Entorno en que operan los proyectos

Descripción general
Los proyectos existen y operan en entornos que pueden influir en ellos. Estas influencias pueden tener un impacto favorable o desfavorable en el proyecto.

Factores ambientales de la empresa (EEFs)
Hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto.

EEFS internos a la organización

Cultura, estructura y gobernanza de la organización

Distribución geográfica de instalaciones y recursos

Infraestructura.

Software informático

Disponibilidad de recursos.

Capacidad de los empleados.

EEFs Externos a la Organización

Condiciones del mercado

Influencias y asuntos de índole social y cultural.

Restricciones legales.

Bases de datos comerciales.

Investigaciones académicas.

Estándares gubernamentales o de la industria.

Consideraciones financieras

Elementos ambientales físicos.

Activos de los Procesos de la Organiza

son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos
y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma. Estos activos influyen en la dirección del proyecto.
Los mismos pueden agruparse en dos categorías:

Procesos, Políticas y Procedimientos

Inicio y Planificación

Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de la organización con el fin
de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto

Estándares específicos de la organización, tales como: políticas

Ciclos de vida del producto y del proyecto, y métodos y procedimientos

Plantillas

Listas de proveedores preaprobados y diversos tipos de acuerdos contractuales

Ejecución, Monitoreo y Control

Procedimientos de control de cambios, incluidos los pasos para modificar los estándares, políticas, planes
y procedimientos de la organización ejecutora, o cualquier otro documento del proyecto, y la descripción de cómo se aprobará y validará cualquier cambio

Matrices de trazabilidad

Procedimientos de control financiero

Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos

Control de la disponibilidad de recursos y gestión de las asignaciones

Requisitos de comunicación de la organización

Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo

Plantillas

Guías estandarizadas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios para la medición del desempeño

Procedimientos de verificación y validación de productos, servicios o resultados

Cierre

Guías o requisitos de cierre del proyecto

Repositorios de Conocimiento de la Organización

Repositorios de conocimiento de la gestión de configuración, que contienen las versiones de componentes
de software y hardware y líneas base de todos los estándares, políticas y procedimientos de la organización ejecutora

Repositorios de datos financieros con informaciones tales como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier sobrecostos del proyecto

u Información histórica y repositorios de conocimiento de lecciones aprendidas

Repositorios de datos sobre la gestión de incidentes y defectos, que contienen el estado de los mismos, información
de control, resolución de incidentes y defectos

Repositorios de datos para métricas, utilizados para recopilar y tener a disposición los datos de mediciones de
procesos y productos

Archivos de proyectos anteriores

Sistemas Organizacionales

Los proyectos operan dentro de las restricciones impuestas por la organización a través de su estructura y marco
de gobernanza. Para operar de manera eficaz y eficiente, el director del proyecto necesita comprender dónde residen
la responsabilidad, la rendición de cuentas y la autoridad dentro de la organización.
Los factores del sistema incluyen, entre otros

Marcos de Gobernanza de la Organización

Investigaciones recientes del PMI revelan que la gobernanza se refiere a las disposiciones organizativas o estructurales
en todos los niveles de una organización diseñadas para determinar e influir en el comportamiento de los miembros de
la organización

Marco de Gobernanza
La gobernanza es el marco dentro del cual se ejerce la autoridad en las organizaciones. Este marco incluye, entre otras cosas:

Políticas

Reglas

Procedimientos

Sistemas

Procesos

Elementos de Gestión

Los elementos de gestión son los componentes que comprenden las funciones o principios clave de la dirección
general de la organización

Las funciones o principios clave de dirección incluyen, entre otros:

División del trabajo usando habilidades especializadas y la disponibilidad para realizar trabajo

Responsabilidad de realizar trabajo debidamente asignado en base a atributos como habilidad y experiencia

Unidad de mando

Metas generales de la organización tienen prioridad sobre las metas individuales

Pago justo por el trabajo realizado

Uso óptimo de los recursos

Trato justo e igualitario de las personas en el lugar de trabajo

Contribución abierta a la planificación y ejecución por parte de cada persona

Tipos de Estructura Organizacional

La determinación del tipo adecuado de estructura organizacional es un resultado del estudio de compromisos entre
dos variables clave. Las variables son los tipos de estructura organizacional disponibles para su uso y cómo optimizarlas para una organización dada

Tipos de Estructura Organizacional

Las estructuras organizacionales adoptan muchas formas o tipos

Orgánico
o Sencillo

Funcional
(centralizado)

Multi-divisional

Matriz – fuerte

Matriz – débil

Matriz –
balanceado

Orientado al
proyecto

Virtual

Híbrido

PMO

Factores en la Selección de la Estructura de una Organización

Cada organización considera numerosos factores para incluir en su estructura organizacional. Cada factor puede
conllevar un nivel de importancia diferente en el análisis final.
Los factores a considerar para seleccionar una estructura organizacional incluyen, entre otros:

Grado de alineación con los objetivos de la organización

Intervalo de control de eficiencia y eficacia

Línea y un alcance de autoridad claros

Asignación de la obligación de rendir cuentas

Adaptabilidad del diseño

u Eficiencia en el desempeño

Consideraciones de costos

Comunicaciones claras

Oficina de Dirección de Proyectos

es una estructura de la organización que estandariza los procesos de
gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.
Existen varios tipos de PMOs en las organizaciones. Cada tipo varía en función del grado de control e influencia que
ejerce sobre los proyectos en el ámbito de la organización.

De apoyo

desempeñan un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas,
mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos.

De control

proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios.
Esta PMO
ejerce un grado de control moderado. Este cumplimiento puede implicar:

La adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos

El uso de plantillas, formularios y herramientas específicos

La conformidad con los marcos de gobernanza

Directiva

ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos.
Los directores de proyecto son asignados por la PMO y rinden cuentas a ella.