GTC 185

Nos brinda pautas y recomendaciones que promueven la elaboración de documentación con un enfoque en la presentación de alta calidad.

CARTAS

La carta u oficios tienen como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario

CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

1. Trata un solo tema por comunicación.
2. Redacta de forma, clara, precisa, concreta y concisa.
3. Tratamientos respetuoso y cortes.
4. Redacta en primera persona del y usar usted en singular o en plural.
5. Emplear estilos gramatical natural, sencillo continuo.
6. Formatos normalizados en los manuales de cada organización, y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

UTILIZACIÓN DE LA CARTA

1. Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.
2. Regular o aclarar una situación.
3. tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
4. Dar respuesta a una comunicación recibida.
5. Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
6. Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
7. Impugnar o corregir una situación.
8. Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

9. Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
10. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
11. Felicitar, invitar o convocar, y
hacer llamados de atención, entre otros.

CLASES DE CARTAS U OFICIOS

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases.

1.Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización. 2. Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado.
3. Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

PARTES DE LA CARTA

Código, lugar de origen y fecha, destinatario, denominación o titulo, nombre del destinatario, cargo, organización, dirección, nombre de lugar de origen, país.

Asunto, saludo, texto, despedida, remitente y firmas responsables, lineas especiales, anexos, copias, indicador del transcriptor, paginas subsiguientes.

MARGENES

Superior entre 3cm y 4cm

Inferior entre 2cm y 3cm

Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm

MEMORANDO

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales y las linéa de coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Redactar en forma clara, directa, sencilla, cortés en modo impersonal

Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

Informar sobre un hecho en forma breve.

Dar respuesta o una comunicación recibida.

Confirmar eventos ocurridos o pendienetes.

Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias.

Hacer llamados de atención.

PARTES

Encabezado

Denominación de documentos

De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

Encabezamiento

Está conformado por las palabras para (destinario), de ( remitente) y asunto, todas escritas en mayúsculas sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:)

Los daros del destinario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.

Destinario y remitente

A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida seguida de los dos puntos(:) y al frente se escriben los datos del destinario con mayúscula inicial.

A una interlinea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escribe los datos del remitente, con mayúscula inicial.

Para la escritura se utilizan las siguientes opciones:

Primera opción

Destinario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma.

Remitente: nombre y cargo separados por coma.

Se omite al final del texto el nombre mecanografiado digitado del remitente.

Segunda opción

Destinario: denominación o título, nombre y cargo. este ultimo separado por coma.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.

En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto.

Tercera opción

Destinario: cargo y dependencia o cargo solamente.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.

En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservado el estilo elegido.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

CONCEPTO

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que considere necesarios y relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operación, así como el formato o formulario que más se ajuste a dichas necesidades.

Puede conservarse en forma física o digital o ambas. A continuación se presentan sugerencias sobre el contenido de esta hoja de vida corporativa.

Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.

Código

Se recomienda escribir a 3cm ó 4cm del borde superior, dejando de cero una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete.

Asunto

Se escribe en mayúscula sostenida a una interlinea libre de la preposición de (remitente).

Texto

Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlinea libre entre párrafos.

Despedida

Se recomienda a una o dos interlineas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido.

Fecha

Escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código en forma completa y en orden:

Nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.

Remitente y firmas responsables

Cuando se aplica las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.

Líneas especiales

Las lineas especiales se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menos al utilizado en el texto.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, si abreviar y alineado.

CIRCULAR

Son documentos escritos que tienen como propósito

Circulares de convocatoria

Se emplean para invitar a los destinatarios a reuniones, conferencias, seminarios o eventos organizados por la entidad.

