MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

es un documento que describe de forma detallada los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en una organización el cual es aquel que permite que una empresa funcione de la forma correcta, debido a que es donde se estipulan los estamentos, políticas, normas, y sanciones.

ESTANDARIZACION: Establece procesos consistentes y uniformes en todas las áreas de la organización, lo que garantiza la calidad en la ejecución de tareas.

CLARIDAD: proporciona una guía detallada sobre como realizar cada tarea, lo que reduce la ambigüedad y las confusiones entre los empleados.

EFICIENCIA: al definir los pasos a seguir en cada proceso, se minimizan los tiempos muertos y se optimiza el uso de recursos.

FORMACION Y CAPACITACION: facilita el entrenamiento de nuevos empleados al proporcionarles una referencia clara de los procedimientos a seguir.

MEJORA CONTINUA: permite identificar áreas de mejora y actualizar los procesos según sea necesario, promoviendo así la evolución y la innovación dentro de la organización.

CUMPLIMIENTO NORMATIVO: ayuda a asegurar el cumplimiento de regulaciones y estándares internos y externos, reduciendo el riesgo de errores y sanciones legales.

FACILITA LA DELEGACION: permite que los lideres deleguen responsabilidades con confianza, ya que los procedimientos están claramente definidos y documentados

usos y limitaciones: Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.

La finalidad de los manuales de procedimientos es ofrecer información completa, ordenada y útil para cumplir con una actividad específica. Esto significa que cada manual debe estar diseñado para la tarea particular a realizar

Importancia: Los manuales de procedimiento son la mejor herramienta, idónea para plasmar el proceso de actividades específicas dentro de una organización

Manual de Funciones

Es un documento que facilita a la alta dirección y jefes, la información acerca de las tareas de los cargos existentes y que están bajo su supervisión como una referencia de evaluación del desempeño. Facilita la organización eficaz del trabajo

Funciones Básicas Según la Función Pública, el manual de funciones es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas

Identificación del cargo y las dependencia a las que se puede pertenecer.
Organigrama de la empresa que describa cuántos cargos son y el jefe inmediato.
Se describen igualmente lo que se requiere y busca en dicho cada cargo como perfil del aspirante.
Señala y apoya el trabajo diario de las diferentes áreas de la empresa determinando sus funciones.
Contienen descripciones breves y sistemáticas como información necesaria para conocer el funcionamiento general de la empresa o normas comunes.

OBJETIVOS: Los manuales de funciones exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los cargos de la empresa.

USOS: El Manual específico de funciones y de competencias es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de estos.

CONCEPTO

Un procedimiento operativo estándar, o SOP, es un documento que establece los pasos para hacer algo de manera clara y concisa. Se utilizan en todo tipo de campos y en casi todas las funciones comerciales que requieren un proceso específico o una forma de hacer las cosas.

IMPORTANCIA

Cuando se aplica de forma adecuada puede disminuir la ambigüedad y las conjeturas, garantizar la calidad, impulsar la productividad y aumentar la moral de los colaboradores de la organización.1pico

VENTAJAS

-Aumenta la productividad. Organizar las tareas y definir instrucciones de trabajo claras reduce (incluso elimina) las dudas que pueden surgir en el puesto de trabajo.
-Reduce los costes operativos.
-Optimiza el tiempo de trabajo.
-Elimina errores humanos.
-Aumenta la satisfacción del cliente

ESTANDARES DE CALIDAD

CONCEPTO

Los estándares de calidad se definen como los puntos referenciales que se utilizan para puntualizar un conjunto, regularmente pequeño, de condiciones reunidas con la intención de que las características de un producto o servicio sean capaces de satisfacer las diversas expectativas de calidad de un grupo de clientes.

IMPORTANCIA

El principal propósito de los estándares es orientar, apoyar y monitorear la acción de los actores del sistema educativo hacia su mejora continua.

TIPOS

ESTANDAR SISTEMATICO

ESTANDAR DE SATISFACCION

ESTANDAR NOMINAL

ESTANDAR DE CALIDAD DE SERVICIOS

ESTANDAR DE CALIDAD DE LOS INSUMOS Y EL PRODUCTO

VENTAJAS

Mayor posibilidad de evaluación de resultados y garantía de correcta utilización de los recursos. Mejoramiento del clima organizacional. Menos conflictos internos y mayor interrelación entre diferentes áreas.

MEDICION

Mide y rastrea el efecto que la calidad de un producto tiene sobre la salud o la integridad física de los clientes.