Etapas del proceso de toma de decisiones
Es habitual que las empresas se enfrenten en su día a día a la disyuntiva de tener que tomar decisiones. Tomar el camino correcto es elemental, ya que el éxito o fracaso pueden depender de cada determinación.
¿Qué hay que tener en cuenta antes de tomar una decisión?
Antes de afrontar una decisión, es importante detectar cuál es su origen o detonante. A partir de ahí, se recomienza analizar toda la información de forma lógica y racional, además de identificar posibles problemas y/o oportunidades. Aplicar la escala de prioridades puede facilitar este trabajo. Sin embargo, hay que evitar dejarse llevar únicamente por las emociones, la intuición o experiencias pasadas.
Etapas del proceso de toma de decisiones en la empresa
El proceso de toma de decisiones en una empresa es una fase delicada ya que, para tomarla, es necesario tener toda la información posible.
Cuando se presenta el momento de tomar una decisión se está frente diversas alternativas con caminos y opciones distintas. ¿Cómo saber cuál es la mejor?
Los resultados de todas las acciones que tomamos responden a cuestiones que se han tenido que adoptar. Son procedimientos que se han enfrentado a unas etapas que ofrecen una solución. Conócelas y aprende a gestionar mejor los recursos que afectan en el proceso de toma de decisiones.
Identificar el problema
En primer lugar, para gestionar como es debido el proceso de toma de decisiones, lo más importante es detectar el problema. Conocer la problemática y las distintas opciones para solucionarla será el punto de inflexión para analizar el motivo que se nos presenta y conocer su naturaleza. Solo de este modo se sabrá si la situación se puede considerar un problema y plantearte cómo resolverlo.
Ponderación de criterios
Los criterios seleccionados para gestionar el proceso de toma de decisiones deben ser ponderados para conocer cuales son los más eficientes para la toma de decisiones final. Sabrás cual es el mejor porque se postulará como el preferente.
Detección y análisis de alternativas
En algunos casos, en el proceso de toma de decisiones, se puede dar el caso de que la ponderación de las opciones posibles no sean las más adecuadas. En este caso, se puede abrir la veda a alternativas factibles que sean capaces de ofrecer una solución. La persona responsable de adoptar la resolución debe estudiar las posibles alternativas. Hay que estar en conocimiento de los puntos fuertes y los débiles de cada una de ellas. Se deben analizar y comparar para poder esclarecer si verdaderamente pueden ser una alternativa viable.
Selección de una alternativa
Una vez conocidas y evaluadas las alternativas, llega el momento de decidir cual opción escoger. Se escogerá la mejor opción para el buen funcionamiento y el rendimiento de la empresa.
Implantación de la decisión
El primer paso es comunicarla a las personas afectas y conseguir que la acepten. Esto será más sencillo si las personas encargadas de llevarla a cabo o de acotarla forman parte del proceso de toma de decisiones. Pero hay que recordar que la decisión final también debe responder y respetar la planificación empresarial, la organización y la dirección organizativa.
Tipos de decisiones
Las decisiones pueden organizarse atendiendo a dos criterios diferentes, por método y por niveles
Por método:
Decisiones racionales o estructuradas: son las que se toman en base a un proceso específico o criterio concreto (por ejemplo, unas reglas o leyes) y surgen de forma repetitiva y rutinaria. Por su naturaleza, son predecibles. Decisiones intuitivas o no estructuradas: son aquellas que afrontan una situación nueva. A diferencia de las anteriores, no parten de un proceso o criterio previo, ya sea porque no ha surgido antes la necesidad de afrontarlas o por contar con una naturaleza compleja. No son predecibles.
Por niveles:
Decisiones planificadas: en las empresas, son tomadas por los líderes más altos de la escala jerárquica. Son decisiones que atañen a las relaciones entre la empresa y su entorno, de gran transcendencia y no repetitivas. Requieren de un gran análisis de la información y reflexión.
Decisiones tácticas: pueden ser repetitivas -o no- y, con frecuencia, las toman directivos de rango intermedio. Se debe tener cuidado, ya que la consecución de varios errores puede afectar de forma negativa a la compañía.
Decisiones operativas: se relacionan con actividades cotidianas de la empresa y de ellas se encargan los líderes de nivel inferior.
Etapas del proceso
¿Qué características debe comprender la toma de decisiones? Según indica Thomas L. Saaty en su libro “Toma de decisiones para líderes”, este proceso debe ser de elaboración simple; aplicable tanto para grupos como para individuos; natural a la intuición y al pensamiento general; alentar la transacción y la formación de consensos; no requerir demasiada especialización para dominarla y comunicarla; y ser fácil de examinar. Asimismo, se diferencian seis etapas necesarias para completar dicho proceso
1. Identificación del problema: es importante reconocer el obstáculo, por qué hay que afrontarlo y cuál es el origen de la presión o urgencia que conlleva. A partir de ahí, se eligen los criterios a seguir para su mejor resolución.
2. Propuesta de soluciones o alternativas: en este paso hay que recopilar todas las alternativas que sean aplicables y de utilidad. La experiencia o el consejo de expertos en la materia pueden ser de gran ayuda. Por el contrario, aislarse, no escuchar ni atender a otras propuestas o ceñirse únicamente a un punto de vista puede conducir a cometer errores.
3. Evaluación: con todas las propuestas sobre la mesa, hay que analizar cada una de ellas, sopesar sus pros y contras, además de las posibles consecuencias que puedan desprenderse de ellas.
4. Elección de la mejor solución o alternativa: tras superar la etapa anterior, y tras hacer un ejercicio de análisis y razonamiento, llega el momento de elegir la decisión a adoptar. Para ello se discriminarán en primer lugar las que más se alejen de las necesidades u objetivos, hasta encontrar la que se considere más acertada.
5. Implantación de la solución o alternativa: una vez tomada la decisión, hay que informar sobre la misma a las personas o empresas afectadas. Esto requiere de un proceso de planificación y organización previo.
6. Análisis de los resultados: La última etapa debe ser el análisis de los resultados para comenzar el ciclo en caso de ser necesario. Encontrar solución al problema inicial sin que suponga la aparición de otros, sería el ejemplo de éxito más significativo. De ser así, la alternativa elegida podría aplicarse a otros conflictos similares. En caso contrario, otorgaría información para evitar errores en el futuro.
La toma de decisiones es un proceso adherido, especialmente, a los líderes, pero no deja de ser una habilidad que cualquier persona de la empresa puede aprender y desarrollar.