Comunicar información de interés

Tomar decisiones en una organización

Establecer políticas

Emitir instrucciones

Circular interna

Su uso es para informar

Normas

Alineamientos

Políticas

Circular externa

Su uso es para dar a conocer

Reglas de negocios

Nuevos productos o servicios

Entre otros

Aspectos

Tratar un solo tema

Iniciar y finalizar en cortesía

Redactar en forma

Clara

Precisa

Concreta

Concisa

Ser respetuoso y cortes

Estilo gramatical

Natural

Sencillo

Continuo

Distribuir el texto según su extensión

CLASES

Circulares informativas

Se utilizan para difundir información relevante sin necesariamente tomar una decisión o emitir una instrucción.

Circulares instructivas

Tienen el propósito de proporcionar instrucciones claras a los destinatarios

Circulares de política interna

Se utiliza para comunicar cambios o actualizaciones en las políticas internas de la organización

Circulares de agradecimiento

Se utilizan para expresar gratitud a empleados, colaboradores, clientes u otros grupos por su apoyo, esfuerzo o contribuciones a la organización.

Circulares de recordatorio

Estas circulares sirven para recordar a los destinatarios sobre plazos, fechas límite, tareas pendientes u otros asuntos importantes que requieren su atención o acción.

Circulares de emergencia

En situaciones de emergencia, como desastres naturales o crisis, se emiten circulares de emergencia para comunicar instrucciones vitales, procedimientos de seguridad o evacuación.

Circulares de cumplimiento legal

Cuando se requiere que la organización cumpla con nuevas leyes, regulaciones o normativas, para informar a los empleados sobre los cambios legales y las acciones que deben cumplir con ellos.

PARTES

Encabezado

En la parte superior de la circular, se debe indicar el nombre completo y oficial de la organización o entidad que emite la circular. Esto puede incluir el nombre de la empresa, institución o agencia

Código

Es un elemento que se utiliza para identificar y clasificar las circulares dentro de una organización.

Lugar de origen y fecha de elaboración

Son dos elementos importantes que se deben proporcionar, es una información esencial sobre la procedencia del documento y cuándo se creó.

Encabezamiento y destinatarios

Proporcionan información esencial sobre quién emite la circular, a quiénes está dirigida y cuál es su propósito.

Asunto

Es un elemento importante que proporciona una breve descripción del tema o propósito de la circular.

Saludo

El saludo generalmente se coloca al inicio de la circular y está dirigido a los destinatarios para establecer un tono apropiado y respetuoso.

Texto

El texto de una circular debe ser claro, conciso y organizado.

Despedida

Cierra de manera apropiada el mensaje y brinda un tono de cortesía y respeto.

Remitente y rubrica

Indican quién emite la circular y proporcionan una firma que aporta autoridad a la comunicación

Líneas especiales

Se utilizan para hacer que la información sea más clara, resaltar detalles importantes o llamar la atención de los destinatarios.

Identificación de paginas subsiguientes

En una circular es útil cuando el contenido de la circular se extiende a más de una página.

ACTAS

Son documentos escritos que registran de manera detallada acuerdos y eventos importantes de una reunión

CARACTERISTICAS

1. Es necesario incluir el nombre del conjunto o equipo que se congrega.
2. Aclarar si la reunión es de carácter ordinario o extraordinario.
3. Deben redactarse en tiempo pasado, excepto las de descargo.
4. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio.
5. No deben tener errores ortográficos, ni manchas o correcciones.

UTILIZACIÓN

Se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación
específica.

CLASES

• Actas de reuniones administrativas
• Actas de levantamientos de cadáveres
• Actas de baja de inventarios
• Actas de eliminación de documentos
• Actas de sociedades
• Actas de entrega
• Actas de comités
• Actas del concejo municipal
• Actas de consejos
• Actas de junta directiva
• Actas de asambleas

PARTES

Título

• Formado por el nombre del grupo que se reúne.
• Se ubica centrado a una o dos
interlíneas libres del margen superior.

Denominación del documento y número

• A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada. • El número consecutivo

Encabezado

Los elementos del encabezamiento se encuentran alineados a la margen izquierda, escritos con letras mayúsculas sostenidas y seguidos de dos puntos.

