Administración Documentaria

Los documentos de la Comunicación en la Empresa

Usados para comunicar formalmente a otros miembros o áreas de la organización aspectos relevantes de nuestras labores o que afecten a la organización o empresa en la que trabajamos. Pueden ser externos o internos. Los documentos de soporte y comunicación son dependientes entre sí. Algunos ejemplos de ambos son:

Documentos de Soporte

Registro

Es cualquier tipo de documento que sustentó la ocurrencia de un hecho o la característica. No posee una estructura formal.

Informe

Documento realizado por un área y con un tema específico que sea de interés para el receptor. Siempre se envía al cargo superior o de mayor jerarquía.

Documentos de Comunicación

Memorándum

Documento de uso interno, emitido a personas de nuestro cargo o cargos de menor nivel jerárquico. No solo informa, buscar algún tipo de acción de parte de la persona que lo recibe.

Circular

Documento de comunicación masivo y unidireccional. Requiere que el receptor comunique que recibió el mensaje. No es solo informativo, puede generar una orden o instrucción general.

Comunicado

Documento de comunicación masivo y unidireccional, interno o externo. Comunica información genérica y no tiene destinatario específico y no requiere que el receptor confirme su recepción.

Correo Electrónico

Cuenta asignada por la empresa, permite flexibilidad y rapidez en las comunicaciones empresariales. Se remite a personas de igual, menor o mayor jerarquía.

Carta

Documento oficial informativo, interno o externo que comunica aspectos internos de la empresa. Se envía a cargos jerárquicos del mismo nivel o superiores.

El flujo de los documentos en la empresa

Documentos en el proceso de una Negociación Comercial

1. Cotización o Proforma

Documento personalizado que remite el proveedor al potencial cliente si este ha solicitado información sobre productos o servicios de su interés, brindándole la información específica y necesaria.

2. Orden de Compra

Documento mediante el cual el cliente formaliza su pedido de determinados productos y servicios al proveedor. Entre los datos que contiene siempre debe estar el plazo exacto del pago acordado y el lugar de entrega de productos o ejecución de servicios.

3. Guía de Remisión

Documento que sustenta el traslado de la mercadería, quién envía, quién recibe, fecha de traslado, exactamente qué mercancía o bienes se están trasladando y el punto de entrega. La persona que recibe el producto debe firmarla como señal de conformidad.

4. Factura

Comprobante de pago formal, es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo. Tiene validez legal y fiscal.

4. Boleta

Comprobante de pago, emitida si el proveedor pertenece al al régimen tributario denominado como régimen único simplificado (RUS) a consumidores finales. No permiten ejercer derecho al crédito fiscal ni podrán sustentar costo ni gastos para efecto tributario, salvo en casos especiales.

5. Orden de Pago

Documentos que permite a las empresas (clientes) ordenarse mejor, ya que realizan un enorme número de compras a una diversidad de proveedores.

6. Cheque

Documento firmado por el propietario de una cuenta en un banco que habilita al que lo recibe a disponer de una cantidad determinada de dinero sobre una cuenta bancaria.

6. Voucher de Pago

Documento sustenta que la factura emitida por el proveedor fue efectivamente pagada o cancelada a través de una transferencia interbancaria o transferencia entre cuentas de un mismo banco.

Documentos Comerciales y Contables

Todos los documentos mencionados anteriormente son comerciales, son comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.

Sin embargo, no todos estos documentos podrían ser considerados como documentos contables, ya que los documentos contables tienen que ver con todo lo que la empresa registra y puede afectar las cuentas de la empresa, relacionados a sus resultados en términos de deuda, acreencias, bienes (activos) o patrimonio. Algunos documentos que no son considerados contables son la cotización, la orden de compra y la orden de remisión.

Aspectos que nos ayudan a registrar los documentos

El correlativo

Es un número único que debe identificar a un documento de otros. En los documentos de comunicación el correlativo es una buena práctica que usan las empresas en la mayoría de sus documentos.

La fecha

Todos los documentos tienen fecha de emisión, esta fecha puede ser una fuente de datos sumamente importante que nos puede permitir identificar un documento de otro, en caso no exista correlativo.

