La teoría archivística en la organización de archivos.

Son el conjunto de procedimientos que se aplican a fondos y colecciones documentales con la finalidad de habilitar su consulta
Respetan los principios archivisticos

procedencia y Orden Original

principio que nos refiera a mantener el orden que se le a dado por el área generadora.

Identificación

es el proceso técnico de investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. La identificación nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación

Clasificación

clasificación posible de los documentos según sus usos administrativos,
fiscales y legales, jurídicos, tanto presentes como futuros, y sus valores testimoniales, informativos y de investigación.

Ordenación

Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados.

Descripción

Se pretende que el usuario de archivo pueda examinar físicamente todos los documentos custodiados en el mismo, hasta encontrar aquellos que sean de su interés

El Cuadro general de clasificación documental responde a una triple necesidad

Proporcionar una estructura lógica

Esto represente la documentación producida o
recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de cada área administrativa.

Facilitar su localización

facilitar el acceso a la información contenida en el
acervo documental.

Facilitar la localización física

cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y
agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada
área administrativa.

Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o
serie documenta

La estructura del Cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los
conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y
estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una
dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales,
a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.

La elaboración del Catálogo de disposición documental se compone de cuatro
etapas: identificación, valoración, regulación y control. Cada una de ellas
comprende la realización de tareas específicas que permitirán la integración de
este instrumento básico para el manejo adecuado de la documentación en cada
una de las fases de su ciclo vital; así como para su correcta disposición y
accesibilidad.

Identificación

Consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo.

control

es la última fase y consiste en validar y aplicar el catálogo de disposición documental

Regulación

En esta fase se elaborará e integrará el catálogo de disposición documental en los
Formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.

Valoración

Consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación , para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación.

se toma en cuenta que la gestión documental y la
administración de archivos son factores claves para
hacer efectiva la transparencia, la rendición de cuentas y los derechos de acceso a la información y a la
verdad, el contar con archivos técnicamente organizados, administrados y conservados está íntimamente relacionado con el diseño e implementación
de los instrumentos de control y consulta archivística, los cuales son herramientas técnicas imprescindibles y esenciales para el correcto desarrollo de
los procesos de gestión documental.

En este contexto, para el diseño de la Guía Simple
de Archivos, es necesario que la o el responsable
del Área Coordinadora de Archivos de cada dependencia u organismo auxiliar considere lo siguiente:

Es ineludible que la dependencia u organismo
auxiliar cuente con archivos organizados, servicios
archivísticos formalizados, y procesos de gestión
documental establecidos, ya que, de lo contrario,
el desarrollo de la descripción es improbable.

Es preciso contar con el Cuadro General de
Clasificación Archivística, debido a que ello permitirá
realizar de manera sistematizada y correcta la
descripción de las series documentales.

La Guía Simple de Archivos deberá de implementarse como herramienta descriptiva a partir de los Archivos de Trámite, al ser éstos los gestores de la documentación y el inicio del ciclo vital de los
documentos, aunque también deben incluirse los
Archivos de Concentración e Histórico.

El Área Coordinadora de Archivos es la que tiene
la obligación de conjuntar las acciones y la información para la realización de la guía, pero son las y
los responsables de los Archivos de Trámite, Concentración y en su caso Histórico, quienes deben
de reunir, procesar y proporcionar la información
requerida para elaborar la guía.

Para llevar a cabo el diseño de la Guía Simple de Archivos, la o el responsable del Área Coordinadora de Archivos debe considerar los siguientes cuatro aspectos

De aplicación:

La Guía Simple de Archivos es aplicable en los archivos de trámite, concentración e histórico; es decir, en
las tres fases del ciclo vital de los documentos (activa, semiactiva e inactiva). Para cada caso, deberán considerarse los elementos de descripción básicos y obligatorios con la posibilidad de que cada dependencia u organismo auxiliar integre otros elementos de acuerdo con sus necesidades.

De excepción:

Si en los Archivos de Concentración e Históricos
existiera más de un fondo, la descripción se hará a
partir de dicho nivel, con la finalidad de diferenciar
un fondo de otro. En los archivos donde las series
no estén identificadas, la guía se aplicará a partir del
siguiente nivel superior; es decir, de las secciones.

De responsabilidades:

El Área Coordinadora de Archivos es la responsable
de la coordinación de los trabajos de integración de
la Guía Simple de Archivos y de los trámites para su
divulgación a través del portal de transparencia.

De estructura:

Es necesario considerar los elementos comunes y
específicos de manera obligatoria al momento de
realizar la descripción archivística, de manera que
cada dependencia u organismo auxiliar pueda agregar en la estructura de su guía aquellos criterios que La refuercen.

testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario,
garantizar y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de
los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la busca [sic] de un
documento con eficacia mediante la localización de una signatura topográfica reflejada en él

Signatura/código de referencia. Son los códigos asignados a los países para
identificarlos en el contexto internacional. A México le corresponde MX.

Título. Es el nombre del archivo y del fondo o colección.

Fechas extremas. Corresponde a la fecha inicial y final del expediente. Se puede
citar día, mes y año o solo los años inicial y final de la documentación

Nivel de descripción. Se refiere a la necesidad de indicar si el archivo cuenta con
otros instrumentos de descripción como son guías o catálogos (impresos o en bases
de datos). Además se debe explicar en una presentación o introducción, si el inventario se refiere a todo el fondo, a algunas secciones o solo a las series documentales.

Volumen y soporte. En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo de
material empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías,
papel, películas, discos compactos, etcétera. Para finalizar se deberá indicar cuál es
la unidad de medida empleada para cuantificar el volumen documental del archivo
ya sean documentos, expedientes y cajas (señalar tipo y medidas de la caja, el mate-
rial con que están fabricadas), por ser las más comunes