• Lugar de origen y fecha de la reunión
• Hora
• Lugar
• Asistentes
• Representaciones
• Invitados
• Ausentes

Orden del día

Junto al borde izquierdo, a una distancia de dos líneas en blanco desde el último nombre y en letras mayúsculas continuas y seguida de dos puntos (:).

Desarrollo

• En mayúscula sostenida y dos puntos (:).
• Dos interlíneas libres entre títulos y temas.
• Verificación del quórum.
• Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
• Registro de temas tratados y decisiones.
• Proposiciones y varios generalmente al final.

Compromisos

Utilizar una herramienta que ayude a recordar las actividades, tareas o compromisos acordados en la reunión.

Convocatoria

Si se planea organizar una reunión adicional, se coloca la palabra en letras mayúsculas sostenidas, a una distancia de tres líneas en blanco desde el último párrafo del texto y junto al margen izquierdo, seguida de dos puntos (:).

Firmas, nombres y cargos
El nombre completo de los firmantes

• El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial.
• Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.

Líneas especiales

Escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

Páginas subsiguientes

El encabezado y el número de página son datos que permiten identificar el
documento a partir de la segunda página. Se ubican en la parte superior
izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1.

INFORME

Son documentos escritos que proporcionan información detallada, análisis y hallazgos sobre un tema o asunto específico.

CARACTERISTICAS

Tienen los siguientes aspectos

Tratar un solo tema por informe

CARACTERISTICAS

Tener en cuenta los siguientes usos

Regular o aclarar una situación

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos

Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente

Impugnar o corregir una situación

Presentar detalles sobre un aspecto determinado

CLASES DE INFORMES

resumen ejecutivo

Está diseñado para ofrecer a los lectores, que pueden no tener tiempo para revisar el informe completo, una idea clara y rápida de lo que se trata y cuáles son las conclusiones y recomendaciones más importantes.

Encabezamiento

Razón social

Dependencia

Código

Título

Lugar de origen y fecha de elaboración

Autoría del resumen ejecutivo

Objetivo

Temas o numerales

Páginas subsiguientes

Conclusiones

Nombres, cargos y firmas

Rúbrica

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación
organizacional

Informe corto

Encabezamiento

Razón social

Dependencia

Código

Título

Lugar de origen y fecha de elaboración

Autoría del informe

Objetivo

Capítulo

Páginas subsiguientes

Conclusiones

Firmas, nombres y cargos

Rúbrica

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación
organizacional

Informe extenso

Generalidades

Elementos finales del informe administrativo extenso

Firmas, nombres y cargos

Rúbrica

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación
organizacional

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS

Es un documento cuyo propósito fundamental es actuar como prueba de la autenticidad y validez de un evento o acto significativo, ya sea de carácter público o privado.

CONSTANCIAS

Es un tipo de documento que tiene valor como evidencia y a diferencia de otros documentos no necesita de formalidades específicas.

CARACTERÍSTICAS

• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
• Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés.
• Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
• Utilizar los formatos establecidos en cada organización
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
• Suministrar la información en forma personalizada
• Expedir siempre en original.

PARTES

• Código
• Cargo
• Identificación del documento
• Texto
• Remitente y firmas responsables

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

CONCEPTO

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Puede conservarse en forma física o digital o ambas. A continuación se presentan sugerencias sobre el contenido de esta hoja de vida corporativa.

Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.

PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Identificación del documento.
La frase hoja de vida corporativa se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenida y centrada.

Nombre.
Se recomienda que el nombre de la persona sobre la que se elabora la hoja de vida corporativa se escriba con mayúscula sostenida y en el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y nombres

Datos básicos.
Incluyen número de identificación, lugar y fecha de expedición; lugar y fecha de nacimiento, género, estado civil, número de hijos, lugar de domicilio, número de teléfono.

Información laboral.
Se recomienda incluir datos como a cuáles entidades está afiliado en fondo de pensiones, promotora de salud y aseguradora de riesgos profesionales, respectivamente.

Experiencia laboral.
Se recomienda presentar esta información de manera cronológica desde la más reciente a la más antigua.

Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios.
Se recomienda presentar esta información, desde la más reciente a la más antigua y como se describe a continuación: título de la investigación, publicación o premio; fecha de publicación o premiación, y nombre de la entidad que auspició

Información académica.
En esta información se incluyen los títulos académicos (técnico, tecnológico, profesional, maestría, doctorado o posdoctorado, según sea el caso).

SOBRES COMERCIALES

El propósito es proteger el documento y la información, sirviendo como cubierta para su entrega o envío.

CARACTERÍSTICAS

• El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.
• El membrete impreso de la organización.
• Para el diseño de sobres grandes, se debe tener en cuenta las zonas
• El tamaño del sobre para envío de anexos permite guardarlos sin dobleces.
• La información se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio.
• La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. Se deja la solapa hacia el lado derecho.
• La etiqueta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.

CLASES

• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla
• Sobre para tarjeta
• Sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla)
• Local
• Nacional e internacional.

MODELOS

Este modelo se divide en 3 zonas, en la zona 1 y 2 se imprimen datos del remitente y la zona 3 queda libre para la empresa de correos.

Este modelo se dividen en 2, la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 2 queda libre para la empresa de correos.

ZONAS

ZONA 1

Área donde se indica razón social, sigla o acronimo y el nit.

ZONA 2

Lugar reservado para imprimir la dirección física y electrónica, número de fax, sitio web, casilla de correos, número de teléfono fijo o móvil, nombre de la ciudad o municipio de origen, país y demás menciones requeridas por normativas legales.

ZONA 3

Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.

MENSAJES ELECTRONICOS

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido.

Par garantizar el éxito en el intercambio se recomienda a las organizaciones que disponen de internet y servicios de correo electrónico, regularmente su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.

13.1 CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

13.2 Partes

De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de la internet, a continuación se identifican las partes del correo electrónico.

13.2.1 Encabezamiento

13.2.1.1 De: Informa a los receptores quién es el remitente del mensaje.

13.2.1.2 Para: Indica la dirección del destinario.

13.2.1.3 Asunto: Es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo. Se recomienda una frase contra y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje.

13.3.2 Cuerpo del texto

Se recomienda que el saludo y la despedida sean como una carta normal.

13.3 RECOMENDACIONES

13.3.1 Se recomienda

13.3.4 Antes de contestar un mensaje individual o atreves de un alista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.

13.3.2 Se recomienda no participar en cadenas de mensajes.

13.3.5 Se recomienda identificar claramente la persona a quien se enviara el correo.

13.3.3 Se recomienda utilizar las letras mayúsculas solo en los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografia de Real Academia Española.

13.3.6 Se recomienda utilizar el campo con copia oculta.

13.3.8 Se debería utilizar con prudencia las listas de direcciones.

13.3.9 Se recomienda ser breve. Se sugiere pensar en el tiempo del destinario y en los costos de la comunicación

Se sugiere escribir el mensaje teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras).

TARJETA PROTOCOLARIA

Es una tarjeta utilizada en eventos formales o protocolarios para anunciar la llegada o la presencia de una persona importante

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

Redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que
buscan.

Tarjetas de presentación

Facilita a quien recibe la información para contactar a la persona o funcionario requerido

Se incluye:

Logotipo de la organización

Razón social completa con acronimo o sigla

Nombres y apellidos completos del directivo

Cargo que desempeña

Dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si lo
tiene, ciudad o municipio y país.

Tarjetas de invitación

Se recomienda incluir

Logotipo, escudo o nombre de la organización

Nombre completo del que invita

Texto donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento

Dirección

Día y hora

Número de teléfono

Escribir “Favor confirmar
asistencia"

Tarjetas de agradecimiento y felicitación

AGRADECIMIENTO: Incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere
Pertinencia de acuerdo con la ocasión y preferencias del remitente.

FELICITACIONES: Sirven para expresar sentimientos corporativos y personales.

Subtopic