GESTION DE PROCESOS: Gestión de las muestras.

RECOGIDA Y CONSERVACION

RESPONSABILIDADES DEL LABORATORIO: es el responsable de la obtención de muestras correctas y optimas a pesar de que muchas veces el proceso real de la recogida esta a cargo de personas que no formen parte del personal el laboratorio. el laboratorio puede ayudar a garantizar la obtención de buenas muestras facilitando información de recogida al personal sanitario, asegurándose que se dispone de los recipientes y suministros oportunos.

SOLICITUD DE ANALISIS: El primer paso del proceso de abstención de la muestra es la solicitud de análisis. el laboratorio debe facilitar una hoja de petición de análisis que especifique toda la información para una adecuada gestión.

REQUISITOS DE LA RECOJIDA DE MUESTRAS: el ámbito de los estudios epidemiológicos, la recogida de muestras debe acompañarse de un formulario que incluya el nombre del paciente , un numero de identificación único los datos demográficos y el estado de salud del paciente. la recogida de la muestra varia según el análisis y el tipo de muestra que se recoja.

algunos análisis requieren que el paciente este en ayunas también habrán requisitos especiales u horarios para los análisis.

la persona que recoja la muestra debe identificar al paciente de forma exacta con este fin, podrá interrogarse al paciente o al familiar que lo acompañe.

los análisis de sangre pueden requerir suero, plasma o sangre completa. Los análisis microbiológicos utilizan varios tipos de muestra, asi que es necesario contar con información especifica sobre lo que hace falta.

el recipiente suele ser muy importante, puesto que afectara los adictivos necesarios como los anticoagulantes y conservantes. algunas muestras para microbiología requerirán de medios de transporte especifico para conservar los microorganismos.

en las instrucciones de recogida será necesario explicar detalladamente todos los requisitos de etiquetado de la muestra en el momento de la recogida.

algunas muestras podrán necesitar manipulación especial como refrigerarlas, proteger las de la luz o entregarlas rápidamente al laboratorio.

ETIQUETADO DE MUESTRAS: cada muestra se debera etiquetar claramente con:

nombre y apellido del paciente

el numero de identificador único, numero del hospital o laboratorio.

análisis que se ha solicitado

hora y fecha de recogida

las iniciales de la persona que recoge la muestra

RESULTADOS DE LOS ERROES DE RECOJIDA: la adecuada recojida de muestras es un elemento mi portante para las buenas practicas de laboratorio. la recogida inorrecta de muestras puede dar lugar a malos resultados como:

retrasos en la notificación de resultados analíticos

repetición innecesaria de la extracción o análisis

menor satisfacción del cliente

diagnostico o tratamiento incorrecto

muerte o lesion

DESCIPCION GENERAL

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD: La gestión de las muestras es una parte de la gestión de procesos, uno de los elementos claves de la gestión de calidad. la calidad del trabajo que produce un laboratorio no puede ser mejor que la calidad que las muestras que utiliza para los análisis, el laboratorio debe ser proactivo al asegurarse que las muestras que recibe cumplen con todos lo requisitos para producir unos resultados analíticos exactos

MUESTRA FRENTE AL ESPECIMEN: la organización de normalización (ISO) y el instituto de normas clínicas y de laboratorio (CLSI) definen una muestra como una o mas partes extraídas de un sistema y destinadas a facilitar información sobre el sistema (ISO 15189:2007) el termino "espécimen" se utiliza de forma muy frecuente en el laboratorio en referencia a las muestras extraídas del cuerpo humano.

IMPORTANCIA DE UNA BUENA GESTION: la correcta gestion de las muestras es primordial para la exaltitud y fiabilidad de los analisis y por consiguiente para la confianza en el diagnoistico del laboratorio. los resultados de laboratorio influyen en las decisiones de tratamiento y pueden tener un efecto significativo en la asistencia al paciente y en los resultados.

