ACUERDO 060 DE 2001

Establecer los lineamientos y procedimientos

Permitan a las unidades de correspondencia

De las entidades públicas y las privadas

Cumplir con los programas de gestión documental

PRODUCCIÓN

RECEPCIÓN

SEGUIMIENTO

CONSERVACIÓN

CONSULTA DE DOCUMENTOS

DISTRIBUCIÓN

Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:

ARCHIVO ELECTRONICO

Conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor

COMUNICACIONES OFICIALES

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad

CORRESPONENCIA

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital

DODUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO

Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia

SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa

UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura

La unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada

Los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental

FIRMAS RESPONSABLES

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación

PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Velarán por la transparencia de la actuación administrativa

Razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos

NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad

Se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números

COMUNICACIONES INTERNAS

Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas

Se utilizan los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos

Se establecen pautas para la administración en las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas

HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

IMÁGEN CORPORATIVA

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

La leyenda de pie de página debe contener:

DIRECCIÓN

NÚMERO DEL CONMUTADOR

NÚMERO DE FAX INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE LA PÁGINA

CORREO ELECTRÓNICO

COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas

Las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX

Se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Se elaborarán en original y máximo dos copias

Remitiéndose el original al destinatario

La primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento

Teniendo en cuenta los anexos correspondientes

La segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia

Tiempo establecido en su tabla de retención documental

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

Deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración