Documentos contables, comerciales y titulos de valores
Documentos contables: Documentos que soportan una transaccion comercial.
Entre ellos son:
Factura Cambiaria de compra y venta: Factura expedida por el vendedor o prestador de servicio al comprador, plazo para realizar dicho pago.
Art. 617. Estado Tributario.
Factuta de venta, Identificacion, Razon
social del vendedor, y del adquiriente de
bienes y servicios. Junto con la discriminacion
del IVA pagado.
Art. 774. Codigo de Comercio.
Fecha de vencimiento, fecha de recibo
de factura, precio del servicio prestado
y las condiciones de pago.
Factura electronica: Documento que soporta
transacciones de ventas a traves de sistemas computacionales o informaticas.
Formato electronico establecido por la DIAN,
Identificacion o Nit del vendedor y del adquiriente.
Numeracion consecutiva autorizado por la DIAN,
CODIGO UNICO DE FACTURA ELECTRONICA (CUFE)
Facilitar información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, Fecha y hora de expedicion, firma electrónica o digital para garantizar autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
Las facturas de ventas son generadas por:
* Boletas de maquinas registradoras
*Boletas de ingreso espectaculos publicos.
*Boletas de transportes tiquetes
*Recibos de pagos de matriculas y pensiones
emitidas por establecimientos de educaciòn.
Documento equivalente a la factura de venta: Este
documento no es obligatorio pero se debe tener
como soporte. Es similar a una factura.
Resolucion de la direccion de impuestosy Aduanas Nacionales
000042 del 2020 Art. 13
Denominacionexpresamente como sistema P.O.S.
Numero de identificacion tributaria .(NIT)
Numero consecutivo
Especificaciones de la transacción como: cantidad, unidad de medida,identificación de bienes y servicios, indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas y demás.
Quienes lo pueden
implementar como soporte:
Comerciantes minoristas, siempre y cuando no excedan los topes de venta. Algunos ejemplos son: los comerciantes de productos del agro sin transformación y cuya cuantía no supere los niveles permitidos.
Personas naturales con vínculos laborales.
Las empresas de servicio público de transporte urbano de pasajeros.
Tiquetes de transporte de pasajero de forma aérea
Comprobante de egreso o comprobante de pago:
se conoce como orden de pago, respalda el desembolso
de efectivo, realizados mediante cheques.
Numero del comprobante, Ciudad de origen
Fecha
El valor en numeros y letras
El registro contable, el numero de cheque
datos del beneficiario, firma y fecha en que
recibe.
Firma de elaboracion, apropado por,
contabilizado por.
Comprobante de ingreso o comprobante de caja:
Representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormenteser consignados en los bancos.
Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT.
Número consecutivo.
Dirección y datos generales de la empresa.
Ciudad y fecha donde se realiza la transacción.
El concepto por el cual se recibe el efectivo.
El valor en números y letras recibidos.
El número de cheque y el banco de origen del título valor.
Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas.
Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó
Comprobante de venta con tarjeta de credito:
Medio de pago donde se utiliza tarjeta habiente,
utilizando datafono para recibir pagos.
Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial, fecha y plazos de pagos, es decir el número de cuotas para ser pagadas por él cuenta habiente, si es tarjeta de crédito. Si es cuenta de ahorro, la transacción descuenta de forma automática y por medio de correo electrónico se notifica al cliente, comúnmente el reporte es enviado al dispositivo móvil del cliente por parte de la entidad financiera.
Nòmina: Soporte contable en el cual la empresa
respalda pago de sueldo de empleados.
Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.
En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados.
Columna de horas extra y comisiones.
Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.
Planilla integrada de liquidacion de aportes:
Soporte en el que las empresas registran novedades de los empleados frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas
de compensacion.
Registra las diferentes novedades por conceptos de variaciones transitorias en los salarios de los empleados como: comisiones, sueldos, incapacidades, las cuales modifican la base para calcular las deducciones en la nómina de las empresas.
Declaracion de Impuestos: Cada vez que se hacen comprar y ventas es obligacion de las empresas descontar valores
cuantificables.
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Retención en la Fuente.
Impuesto de Renta y Complementario.
Impuesto de Industria y Comercio.
