GESTIONA ARCHIVOS
DOCUMENTO: En efecto, la
palabra documento proviene de la voz griega docere (instruir), de la cual se deriva
la palabra documento que significa “con lo que alguien se instruye”, y que más
adelante paso a ser “con lo que alguien se informa”.
DOCUMENTO ELECTRONICO: según Alicia Casas de Barrán tiene cuatro
componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. El contenido se
refiere a la información, la estructura se relaciona con la forma como se organizan
los datos, el contexto con otros datos o información asociada y la presentación
como la apariencia del documento una vez ha sido recuperado
Topic principal
Topic principal
LA PROBLEMÁTICA DOCUMENTAL EMERGENTE: ha derivado en una serie de implicaciones
para archivistas, ingenieros de sistemas, abogados, administradores y otros
profesionales incluidos los historiadores,
es evidente que el documento electrónico requiere un análisis
mas detenido, el cual debe ir más allá de su estructura jurídica
• Incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones
• Ausencia de políticas documentales frente al manejo del documento
electrónico.
GUIA PARA EL MANEJO DE PROGRAMAS DE ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS ELECTRONICOS: en la formación de una base documental sólida en las
organizaciones que viene trabajando con modelos de gestión de documentos
electrónicos y evitar que se repitan los errores ocurridos durante la época de los
main frames , en la cual se perdieron cientos de miles de datos e información
valiosa para la humanidad
CARACTERIZADO POR :Uso de estándares
• Manejo de códigos basados en las mejores prácticas
• Guías y manuales
• Entrenamiento y soporte
estas operaciones de gestión del documento, la
retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y la localización.
REQUERIMIENTOS : • Gestión de los Documentos y expedientes según el estado de la retención
• Gestión del documentos por tipo, según la etapa del ciclo vital (vital, activo,
inactivo, permanente)
• Gestión de los documentos y expedientes de acuerdo con su localización
• Gestión del documento según el nivel de importancia y las restricciones de acceso.
Sistemas más Comunes
A pesar de la gran cantidad de sistemas de archivos que existen, los más comunes son:
FAT32
NTFS
HSF
Ext2/Ext3/Ext4
Funciones del Sistemas de Archivos
Crear y borrar archivos
Permitir el acceso a los archivos para que sean leídos
Crear referencias simbólicas (ligas o accesos directos)
Proteger los archivos cuando se produce una falla
Subtópico
Apertura de un Archivo
Cuando se quiere abrir un archivo, se debe tomar el nombre y encontrarlo en los bloques del medio de almacenamiento
El archivo se coloca en memoria principal hasta que se cierra
Interacción con el Usuario
A los usuarios la interacción con el Sistema de Archivos les permite:
Realizar las operaciones más comunes con archivos de manera sencilla
Abrir, cerrar, borrar, editar, copiar
Organizar los archivos en rutas (directorios)
Fragmentación:
La fragmentación ocurre cuando se van generando espacios entre archivos almacenados en un medio de almacenamiento
Esto sucede cuando se escriben o eliminan archivos, o debido a las mismas propiedades del archivo.
Consecuencias
Cuando un medio de almacenamiento está fragmentado, el tiempo de lectura aumenta ya que los elementos mecánicos para las operaciones deben moverse entre los fragmentos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS:1. Definición de Archivo:
Un archivo es una unidad de almacenamiento de datos en un sistema informático.
Puede contener información de diversos tipos, como texto, imágenes, audio, video o datos
estructurados,
y se almacena en dispositivos de almacenamiento como discos duros, memorias USB o en la nube
2. Características Principales
2.1. Nombre del Archivo
Cada archivo tiene un nombre único dentro de su ubicación (carpeta o directorio).
Generalmente, consta de dos partes:
- Nombre principal: Identifica el archivo.
- Extensión: Indica el tipo de archivo (por ejemplo, .txt, .jpg, .mp3, .pdf).
2.2. Extensión del Archivo
La extensión es un sufijo que ayuda al sistema operativo a identificar el tipo de contenido y
el programa necesario para abrirlo. Ejemplos:
- .docx: Documento de Microsoft Word.
- .xlsx: Hoja de cálculo de Microsoft Excel
2.3. Tamaño del Archivo
El tamaño de un archivo depende de la cantidad de datos que contiene y se mide en unidades
como:
- Kilobytes (KB)
- Megabytes (MB)
- Gigabytes (GB)
2.7. Organización y Jerarquía
Los archivos pueden organizarse dentro de carpetas y subcarpetas, lo que permite una mejor
administración y acceso.
2.8. Tipos de Archivos
Existen diferentes categorías de archivos según su uso y contenido:
- Archivos de texto (.txt, .docx, .pdf)
- Archivos de imagen (.jpg, .png, .gif)
- Archivos de audio (.mp3, .wav, .ogg)
- Archivos de video (.mp4, .avi, .mov)
- Archivos comprimidos (.zip, .rar, .7z)
- Archivos ejecutables (.exe, .app, .bat)
Subtópico
IMORTANCIA DE LOS ARCHIVOS; Los archivos son fundamentales para el almacenamiento y gestión de la información en sistemas
informáticos.
Permiten guardar documentos, programas y datos esenciales para el funcionamiento de
computadoras y aplicaciones.
Importancia de la Gestión de Archivos:
Una adecuada gestión de archivos ofimáticos permite:
- Evitar la pérdida de documentos importantes.
- Facilitar la búsqueda y recuperación de archivos.
- Optimizar el almacenamiento digital.
- Proteger la información contra accesos no autorizados
Buenas Prácticas para la Gestión de Archivos
- Uso de Nombres Claros y Consistentes
Es recomendable utilizar nombres descriptivos y estandarizados para facilitar la identificación y
búsqueda de archivos.
- Organización en Carpetas y Categorías
Clasificar los documentos en carpetas según su tipo, fecha o proyecto permite un acceso más
rápido y eficiente.
Respaldo Periódico de la Información
Es crucial realizar copias de seguridad regularmente para evitar la pérdida de datos en caso de
fallos del sistema.
- Gestión de Permisos y Seguridad
Establecer permisos de acceso adecuados garantiza la protección de documentos sensibles y evita
modificaciones no autorizadas.
Conclusión
La gestión de archivos ofimáticos es esencial para mantener la organización y seguridad de la
información en cualquier entorno. Aplicar buenas prácticas y utilizar herramientas adecuadas
permite optimizar la administración de documentos, mejorando la eficiencia y colaboración en el
trabajo diario.
Interacción con el Usuario
A los usuarios la interacción con el Sistema de Archivos les permite:
Realizar las operaciones más comunes con archivos de manera sencilla
Abrir, cerrar, borrar, editar, copiar
Organizar los archivos en rutas (directorios)
Sistemas de Archivos
Sistema de Archivos son los métodos y estructuras que utiliza un Sistema Operativo para organizar los archivos en un medio de almacenamiento
También se puede entender como un índice que contiene la ubicación física de cada dato almacenado
Archivos y Sistemas de Archivos
Los archivos se almacenan en bloques de longitud fija
El Sistema de Archivos es el que asigna un número de bloques a cada archivo
Nombres de Archivos
Sirven para identificar de manera única a un archivo
Los Sistemas de Archivos pueden tener restricciones sobre los nombres
Longitud
Caracteres especiales
Distinción de mayúsculas y minúsculas