DECRETO 088 DE 2022
Otro Procedimiento Administrativo: Es el conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional que determina una autoridad o particular que ejerce funciones administrativas para permitir el acceso gratuito, de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés, a los beneficios derivados de programas o estrategias, cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad.
Trámite u OPA digitalizado: Trámite u OPA cuya solicitud, procesamiento, almacenamiento, consulta, acceso y disposición de datos, a lo largo de todo el proceso al interior de sujeto obligado, se realiza por medios digitales de conformidad a los estándares y lineamientos definidos por MinTIC y el DAFP que apliquen y que están vigentes.
Trámites, OPA o CAIP automatizados: Son aquellos Trámites, OPA o CAIP cuya gestión al interior del sujeto obligado se realiza haciendo uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, sin requerir la intervención humana.
Trámite y OPA en Línea: Es el trámite, OPA o CAIP dispuesto por una autoridad a través de las sedes electrónicas y del Portal único del Estado colombiano www.GOV.CO, el cual puede ser realizado por el solicitante a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
*Diseño Centrado en el usuario. *Mejora continua. *Experiencia del ciudadano. *Simplificar. *No duplicidad. *Agilidad. *Seguridad y privacidad de la información. *Digital por defecto. *En línea por defecto. *Reutilizar. *Cooperación. *Gestión del conocimiento.
Fase 1: Autodiagnóstico
Establecer una línea base de trámites, OPA y CAIP.
Actualizar la planeación general de digitalización y/o automatización.
Fase 2: Diseño
Diseñar el trámite, OPA y CAIP digitalizados.
Definir los requerimientos técnicos necesarios.
Fase 3: Implementación y Pruebas
Implementar el trámite digitalizado/automatizado.
Realizar pruebas para asegurar su correcto funcionamiento.
Fase 4: Operación
Poner en operación el trámite, OPA o CAIP digitalizado/automatizado.
Usabilidad: Facilidad de uso para los ciudadanos.
Interoperabilidad: Capacidad de interactuar con otros sistemas.
Disponibilidad: Acceso constante a los servicios.
Seguridad: Protección de la información personal.
Accesibilidad: Facilitar el acceso a todos los usuarios.
El Decreto menciona diversas herramientas y técnicas que pueden ser utilizadas para la automatización, incluyendo:
*Gestión por procesos de negocio.
*Automatización robótica de procesos (RPA).
*Inteligencia artificial (IA).
Consulta de Acceso a la Información Pública - CAIP: Información contenida en bases de datos o repositorios digitales relacionadas con trámites u otros procedimientos administrativos de las autoridades a la cual puede acceder la ciudadanía de manera digital, inmediata y gratuita para el ejercicio de un derecho, una actividad u obligación, que puede ser accedida por el titular o un tercero utilizando o no un mecanismo de autenticación según sea la tipología de la información de que se trate.
Interoperabilidad: Asegurar que los sistemas sean capaces de interactuar con otros sistemas y plataformas gubernamentales.
Usabilidad: Garantizar que la plataforma sea fácil de usar para los ciudadanos.
Accesibilidad: Facilitar el acceso a la información para todos los usuarios, incluyendo personas con discapacidades
Documentos e identificación
Identificación de Documentos: Los documentos electrónicos deben estar claramente identificados en los instrumentos de administración de información, como inventarios documentales y tablas de retención documental.
Tipos de Documentos: Definir los diferentes tipos de documentos electrónicos que se crearán (textuales, imágenes, videos, etc.) y sus formatos, asegurando que sean formatos abiertos
Objetivos
Mejorar la Transparencia: Facilitar el acceso a información pública contribuye a una mayor transparencia en la gestión pública.
Agilizar Trámites: La digitalización permite reducir tiempos y costos asociados a la gestión documental.
Fomentar la Participación Ciudadana: Al facilitar el acceso a información, se promueve una mayor participación ciudadana en la toma de decisiones.