COMPONENTE DE LA GESTION DE LAS MUESTRAS:deben establecerce politicas por escrito para la gestion de las muestras que aparezcan reflejadas en el manual del laboratorio.

MANUAL DE LABORATORIO

PROPOSITO Y DISTRIBUCION: Para asegurarse de que todas la muestras se gestionan de forma adecuada y de que las persona que la recogen tienen la información necesaria, el laboratorio debe elaborar un manual de laboratorio, este manual debe estar disponible en todas la zonas de recogida de muestras, incluidas las que están lejos del laboratorio. todo el personal del laboratorio deberá conocer la información contenida en el manual y ser capaz de responder las preguntas referentes a la información incluida.

nombres de contacto números de teléfono personal y clave

nombre y direccion del laboratorio

horario de funcionamiento del laboratorio

lista de las pruebas

información de los requisitos de la recogida de muestras.t

requisitos de transporte de las muestras

descripcion de la forma de manipulacion de las solicitudes urgentes.

PROCESAMIENTO DE MUESTRAS

VERIFICACION DE AL CALIDAD: cuando la muestra entra al laboratorio hay varios pasos que son necesarios antes del análisis

verifique que la muestra este bien etiquetada

introduzca la información de la muestra en un registro

siga los procedimientos para el manejo de las muestras subóptimas.

RECHAZO DE MUESTRAS: El laboratorio deberá aplicar criterios de rechazo y seguirlos estrictamente en ocasiones es difícil rechazar la muestra, pero una muestra deficiente no permitirá la obtención de resultados exactos. el laboratorio es responsable de aplicar sus políticas de forma que la asistencia del paciente no sea perjudicada.

muestra sin etiquetar

tubo o recipiente roto

información insuficiente

la etiqueta de la muestra y nombre del paciente no coincide

muestras sin guardar ayuno( para los que lo requieran)

manipulación durante el transporte

REGISTRO O DIARIO: el laboratorio deberá tener un registro de todas las muestras entrantes. asigne a la muestra un numero de identificación del laboratorio, escriba el numero en la muestra y en la hoja de petición.

fecha y hora de recogida

fecha y hora de recepción de la muestra en el laboratorio

tipo de muestra

nombre y datos demograficos del paciente

identificacion asignada por el laboratorio

SISTEMA DE SEGUIMIENTO: el laboratorio necesita un sistema para realizar seguimiento de la muestra a través del laboratorio desde el momento que se recibe hasta la notificación de los resultados. esto se puede hacer manteniendo los registro de la siguiente manera.

confirme recepción de las muestras incluya fecha y hora.

etiquete las muestras adecuadamente y guárdelas junto con la solicitud de análisis hasta que se le asigne la identificación del laboratorio

realice un seguimiento de las alícuotas, deberán ser trazables hasta la muestra original.

MANIPULACION DE MUESTRAS: manipule todas la muestras como si fuesen infecciosas.

ALMACENAMIENTO,RETENCION Y DESECHO DE MUESTRAS.

ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS: se deben elaborar policías por escrito que incluyan

descripción de las muestras que se van almacenar

tiempo de conservación

la localización (facilidad de acceso)

condiciones de almacenamiento, como requisitos atmosféricos y de temperatura.

RETENCIONDE MUESTRAS: establezca una política del laboratorio para la conservación de cada tipo de muestra, algunas muestras pueden desecharse rápidamente , mientras que en otros casos podrá ser necesario conservarlas durante periodos mas largos. es necesario realizar una planificación de las muestras que necesiten un almacenamiento prolongado, el inventario de de muestras almacenadas en el almacén deberá revisarse a intervalos específicos para determinar el momento de su eliminación.

