UD5: Recambios

son componentes susceptibles a ser remplazados

Equipos, Herramientas y utillaje

Materiales (piezas)

Situaciones que alargan la duración de una reparación

problemas en la identificación del recambio

Problemas en el catálogo de recambios

problemas en el almacén

problemas en el aprovisionamiento

puntos básicos de actuación de gestión

catálogo de recambios e inventario

aprovisionamiento y gestión de proveedores

Esta problemática no es tan habitual en el caso de mantenimiento preventivo y predictivo. Al tratarse de operaciones programadas, los recambios están perfectamente identificados, catalogados y disponibles en el almacén con la suficiente antelación. En el caso de algún problema, las consecuencias no suelen ser importantes. Lo que sí es importante, es tener controlados los plazos de entrega, para así garantizar que las actuaciones se pueden llevar a cabo en las fechas previstas.

Subtopic

organización y funcionamiento del almacén

La función del catálogo es reunir, de manera ordenada, los diferentes recambios necesarios para el mantenimiento

Un catálogo unificado al inventario mejora la eficiencia de la consulta de información ya que, si sabemos el sistema que hay que mantener, podemos conocer simultáneamente todos los recambios necesarios, así como las existencias y su ubicación. La centralización de la información reduce el riesgo de inconsistencias entre el catálogo y el almacén y facilita el proceso de aprovisionamiento

La función del inventario de recambios es reunir la información de disponibilidad de los elementos del almacén de mantenimiento. Es un documento vivo, ya que está sujeto a todos los movimientos de entradas y salidas en el almacén

tipos de recambios

Recambios estándar

Elementos genéricos con gran variedad de elementos compatibles y que pueden ser suministrados por una gran variedad de proveedores

Recambios especiales.

Elementos específicos de los equipos, que son suministrados exclusivamente por los fabricantes o un número limitado de distribuidores autorizados

Consumibles

En principio, son todos aquellos elementos que no se pueden usar sin gastarlos. En mantenimiento, son aquellos materiales, de uso general, necesarios para realizar las operaciones de mantenimiento y que no se sustituyen: lubricantes, cables, bridas, pequeña tornillería, etc.

Aprovisionamiento habitual, asociado a necesidades genéricas de almacén y a operaciones de mantenimiento preventivo.

implican estas fases

Elección del proveedor

Es habitual disponer de un proveedor principal para un determinado recambio y varios proveedores secundarios para el caso de que el proveedor principal no disponga de existencias o estos puedan enviar el recambio con más rapidez. La selección del proveedor principal para un recambio no es trivial y puede depender del precio, plazo de entrega, condiciones de garantía, etc. Durante una urgencia, se decantará, normalmente, por el proveedor que pueda suministrar el recambio lo más rápido posible.

Realización del pedido

Realización del pedido. En algunos casos, si el precio es elevado, puede que sea necesaria la autorización por parte de una tercera persona, como el director de operaciones. También hay que tener en cuenta los anticipos o pagos por adelantado.

Tiempo de espera.

Tiempo de espera. Tiempo de espera hasta que llega el recambio. Se debería aprovechar este tiempo muerto para avanzar otras tareas en el equipo o aplicar la política de oportunidad y realizar otras actividades de mantenimiento, como inspecciones visuales o limpieza

Recepción de la mercancía

Recepción de la mercancía. Se debe verificar que el recambio recibido es el que se ha pedido y el que se necesita. Podría ocurrir que el pedido no se haya realizado correctamente o que el recambio se haya actualizado y no sea compatible.

Sustitución del recambio

Sustitución del recambio. Una vez sustuitda la pieza, se continúa con la actuación de mantenimiento. Es importante verificar que el recambio funciona de forma correcta.

Aprovisionamiento de urgencia, asociado a una avería, para cuya resolución no dispone, de manera efectiva, del recambio necesario.

problemas

El proveedor no tiene unidades en stock.

