
Пример ТЗ
\public\10.ЗАКУП\СОТРУДНИКИ\ЦМО\Швейный цех\Бланки 2020
7. Заполнить ТЗ согласно примеру, сохранить
8. Распечатать книгу заявок к ТЗ в 1 экземпляре
9. Распечатать ТЗ в 2-ух экземплярах
10. Отдать менеджеру отдела обеспечения (Федорова Наталья) ТЗ на проверку и подпись (прийти лично)
11. 1 Экземпляр отдать менеджеру отдела обеспечения (Федорова Наталья) , другой оставить себе
12. Отсканировать экземпляр с подписью менеджера отдела обеспечения (Федорова Наталья)
13. Отправить скан в чаты в скайпе "Тех. задание швейный цех " или "Логотипы.ЩЦ" (если ТЗ на логотип)
Ссылки на чат
Тех. Задание швейный цех
Логотипы.ЩЦ
14. Получить обратную связь в чате (сообщение "принято")
15. Получить обратную связь от склада, что товар готов (через определенный промежуток времени)
16. Оператор оприходует позиции в 1С
17. После этого выписать отгружающие документы
18. Позвонить клиенту и проинформировать его о готовности товара
19. Согласовать способ доставки
ЦКП
Заполненное и согласованное ТЗ
Статистики
подтема
Критерий выхода
Обратная связь от ЩЦ
Обратная связь от клиента
Работа с дебиторской задолженностью
Критерий входа
Должностная обязанность
Цель
Контроль дебиторской задолженности в компании
Процесс
До первой отгрузки
1. Предоставление отсрочки, периода, лимита, увеличение скидки производится только по согласованию Руководства компании.
2. Для предоставления отсрочки необходимо предоставить РО следующие сведения о клиенте:
потенциал (взять из карточки контрагента в 1С)
количество сотрудников
периодичность закупок
ответ Юриста о проверке контрагента на благонадёжность
3. Условия отсрочки в обязательном порядке занести в программу 1С8
До срока наступления первой оплаты
За неделю до наступления даты платежа необходимо начать работу по взысканию дебиторской задолженности:
1. Уточнить наличие подписанных документов со стороны клиента, запросить подписанный акт сверки.
2. За 1 день до оплаты позвонить клиенту с подтверждением оплаты.
3. В программе 1С8, в комментариях, прописать платёжный день у клиента, если такой имеется.
4. Через 1 день, в случае отсутствия платежа, произвести повторный звонок, с целью выявления причины.
При возникновении просроченной дебиторской задолженности
1. Запросить гарантийное письмо на официальном бланке, не более чем на 7 календарных дней.
Примеры гарантийного письма
2. За 1 день до указанной в гарантийном письме даты сделать звонок о подтверждении платежа.
3. Через 1 день после истечения срока оплаты, в случае отсутствия денежных средств, сделать звонок клиенту с уточнением причины.
4. Предоставить данные РО в течение 1 дня на моменте не выполнения клиентом обязательств по гарантийному письму.
Звонок на всех уровнях от снабженца до руководителя клиента. МРК обязан предоставить следующие данные для звонка:
контакты
срок просроченной задолженности
данные по гарантийному письму
сумма задолженности
5. После переговоров срок ожидания оплаты 2 дня.
6. Через два дня помощник запрашивает у юриста претензионное письмо и расчет неустойки
Пример претензионного письма
7. В этот же день отправить претензионное письмо почтой с уведомлением. В течении 5 календарных дней отслеживать на сайте почты РФ местонахождение письма
8. Когда вернётся уведомление о вручении, отслеживать оплату по претензии, если оплата не поступает, готовить документы для Юриста.
9. Осуществлять контроль судебной задолженности с Юристом. Контрольная точка с РО 2 раза в неделю.
10. Периодичность рассылки актов зависит от количества документов в месяц по клиенту. От 10 документов в месяц - ежемесячно.
Запрашивать Ежеквартальные акты сверки у всех клиентов.
ЦКП
Дебиторская задолженность по клиентам отсуствует
Статистики
подтема
Критерий выхода
Дебиторская задолженность по клиентам отсуствует
Заполнение отчета в конце рабочего дня
Критерий входа
Должностная обязанность
Цель
Отчитаться о проделанной работе за день
Процесс
1. Открыть на гугл диске документ "Отчет помощника МАП ОС"
2. Если в отчете нет листа с вашей фамилией, то необходимо обратиться в отдел построения организации через диалог "сервис в амо"
3. Заполнить отчет согласно данным по заявкам
4. Отправить отчет своему менеджеру
ЦКП
Заполненный в конце рабочего дня отчет о проделанной работе
Статистики
Ссылка на отчет
Критерий выхода
Получение обратной связи по отчету