DERIVACION DE MUESTRAS: cuando envié muestras para otros laboratorios para su análisis tener en cuenta:

asegúrese de que la muestra este completamente etiquetada con el recipiente correcto y con la hoja de petición que indique los análisis necesario e incluya la información de contacto del laboratorio remitente.

obtenga un manual de laboratorio con los procedimientos detallados de los laboratorios.

realize un seguimiento atento de las muestras enviadas

mantener un registro de todos los analisis

registre y notifique los resultados recibidos de cada muestra enviada

supervise los plazos de entrega y registre cualquier problema que haya encontrado.

DESECHO DE MUESTRAS: el laboratorio tiene la responsabilidad de garantizar que el desecho de todos los residuos del laboratorio se realice de forma segura.para garantizar el correcto desecho de als muestars:

elabore una política para el desecho de residuos, aplique las reglamentaciones locales y nacionales sobre el desecho de los residuos médicos.

eztablesca y siga procedimientos para desinfectarlas muestras antes de su desecho.

TRANSPORTE DE MUESTRAS

NECESIDAD DE TRANSPORTE: normalmente las muestras se recogen fuera del laboratorio deben transportarse para su mayor procesamiento y análisis. el transporte debe gestionarse con atención con el fin de mantener la integridad de la muestra, prestando atención a la temperatura y necesidades de conservación los recipientes especiales de transporte y las limitaciones de tiempo.

REQUISITOS DE SEGURIDAD: los laboratorios que envíen o transporten muestras por aire mar o carretera entre laboratorios locales, regionales y subcontratistas, deben cumplir varias reglamentaciones. estas reglamentaciones están diseñadas para tratar los accidentes y derrames en el transporte, reducir los peligros biológicos y mantener las muestras intactas para su análisis.

REGLAMENTACIONES: las reglamentaciones para transportar muestras provienen de varias fuentes como:

reglamentaciones nacionales de transporte

organización de aviación civil internacional

agencias ferroviarias y de trafico rodado.

servicios postales

CLASIFICACION:los requisitos de transporte de muestras se basan en la categoria de las muestras transportadas .

CATEGORIA A: sustancias infecciosas capaces de provocar incapacidad permanente o enfermedades potencialmente mortales.

CATEGORIA B: sustancia infecciosa que no cumpla con los criterios de inclusión de la categoría A se les asigna el nombre de envió pertinente de sustancia biológica.

EXENCIONES: la reglamentación modelo de las naciones unidas en lo relativo al transporte de sustancias infecciosas incluye una lista de exenciones, que son las muestras que tienen una probabilidad mínima de presencia de patógenos. sus requisitos de embalaje y envió no son los mismos que los de la categoría Ay B.

REWUISITOS DE EMBALAJE: las tres categorías de muestras tienen instrucciones de embalaje especificas y requisitos de etiquetado según su clasificación. todos los materiales potencialmente peligrosos requieren un embalaje triple.

RECIPIENTE PRINCIPAL: es un tubo o vial que contiene la muestra; esta hecho de vidrio, metal o plástico. debe tener u n sello anti fugas, si es necesario puede envolverse en cinta adhesiva resistente al agua.

RECIPIENTE SEGUNDARIO: es una caja estancada de polietileno destinada a proteger el recipiente principal. se suministra una caja de cartón , un envoltorio de burbujas o una gradilla de viales en los que se pueden colocar varios recipientes primarios para protegerlos.

RECIPIENTE EXTERIOR: es una caja de cartón reforzada que se utiliza para proteger el recipiente segundario. tanto en el recipiente segundario como el exterior son reutilizables siempre y cuando estén intactos, pero las etiquetas antiguas deben eliminarse.

GESTIONDEL TRANPORTE DE MUESTRAS:asegúrese de que se cumplan todas las reglamentaciones y los requisitos al transportar las muestras; tener en cuenta los requisitos nacionales que se apliquen en las muestras transportadas en vehículos de hospital o laboratorio. todo el personal que embale muestras debe tener formación adecuada sobre los procedimientos de seguridad y del buen mantenimiento de las muestras.

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