DOCUMENTOS CONTABLES, COMERCIALES Y TITULO DE VALORES

las empresas desarrollan medidas de conservación para asegurar la integridad de los documentos que reposan en el archivo.

se aprobó la Ley 594 del 2000, conocida como Ley General de Archivos, estableciendo todos los criterios para conservar documentos (Archivo General de la Nación Colombia, 2020).

CARACTERISTICAS

La organización documental de forma cronológica hace referencia a una distribución acorde con fechas, considerando año, mes y día. Esta forma de clasificación es importante en la categorización de expedientes

historias laborales o expedientes de alumnos.

Otra forma de organización es la temática, la cual consiste en establecer series y subseries documentales por temas

Estadísticas.
Informes.
Informes de gestión.
Órdenes de pago

RETENCION DOCUMENTAL

Son listados con tipos de documentos en donde se establece el tiempo que debe permanecer un documento archivado en las diferentes etapas del ciclo vital de un documento.. tipos de archivos:

Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico.

1.Facilitar el manejo de la información, ayuda a organizar y dar una estructura de la información.
2.Contribuye a la racionalización de la producción documental.
3.Garantiza la conservación de los documentos en las diferentes fases del archivo.

Sistema de gestión electrónica de documentos

Es un conjunto de sistemas tecnológicos que permiten capturar, procesar, almacenar, indexar, compartir y realizar copias de seguridad de los documentos e información de una empresa.

En el mundo comercial es permitir la construcción de una contabilidad que brinda información de hechos económicos organizados de forma cronológica

Requisitos del documento equivalente:
Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.
Debe presentar Número de Identificación Tributaria (NIT).
Debe llevar un número consecutivo.
Especificaciones de la transacción como: cantidad, unidad de medida,identificación de bienes y servicios, indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas y demás.

documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo.

Artículo 48:
Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia.

Artículo 49:
Libros de comercio para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.

Artículo 57
1 Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren;

2 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de estos;

3 Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4 Borrar o tachar en todo o en parte los asientos

Articulo 53: El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.

LIBROS AUXILIARES

Son los libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa, afectando los débitos y créditos de una o varias cuentas y subcuentas, con el fin de generar el saldo en una fecha determinada.

Entre los libros auxiliares se encuentran: libro auxiliar de bancos, caja, IVA, inventarios, ingresos ordinarios, etc.

Nombre del libro auxiliar.
Fecha de la transacción
Detalle de la transacción
Débitos
Créditos
Saldo

LIBROS DE CONSEJO DE ADMINISTRACION O JUNTA DIRECTIVA

se incluyen todas las decisiones en las actas, como acuerdos a los que llegan los dueños de una empresa. Se debe llevar un orden cronológico de las reuniones, en él se encuentran inscritos los dueños, administradores y representante legal, siempre debe estar firmado por secretario y presidente

Libros de actas de Junta de vigilancia o Comité de control social y registro social.

Fecha de solicitud.
Nombre de la sociedad y número de -matrícula.
Nombre de libro registro social o junta de vigilancia.
Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad.

LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA

Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

Registro fecha de la solicitud.
Registro razón social y NIT.
Indicar el tipo de inscripción.
Dirección de la página web.
Nombre y firma del representante legal de la empresa.
Nombre y firma del Revisor fiscal, anexando número de tarjeta profesional.

LIBRO MAYOR Y BALANCES

Cada mes se debe realizar cierre del periodo con el fin de identificar el comportamiento financiero del periodo y, de esta forma, que los administradores puedan tomar decisiones.

Posibilita la elaboración de estados de resultados integrales.
Permite la elaboración de estado de situación financiera.

1. Registra número de folio mayor, acorde al consecutivo, donde se realiza el resumen de la transacción económica.
2. Codifica nombre de la cuenta contable utilizada.
3.. Registra saldo del mes anterior, acorde al principio de partida doble y naturaleza de las cuentas débitos y créditos.