De dónde viene el documento

Una primera forma de abarcar este punto es si el documento es externo o interno. Si el documento ha sido emitido dentro de la organización, un punto importante es tomar en cuenta qué área o departamento lo generó.

El tipo de documento

Lo más recomendable no será mezclar todos los documentos, sino separarlos de acuerdo a tipo de documentos.

Técnicas de registro de información (Documentos)

Medio manual

Cuaderno de Registro

Se puede utilizar un cuaderno o un libro para registrar todos los documentos que en la empresa se emiten y se reciben. Tomar en cuenta los aspectos de registro mencionados anteriormente. Todo es anotado a mano y de preferencia debe haber solo una persona que cumpla la función de hacer el registro.

Uso de programas de Ofimática

Este medio consiste en realizar el registro, al igual que en la modalidad anterior, solo que los datos se guardan en un hoja de cálculo, en una computadora. Un ejemplo común es Excel. También es recomendable que solo haya una persona encargada y que se realicen copias de respaldo por cualquier error.

Medio automtizado de registro

Forma de registro de información que cuenta con un sistema informático que permite llevar a cabo no solo el registro de la información, sino que va más allá de eso, lo que permite la gestión documental de la organización. Los documentos que se registran son físicos.

Medio automatizado de elaboración de documentos electrónicos y su registro

Cuando ya se elaboran los documentos dentro de un sistema(informático) de gestión documental, el sistema informático genera toda la información necesaria. Basta con que el destinatario abra el documento remitido para que de forma automática el sistema informático o software almacene la fecha en que fue emitido determinado documento.

Finalidad de del registro de información (Documentos)

El registro de información tiene por finalidad tener ordenados e identificados los documentos, además debe proporcionar información sobre el estatus del documento, y datos adicionales como el contenido del documento. Ya no es necesario ir al lugar donde está el documento, ahorrando tiempo, esfuerzo y posibles contingencias.

Pasos para crear el sistema de registro de información (documentos)

1. Determinar los documentos a registrar

El primer paso es tener los documentos que se van a registrar. Luego se necesita que estos documentos cumplan con una serie mínima de requisitos: deben estar disponibles para su registro, deben estar íntegros en su totalidad, deben ser legibles , y en la medida de lo posible deben ser los documentos originales.

2. Determinar la forma de registro

En el segundo paso se debe elegir alguna técnica de registro, la que se adecue mejor a su empresa, va a depender si es grande o pequeña.

3. Definir los criterios de registro

El tercer paso es definir los criterios que se tomarán en cuenta como principales para el registro de la información. Esto va a ser muy importante, porque a partir de estos criterios nosotros clasificaremos los documentos y realizaremos las búsquedas.

4. Registrar los documentos

Una vez definida la forma de registro se inicia el trabajo. El periodode tiempo que esto pueda tomar dependerá de varios factores, entre ellos: la cantidad de documentos que la empresa acumuló en el paso 1, y la cantidad de datos que se registrarán de cada documento definido en el paso 3.

5. Verificar el registro

Una vez finalizada la carga o registro de los documentos es necesario verificar si es que todos los documentos fueron registrados correctamente y si es que los datos que se registraron se pueden consultar exitosamente. Si es que todo está de acuerdo a lo que se dispuso inicialmente, entonces se finalizó satisfactoriamente el registro de información.

Recepción y envío de Documentos

Uno de los aspectos positivos de la recepción y envío de documentos es que al momento de registrarse un documento, al menos en los automatizados por sistemas informáticos, se le asigna un código o número único a cada documento., permitiendo identificarlo para posteriormente realizar el seguimiento del documento.
En el caso de los documentos físicos, usualmente cuando se remite el documento elaborado, se suelen remitir al destinatario el documento por duplicado, quedándose el destinatario con un original del documento y devolviendo al remitente un original o una copia fiel del documento recibido. Lo mismo va a pasar en sentido inverso cuando se recibe documentos.

¿Qué es Gestión?

Conjunto de acciones que realizamos para el cumplimiento de una tarea u objetivo organizacional. Estas pueden ir desde conseguir los recursos para su cumplimiento, asignar responsabilidades a las personas, la maximización del uso del dinero, articular los recursos, asignar prioridades, entre otras cosas.

