VALORIZACION DE LAS FUNCIONES DEL GERENTE

Eficiencia y eficacia

La eficacia trata el área de la empresa que produce resultados. La eficiencia sólo puede rendir resultados dentro del marco de su definición.

Elementos de la organización

La planificación de objetivos

El diseño de una estructura organizada

La selección y contratación de personal

La evaluación de la organización con los niveles requeridos de actuación

La coordinación y mantenimiento de las relaciones internas

La dirección, formación o reciclaje del personal

Áreas de eficacia

Lo que promulga la eficacia es:

¿Qué productos o mercados son capaces de alcanzar resultados satisfactorios?

¿Cómo obtener los recursos económicos para producir estos resultados?

Principio de pareto

Herramienta para contestar preguntas

Análisis de la eficacia

Hasta hace poco tiempo el único control aplicado a los costes de Marketing y Ventas era el de comparar los costes finales con la cifra presupuestada. Esta fórmula es todavía esencial en el control financiero y gerencial, pero se precisa de algo más.

Factores que lo dificultan

La presencia en el mercado de otros competidores

Los cambios en las tendencias de la economía de escala

Los cambios inesperados del gusto o predilección de los consumidores de los productos de nuestro sector.

La diferencia de los precios de venta fijados por la competencia.

Otras causas ajenas a nuestra voluntad, etc

Aspectos de la eficiencia

Económicas

Los presupuestos para los departamentos o secciones son previamente preparados y luego aprobados por los distintos responsables a los cuales afecta. El control presupuestario de gastos consiste en una comparación simple de los costes resultantes con los previstos

Gerenciales

Hacer énfasis en:

Uso del tiempo y del esfuerzo de la mejor forma posible

La calidad de la toma de decisiones y de los procedimientos de control

El área de los Recursos Humanos

Organizativas

Problemas frecuentes:

Empresa mal definida, con políticas discrepantes

Inadecuada integración de especialistas funcionales.

Comunicaciones deficientemente coordinadas.

Insuficiente descentralización de las decisiones.

Empresa bien orientada, pero mal explotada, o a la inversa.

Funciones y responsabilidades mal definidas.

La gerencia excepcional

Control excepcional

Este tipo de control viene definido por la toma de medidas frecuentes y evaluaciones del dinamismo evolutivo de la empresa, realizando de forma periódica comparaciones entre las cifras presupuestadas y las que se van produciendo.

Cuadro de mando

Trabaja por código de colores

Verde

No existen problemas, todo está de acuerdo con el presupuesto.

Amarillo

¡Atención! Entramos en zona peligrosa.

Rojo

Problemas graves; ¡hay que actuar!

Azul

La marcha supera las expectativas del presupuesto.

Interviene en:

Comparación de los resultados

Que se están produciendo en un momento dado, con los previstos

Comparación de costes

Acumulados con los costes presupuestados

Principios de gerencia excepcional

Principios de acción

Obviar ciertas partidas o acciones

Obviar las partidas o acciones que se estén comportando de acuerdo al presupuesto

Atención a desviaciones y porcentajes relevantes

Atención únicamente a las desviaciones importantes y los porcentajes, en mas o menos, de las variaciones.

Análisis indivivual de cifras discrepantes

Análisis por separado de las cifras discrepantes, detallando el motivo de la variación experimentada.

Decidir si tomar medidas o no

Decidir si se debe tomar alguna medida excepcional y de que tipo

Limitaciones de la gerencia excepcional

Depende de varios factores para ser eficaz

Comparación de cifras

La comparación de las cifras obtenidas con las presupuestadas no será válida, si las cifras del presupuesto inicial fueron mal calculadas.

Acciones definidas

Para tomar una acción correctiva, estas deberán ser definidas con la máxima claridad y coherencia.

Análisis de control emitidos inmediatamente

Los informes del análisis del control efectuado deben ser emitidos inmediatamente, si no, sería demasiado tarde para aportar alguna acción correctora. En la práctica, la rapidez de la presentación de las conclusiones es más importante que la precisión de los detalles.

Controles automáticos

El control depende de una correcta información de la actividad que se está controlando.

La gerencia excepcional es una técnica que está diseñada para evitar estos problemas, pero solo es viable si todo el sistema funciona automáticamente. Una vez establecido un sistema automatizado, los gerentes no tienen que intervenir, por no ser necesario.