Recibo de transferencia de fondos electronicos: Forma de
agilizar negocios entre las entidades o clientes. Se utlizan con mucha frecuencia.
Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.
Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.
Valor a transferir.
Fecha, que se genera automáticamente.
Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática.
Para diligenciar se necesita
Nombre o razón social.
Dirección.
Ciudad y teléfono.
Datos de la cuenta bancaria, banco, cuenta, número de cuenta, tipo de cuenta.
Titular de la cuenta.
Autorizaciones y firmas.
Extractos Bancarios: Documentos que se registran todos los movimientos realizados durante el mes como:
Ejm: Cheques, transferencias, notas bancarias,
gravàmenes financieros
Saldos iniciales.
Intereses.
Avances.
Saldo final.
Cargos y abono
Consignaciones bancarias: cada que se consigna efectiva en las entidades financieras de la empresa, el banco expide el comprobante de consignacion
Ciudad y fecha.
Número de la cuenta bancaria.
Valor a consignar en números o letras.
Nombre de quien consigna y un número telefónico.
Recibos de caja menor: Son pagos minimos, llamados gastos de caja menor.
Registrar ciudad y fecha..
Pagado al beneficiario.
Valor y concepto.
Soporte de pago anexo.
Consecutivo.
Notas dèbito: Documentos que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes.
Notas crèdito: Reconoce disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en la factura.
Debe contener nombre e identificación.
Consecutivo.
Concepto.
Valor.
Firmas de personal responsable.
Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas,evidencia dineros
Devueltos al cliente por inconformidades.
Utilizado como soporte cuando se anulan facturas.
Valor.
Corrige datos, valores iniciales de las facturas.
Notas de contabilidad: Notas internas, usadas para enmendar errores o hacer ajustes contables.
Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.
Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.
Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.
Utilizado solo por el área de contabilidad.
Presenta el detalle.
La fecha de elaboración.
La imputación contable.
Las firmas responsables
Comprobante de contabilidad: Elaboracion de estado financieros que representan sumas iguales en debitos y creditos.
Fecha.
Detalle.
Cuantía.
Registro contable.
Comprobantes de apertura o de inicio.
Comprobantes de ingreso
Comprobantes de egreso
Comprobantes de nómina
Comprobantes débito y crédito
Documentos no contables: Permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil, son solo informativos y no necesitan un registro en la contabilidad.
Cotizacion: Tiene las caracteristica de la negociacion de un producto, pero su objetivo es brindar informacion al cliente para tomar decision de compra.
Contenido de Documento
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio del producto o servicio.
Descripción del producto o servicio.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Tiempo de validez de la cotización.
Nombre de la persona que solicita la cotización.
Nombre del asesor.
pedido: Este documento se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto.
Contenido de documento
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio unitario del producto que se va a comprar.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Observaciones
Firmas
Remisiòn: Este documento soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
Contenido de documento
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Número de pedido.
Transportador.
Titulos valores: Son documentos regidos por el codigo de comercio, en ellos se incorpora el patrimonio de una persona natural o juridica.
Puede ser contenido crediticio, corporativo o de corporacion y de tradicion o representativos de mercancia.
Ejemplos de titulos valores son: Letra de cambio, el cheque, el pagarè.
Clases:
Nominativos: El titulo valor sera nominativo
cuando en el o en la norma se exija la inscripcion
del tenedor en el registro que llevara el creador del titulo.
A la orden: se transfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra sin interesar quién es el que porte el documento, se agrega la expresión “a la orden”. Con la firma del endosante se transfiere responsabilidades al endosatario.
Al portador: El Reconocimiento se hace a quien ostente el titulo, un ejemplo son cheques al portador
Requisitos: La mencion del derecho que en el titulo se incorpora, la firma de quien lo crea.
Caracteristicas:
Si en el titulo se dejan espacios en blanco,
el letigimo podra llenarlos conforme a las
instrucciones del suscriotor que los haya
dejado.
Si un titulo de esta clase es negociado despues de llenado
a favor de un tenedor, sera valido para dicho tenedor y
este podra hacerlo valer como si se hubiera llenado de acuerdo con las autorizaciones.
Una firma puesta sobre un papel en blanco, dara al tenedor derecho de llenarlo. Una vez completado puede hacerse valer contra cualquiera.