El informe de Gestión

Definición

Documento que presenta hechos objetivos y que es elevado a un inmediato superior. Informa al superior acerca de todo lo que se ha hecho durante la gestión (el periodo de tiempo) de una persona determinada en un cargo de responsabilidad.

Pasos para elaborarlo

Recopilar Información

La información debe ser ubicable y verificable. Se debe recopilar: materiales, insumos, inventarios, etc.

El nivel de detalle

A mayor detalle tomará más tiempo realizar el informe. Se debe tomar en cuenta a quién va dirigido el informe.

Consolidar la información

Se generan reportes o resúmenes de información. Se pueden expresar en tablas o gráficos dentro del informe.

Elaborar el informe

Se repasa la estructura del informe.

Partes del informe

Objetivo

Se debe colocar para qué o en base a qué pedido se elabora el informe. La idea que se transmite es la esencia de la misma.

Alcance

Se debe elegir desde cuándo y hasta cuándo comprenderá el informe. Se debe elegir que incluir y qué no. La exclusión tiene que precisarse y sustentarse.

Base legal o base normativa

La base legal es el conjunto de dispositivos normativos externos e internos que moldearán el desempeño de la gestión. Esta base legal no es igual para todos, se adaptará.

Cuerpo

Antecedentes

Se debe colocar lo realizado, previo al inicio del informe, debe ser relevante para entender mejor el desempeño o algo que afecte directamente el desempeño.

Situación de inicio o situación encontrada

Aquí se consigna todo lo relacionado a la situación en la que se encontró o la situación de inicio del departamento, gerencia o la empresa. En esta parte se pondrá el inventario de todos los recursos, dinero y personas que existían al inicio del periodo a informar. Asimismo, se incluirá en qué situación estaban. También se deberá incluir el estado de los indicadores y el nivel de cumplimiento de las metas.

Gestión

Debe colocarse solo las acciones de gestión más importantes
que se realizaron, las que no hayan afectado el uso de recursos significativamente o el cumplimiento de las metas no se deberían mencionar.

Resultados (Cierre)

En este punto se incluye todo lo que se mencionó en la “situación de inicio o situación encontrada” y se menciona nuevamente su estado, pero esta vez el estado final que tenían, de acuerdo a la fecha de fin del informe de gestión.

Análisis de los resultados

Se identifican los factores externos e internos que afectaron el desempeño de las gestiones o dirección de la persona o cargo motivo del informe. Aquí debe explicarse cómo exactamente estos factores afectaron específicamente a los resultados (mencionados en el punto anterior).

Conclusiones

En este punto se compara lo que se recibió con lo que se tiene al terminar el periodo de la gestión analizada. Es en resumen, un balance corto acerca de si se hicieron bien o mal las acciones desde el punto de vista del que elabora el documento que, en este caso, sería el mismo que se está analizando.

El informe anual

Es un informe de gestión que tiene como fecha de inicio el primer día hábil del primer mes del año y como fecha de fin el último día hábil del último mes del año. Este informe es un balance de lo que se hizo durante ese año. Suele ser un insumo para la elaboración de la memoria anual de la empresa y la elaboración de los nuevos objetivos y metas para el siguiente año. Los informes de gestión pueden tener fecha de inicio y fin muy variados y tener una duración mayor o menor al año.

El ciclo de vida de los documentos

Creación

Se define qué tipo de documento será el elegido, a quién se dirigirá, qué se pondrá exactamente en el cuerpo. Después se le debe asignar un correlativo si es posible. Finalmente debe firmarse. En caso de documentos físicos se deben crear dos originales, uno para el destinario y el otro como cargo. Una persona se encarga de crear los documentos.

Distribución

El documento se envía o remite al destinatario. Muchas empresas tienen sedes, por ello se realiza el transporte de documentos. Puede ser realizado por la empresa o algún proveedor contratado, en este último caso se debe adjuntar una constancia de notificación. La copia de la constancia de notificación (en caso exista) y el cargo del documento original enviado deben ser remitidos al emisor del documento.

Tramitación

Los documentos pasan por diversos estados de acuerdo a la etapa del trámite. Estos estados pueden ser: Recibido, indica que solo se ha recibido; asignado, indica que el documento ha sido designado a alguna persona del área; atendido, significa que lo solicitado en el documento se ha cumplido; y cerrado, indica que ese documento ya cumplió su objetivo y ahora pasa a ser guardado. Aquí se realiza el seguimiento de los docs. antes de declararse como cerrados

Protección

Archivo de Gestión

Existe en el área donde se genera o remitió el documento.

Archivo Periférico

Lugar de tiempo intermedio entre el archivo de gestión y el central.

Archivo Central

Donde la mayoría de documentos se almacena y se elije cuáles se almacenan y cuáles se destruyen.

Localización y uso

Se debe ubicar en qué parte de los tres posibles lugares de archivo se puede ubicar el documento que por diferentes razones queremos consultar (auditoría de SUNAT, demanda laboral de un trabajador, realizar una revista con la historia de la empresa). Una vez definido el lugar debe establecerse un modo de consulta del documento. El documento no se puede consultar indefinidamente, deben existir periodos específicos para que luego el documento se vuelva a proteger (almacenar, conservar o custodiar).

Evaluación

En esta etapa se decide si los documentos continúan su ciclo de vida permaneciendo en el archivo o tienen que pasar a ser descartados. En este punto entran a tallar las restricciones legales y las políticas de la organización sobre este tema.

Disposición

Si a los documentos ya no les corresponde ser almacenados, deben pasar a ser eliminados. El término preciso es eliminación en vez de desechar, porque no se trata simplemente de botarlos a la basura, sino que deben ser responsablemente eliminados. Por un tema de confidencialidad, todos los documentos deben destruirse antes de ser desechados permanentemente. Algunas empresas, de acuerdo a su política, fomentan la reutilización y el reciclaje.

Requerimientos legales de conservación de documentos y manejo de archivos

De acuerdo con la Ley N.° 27029 todas las empresas a nivel nacional están obligadas legalmente a conservar la documentación relacionada al aspecto laboral por un periodo de 5 años, a partir del momento en que se utilizó el documento. Lo anterior también se extiende al campo tributario. Asimismo, este periodo de conservación puede aumentar a 6 años o hasta 10 años, en caso no se hayan pagado los tributos relacionados. El campo de la seguridad y la salud en el trabajo es reciente en nuestro país, pero ya existe normativa que exige guardar no solo documentos, sino registros. Esta normativa es aplicable a todo tipo de empresas y esta expresada en la Ley N.° 29783.

Políticas de gestión de documentos y manejo de archivos

Además de la normativa legal, la empresa puede definir los lineamientos de manejo y conservación de la documentación interna. Usualmente las empresas manejan los documentos de acuerdo al año, se podría decir que cada 1 de enero se realiza un “borrón y cuenta nueva”, y lo del 31 de diciembre para atrás pasa a clasificarse con lo del año anterior. De esta manera, los documentos podrán diferenciarse de acuerdo al año en que fueron emitidos. La empresa puede determinar, de acuerdo a la política que defina, la destrucción o conservación de los documentos después de que éstos cumplan con el plazo mínimo de conservación que exige la normativa.

Definición

El trámite documentario es aquel que requiere tener una respuesta como resultado. Se debe contar con una persona o área encargada de recibir los documentos y derivarlos a sus áreas respectivas.

Trámites documentarios de empresas privadas

Los principales trámites documentarios que puede tener que resolver una entidad privada (empresa) son: solicitudes de clientes, pago de proveedores, reclamos y quejas de clientes, quejas de trabajadores, atención de pedidos de SUNAT, atención de solicitudes de otras entidades públicas. Pueden existir otros trámites documentarios, según la empresa en la que estemos.

Trámites documentarios de empresas Públicas

En el caso de las entidades públicas, todas se encuentran reguladas por la normativa de cada una de ellas; en general este tipo de organizaciones cuentan con el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), que es un documento que contienen todos los trámites de la organización en un solo documento. Por otro lado, el sector público también recibe diversidad de tramites importantes para las empresas como por ejemplo: autorización de licencia de funcionamiento; registro de la planilla de trabajadores; constitución de empresas; registro de marcas; registro de patentes; autorización de espacios públicos; modificación de estatutos en SUNARP; inscripción como proveedor del Estado; entre otros más.

Actividades de seguimiento y control

Capacidad de las personas

Acceso de las personas

Confidencialidad

Nivel de seguimiento

Periodicidad de seguimiento

Nivel de control