LIBRO DIARIO

Es un medio de prueba para las autoridades, registra el día a día las operaciones comerciales, registrando devengos contables, presenta como características sumas iguales.

Contiene fecha de elaboración.
Códigos contables, aplica principio básico de la partida doble.
Presenta una columna de la cuenta auxiliar, generalmente trabajada a seis (6) Dígitos.
Columna para los débitos.

Normales: registra operaciones diarias de la organización.

De ajustes: registra las depreciaciones y amortizaciones.

Cierre: al finalizar un periodo contable, comúnmente al finalizar el año, se debe hacer cierre de cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales para un nuevo periodo contable.

Permiten tener una idea sobre un acto mercantil, son meramente informativos y no suscita un registro en la contabilidad

EJEMPLOS

CAMBIARIA DE COMPRA Y VENTA 1.Estar denominada expresamente como factura de venta. 2.Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 3. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. 4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 5. Fecha de su expedicion 6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. 7. Valor total de la operacion. 8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Declarado Inexequible Corte Constitucional-

Factura electrónica
Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto, en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

CLASES

Letra de cambio

Es un documento de carácter crediticio, con la representación de las figuras como son: girador y librador que pactan un valor, para ser entregado en una fecha determinada.

Requisitos
1 La mención del derecho que en el título se incorpora
2 La firma de quién lo crea.

Pagaré a la orden
Es una promesa de pago, es un documento crediticio que respalda una unidad económica en una fecha determinada y, con un interés adicional.

Requisitos
1 La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero;
2 El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago;
3 La indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y
4 La forma de vencimiento.

Cheque

Características
El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco. El título que en forma de cheque se expida en contravención a este artículo no producirá efectos de título-valor.

1 Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición;
2 Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de ésta;
3 Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América Latina y
4 Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina

1.Nominativos: será nominativo cuando en él o en la norma que rige su creación se exija la inscripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título.
2.A la orden :Los títulos-valores expedidos a favor de determinada persona, en los cuales se agregue la cláusula "a la orden" o se exprese que son transferibles por endoso, o se diga que son negociables, o se indique su denominación específica de título-valor, serán a la orden y se transmitirán por endoso y entrega del título, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 648.
3...Al portador :Son los que no se expidan a favor de persona determinada, aunque no incluyan la cláusula "al portador", y los que contengan dicha cláusula

CARACTERISTICAS

Si un título de esta clase es negociado, después de llenado, a favor de un tenedor de buena fe exenta de culpa, será válido y efectivo para dicho tenedor y este podrá hacerlo valer como si se hubiera llenado de acuerdo con las autorizaciones dadas.

REQUISITOS

1.La mención del derecho que en el título se incorpora
2. La firma de quien lo crea.

En ellos se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica. En la realidad económica, esta herramienta dinamiza la economía en el comercio formal e informal.

EJEMPLOS

1. Letra de cambio.
2. El cheque.
3. El pagaré.

CLASIFICACION

Títulos valores a la orden: Se transfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra sin interesar quién es el que porte el documento.

Títulos al portador: Donde el reconocimiento se hace a quien ostente el título.

EJEMPLO los cheques al portador, poco usados por tema de seguridad, pero vigentes aún.

Títulos valores nominativos: Estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona. En el Código de Comercio se determina que la persona que gira, o transfiere el título.

Son los documentos que soportan una transacción comercial, entre ellos se encuentran.

1.Factura cambiaria de compra y venta.
2.Factura electrónica.
3.Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta.
4.Comprobante de egreso o comprobante de pago.
5.Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
6.Comprobante de venta con tarjetas de crédito.
7.Nómina.
8.Planilla Integrada de liquidación de aportes.
9.Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA.
10.Recibo de transferencia de fondos electrónicos.
11.Recibo de pago interbancario.
12.Comprobante de pago con tarjeta crédito.
13.Extractos bancarios.
14.Consignaciones bancarias. 15.Recibos de caja menor.
16.Notas débito y notas crédito.
17.Notas de contabilidad.
18.Comprobante de contabilidad.