COMPONENTE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Recepción y captura de documentos y datos

Identificar el alcance de la información enviada o recibida, con el fin de
determinar si es necesario controlarla a través del registro en el sistema de
radicación, teniendo en cuenta que además de comunicaciones oficiales
(tradicionales), se pueden presentar diversas formas de comunicación que en
algunos casos representan las evidencias de transacciones, de servicios de interoperabilidad o documentos de obtención inmediata a través de diferentes sistemas de información, entre otros

Identificar el alcance de la información enviada o recibida, con el fin de determinar si es necesario controlarla a través del registro en el sistema de radicación, teniendo en cuenta que además de comunicaciones oficiales (tradicionales), se pueden presentar diversas formas de comunicación que en algunos casos representan las evidencias de transacciones, de servicios de interoperabilidad o documentos de obtención inmediata a través de diferentes sistemas de información, entre otros.

Definir los documentos electrónicos que hacen parte de una comunicación oficial (anexos) y deben verse reflejados en el registro de radicación. Los cuales deben cumplir con los mismos requisitos frente a la clasificación documental, identificación del formato adecuado para su producción y estructura de metadatos asociados.

Definir las condiciones mínimas para que un documento electrónico y sus anexos provenientes del ciudadano, entidades u otros grupos de valor cuenten con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad.

Definir los requisitos mínimos de legibilidad para la recepción de documentos electrónicos y sus anexos, los cuales podrían contemplar aspectos tales como: calidad de imagen, formatos compatibles, estructura del documento, color, resolución, entre otros elementos que permitirá la lectura y comprensión asertiva de la información contenida en los mismos.

Identificar qué tipos de documentos electrónicos
y anexos se van a recibir y radicar según el tipo de
información que contienen (texto, imagen, video, audio, entre otros) para así definir los formatos electrónicos aptos para iniciar los trámites y servicios a través de los diferentes canales.

Los documentos electrónicos y sus anexos
recibidos deben estar contemplados en los
diferentes instrumentos archivísticos de la entidad.

Parametrizar los diferentes sistemas de información para agilizar
u optimizar la recepción y radicación de las comunicaciones
oficiales.

Definir la gestión de los datos capturados (ciclo de vida)
garantizando el cumplimiento de la normatividad, procedimientos
y atributos definidos por la entidad para su tratamiento.

Definir para cada uno de los tramites, OPA ,
CAIP, servicios y canales digitales oficiales
(sede, ventanilla y portal) las actividades de recepción de los diferentes tipos de documentos electrónicos y sus anexos.

Definir los formatos y formularios electrónicos
que van a estar disponibles en los diferentes canales para su diligenciamiento; los campos preferiblemente a diligenciar deben ser automáticos o semi automáticos, buscando reducir al máximo los campos de diligenciamiento manual.

Determinar cómo se van a identificar los
formatos y formularios electrónicos una
vez sean diligenciados por el ciudadano y su posterior conversión (una vez sean
diligenciados), para que estos se conviertan en documentos electrónicos.

Definir las actividades de captura e integración de datos
provenientes de los documentos electrónicos, anexos, formatos y formularios electrónicos.

Definir los roles y responsabilidades de quienes ejecutarán las
actividades de recepción y captura de documentos electrónicos y
datos en los diferentes canales.

Definir si los documentos electrónicos y anexos a recibir por los
diferentes canales requieren de mecanismos de validación y autenticación (firmas electrónicas, firmas digitales, estampados cronológicos entre otros).

Definir los sistemas, herramientas o mecanismos a usar para la recepción de los documentos electrónicos y sus anexos.

Definir los metadatos de contenido, estructura y contexto a incorporar
en los documentos electrónicos, anexos y expedientes recibidos.

Parametrizar los diferentes sistemas de información para agilizar u optimizar la recepción y radicación de las comunicaciones oficiales.

Definir los documentos electrónicos que hacen parte de una comunicación
oficial (anexos) y deben verse reflejados en el registro de radicación. Los cuales deben cumplir con los mismos requisitos frente a la clasificación documental,
identificación del formato adecuado para su producción y estructura de metadatos asociados

Conformación y
gestión de expedientes

Asegurar que los expedientes electrónicos e híbridos cuenten con las características de autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad.