El proveedor afirma que tiene stock, pero más tarde, al procesar el pedido, se da cuenta de que no es así, lo que produce retrasos.

El plazo de entrega es demasiado dilatado en el tiempo o se retrasa más de lo previsto.

la pieza recibida no se corresponde con el pedido.

la pieza se corresponde con la del pedido, pero es una versión más actualizada y no es válida

la pieza llega en mal estado o es defectuosa. Los defectos pueden ser detectables o no.

la pieza que llega no es el componente pedido, sino una versión compatible pero de inferior calidad.

El otro aspecto clave del proveedor es el servicio. La confiabilidad en la información y el servicio que brinda, la rapidez de entrega y la predictibilidad de esta son algunos puntos clave que debe tener un buen proveedor.

La gestión de proveedores se centrará en:

Registro y clasificación por categorías

Actualización y organización de la información.

gestión del proceso de homologación.

se puede eliminar la incertidumbre del funcionamiento de un proveedor, especialmente en el caso de una emergencia

A través de esta relación, el proveedor puede conocer perfectamente las necesidades reales y tomar las medidas necesarias para garantizar el servicio que se necesita.

no se hace extensivo a todos los posibles proveedores

ventajas

Garantizar la calidad.

Simplificación y mejora del proceso de aprovisionamiento.

Reducción de costes.

Reducción de riesgo.

para realizar la homologacion es necesario

Clasificación de proveedores.

Formularios de homologación

Análisis de cuestionarios

Auditoría del proveedor.

Informe final

Para el proveedor, estar homologado también es ventajoso, ya que refuerza su posición ante el cliente y frente a posibles competidores, a la vez que garantiza un cierto nivel de demanda de sus productos.

Inventario versus stock.

El inventario debe estar actualizado y reflejar la realidad. El catálogo de recambios ha de incluir las existencias del almacén

Distribución y organización.

La organización física y la distribución de los elementos, junto con una buena codificación de las ubicaciones, serán claves para facilitar la localización de un recambio y, por tanto, la rapidez de la entrega de recambios.

Cantidades necesarias

La correcta previsión de la cantidad necesaria de un recambio es crítica, ya que corremos el riesgo de no disponer de él. Almacenar mas recambios de los necesarios ocupa un espacio y aumenta innecesariamente los costes del almacén.

Registro de movimientos y trazabilidad

Se debe actualizar el inventario de acuerdo con los movimientos que se realicen, para evitar inconsistencias. para la trazabilidad de un recambio, identificado por el número de serie, se registrará el origen, proveedor y el destino, relacionándolo con una OT.

Entradas

Además de los problemas propios del aprovisionamiento, han de llevarse a cabo la recepción de mercancías, su verificación y posterior incorporación al almacén

Salidas

Las expediciones de recambios han de registrarse siempre y actualizar el stock en consonancia.

Si analizamos las causas de los problemas más habituales en la gestión del almacén, veremos que están irremediablemente asociadas al factor humano; es decir, operarios y responsables que no cumplen sus obligaciones y los procedimientos establecidos con el rigor debido

Nombrar a una persona responsable de las entradas y de las salidas. Este responsable debe centralizar todas las entradas y las salidas, para garantizar la consistencia entre el catálogo de recambios y las existencias reales en el almacén. Asimismo, será responsable de la actualización de toda la información del almacén.

Restringir el acceso físicamente, mediante cerraduras, puertas, etc. De esta manera, ningún operario puede acceder y retirar elementos sin que quede registrado

Se comunica al responsable sus responsabilidades (por escrito) y se informa de las normas de acceso al resto del personal.

Habilitar zonas de expedición y recepción de material

Hemos visto que uno de los problemas derivados de la gestión del almacén es la inconsistencia entre el inventario de recambios y la realidad del almacén

al ir a buscar un recambio, del que se supone que hay unidades disponibles, no encontrar ninguna y tener que comprar esas unidades con carácter de urgencia.

Hacer pedidos innecesarios de piezas cuando todavía existen suficientes unidades en el almacén.