Valoración documental
¿Que es la valoración documental?
Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales para fijar los lazos de transferencia de acceso de conservación o eliminación.
Beneficios:
Controla los procesos archivísticos, y además permite el manejo integral de documentos.
Valoramos para:
1. Fijar plazos de transferencia cuando sea apropiado y según todas las normas.
2. Definir plazos de acceso para la consulta o la transferencia en las series
3. Conservación o la eliminación de los resultados posibles.
Vigencia documental:
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales, técnicos o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Por qué se valoran los documentos
Los documentos se valoran porque se producen en una cantidad exagerada y además muchos de ellos son documentos que son del patrimonio cultural de países con de ciudades, los documentos son un legado, por eso se valoran los documentos para permitir y reconocer el acceso a la información y la confiabilidad de los documentos.
Son:
Valoración aquí se determina los valores primarios y secundarios de las series documentales para fijar los plazos de vigencia y transferencia.
Selección son los plazos de los documentos que han de ser eliminadas o conservada según lo que se determina en la valoración.
Conservación o eliminación estos son los documentos que van hacer destruidos o eliminados según los plazos establecidos en la selección.
Disposición total de los documentos.
Transferencia
Es la Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes
Trasnferencia documental primaria
Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión o de oficina al archivo central.
Transferencia documental secundaria
Es la remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su conservación permanente.
Macrovaloración:
Es una actividad previa, que consiste en que queremos dejar para el futuro, además de analizar la combinación entre la teoría, la estrategia y la metodologia de la valoración de documentos.
Es el arte de la destrucción a través de conceptos y métodos más defendibles de valoración de documentos para su conservación archivística a largo plazo.
NORMAS ISO 26122
Da pautas para el analisis de funciones y procesos para la caracterización de funciones y procesos de las organizaciones
Etapas
Análisis e interpretación de la información recolectada
Investigación, preliminar sobre la institución y fuentes.
Elaboración y presentación de la tabla de retención documental para su aprobación.
Aplicación, seguimiento y actualización.
Que son:
Están son labores intelectuales por las cuales se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital
Archivos de gestión
Documentación activa
Archivo central
Documentación semi-activa
Archivo histórico
Documentación inactiva
Valoración electronica
Se conserva los documentos electrónicos por periodos de tiempos determinados en función de su valor
Aunque tiene sus desventajas: -Almacenamiento lleno. - Difícil de controlar loa documentos. -Riesgos de pérdida.
Objetividad
La valoración debe ser objetiva.
La valoración debe de cumplir con la objetividad y contemporaneidad a los documentos valorados, dependiendo siempre de las legislaciones y leyes del actual momento .
Objetividad con la gestión y patrimonio cultural además teniendo presente el equilibrio de los documentos.
Componente documental:
Es el elemento de una unidad documental que no constituye un documento de archivo, esté o no físicamente separado por razones de conservación u otros motivos.
Por ejemplo: un sello pendiente, una firma, el texto insertado de otro documento de archivo, etc.
Series
La serie es un conjunto de documentos producidos por uno o varios agentes de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Es un testimonio continuado- carácter repetitivo y carácter seriado, de una o varias actividades en un proceso.
La serie es un testimonio de evidencia prueba de algo de carácter documental.
En la serie se debe hacer referencia documental cuando se le da un nombre.
Son reflejos de acciones y procesos.
Para caracterizar una serie es:
Tipo uniforme de expediente.
Un documento determinado para hablar de una serie.
Conjunto de acciones o una actividad concreta/ determinada
Situaciones de las series
1. se confunde mucho el tipo documental con la serie, -Tipo documental es un ente abstracto. y la -Serie es concreta.
2. Para hablar de una serie documental se necesita un producto determinado , una oficina determinada.
3. La forma de tramitación por la evolución de las entidades y saber que pasa en esos cambios para valorar.
Volumen de las series:
Agrupación- de documentos existentes.
Es mas fácil identificar las series si ellas cuentan con una tramitación legal,y definidas
Tipos de relaciones de series
Son elementos aislados
que son:
Recapitulativas o recopilatorias
Series antecedentes o procedentes con series decendentes
Series relacionadas en general o complementarias
Series subordinadas
Series paralelas
Subserie:
Es el conjunto de documentos de una serie, de caracter funcional.