Los documentos electrónicos generados y/o
recibidos a través de los canales, deben hacer
parte de los expedientes electrónicos o híbridos
de archivo, los cuales pueden ser nativos o documentos electrónicos digitalizados, respetandolos principios de orden original y de procedencia,dado que serán reflejo de la secuencia de las
actuaciones administrativas y de las dependencias
responsables de los procedimientos.

Reflejar en el expediente electrónico
sus componentes, es decir, documento
electrónico, índice electrónico y metadatos.

Al hacer parte del SGDEA el expediente
electrónico deberá contar con una codificación única, que permita su identificación
inequívoca.

E. Los expedientes electrónicos deberán
evidenciar su vinculación con las series y subseries documentales establecidas en cada una de las dependencias y acorde al
desarrollo de sus funciones.

El expediente electrónico deberá contar con
su respectiva foliación, la cual se realizará mediante un índice electrónico que evidenciebla totalidad de los documentos que lo componen, garantizando su orden, integridad y autenticidad, hasta el cierre del expediente.

El índice electrónico deberá ser creado a
partir de los archivos XML que se encuentran normalizados en la plataforma común de
intercambio, el cual se debe actualizar cada vez que ingresen nuevos registros al
expediente electrónico.

El índice deberá actualizarse cada vez que se hagan nuevas inserciones al expediente electrónico.

El cierre de los expedientes electrónicos se
debe realizar mediante la firma del índice electrónico por parte del responsable de
la gestión del expediente, asegurando su integridad.

Se deben establecer metadatos mínimos
requeridos que evidencien el desarrollo del mismo durante todo el ciclo de vida (apertura, actualización, cambio de estados según la
fase en la que se encuentre, transferencia, cierre, etc.)

Se deberán establecer los mecanismos
necesarios para contar con inventarios
documentales que permitan evidenciar la existencia de los expedientes electrónicos.

Creación de documentos

Determinar qué, cuándo y cómo se crearán y capturarán
documentos electrónicos o digitalizados, así como el proceso
de negocio al que pertenecen.

Que los documentos electrónicos a crear se encuentren
identificados en los diferentes instrumentos de administración
de información (CCD, inventarios documentales, inventarios de

activos de información, listados maestros, Tablas de Retención

Documental-TRD, tablas de control de acceso, entre otros).

Identificar y definir los diferentes tipos de documentos
electrónicos a crear (textuales, imagen, video, audio, entre
otros) a su vez definir sus formatos electrónicos, los cuales

deben contar con:

Que sean formatos abiertos.

Que garanticen la preservación digital a largo plazo.

Que garanticen la interoperabilidad.

Definir para los documentos textuales a crear4:
» Diseño y estructura.
» Contraste de color.» Idioma.
» Fuente y tamaño de fuente.
» Áreas de impresión.
» Estructura de títulos.
» Espaciado y saltos de página.
» Uso de numeración y viñetas.
» Uso de tablas, imágenes e ilustraciones
(cuando aplique).
» Uso de hipervínculos.
» Ortografía.
» Revisión automática de accesibilidad.

» Diseño y estructura.

» Contraste de color.

Idioma.

» Fuente y tamaño de fuente.

» Áreas de impresión.

» Estructura de títulos.

» Espaciado y saltos de página.

» Uso de numeración y viñetas.

» Uso de tablas, imágenes e ilustraciones (cuando aplique).

» Uso de hipervínculos.

» Ortografía.

» Revisión automática de accesibilidad.

Definir los roles para la elaboración
y aprobación de los documentos electrónicos
(elaborador, aprobador, validador, entre

otros).

Definir los diferentes los flujos de trabajo
para la elaboración y aprobación de los
documentos electrónicos.

Definir e identificar los mecanismos de
validación y autenticación que se aplicarán
a los documentos electrónicos creados

como por ejemplo firmas electrónicas,
firmas digitales, firmas digitales longevas (preservación), estampados cronológicos,
entre otros.

Cuando un documento se cree a partir de los datos derivados de una consulta de sistemas de información o bases de datos, dentro de los metadatos se deben registrar aquellos que describan el origen de la información. A su vez se debe definir:

» Las fuentes de origen de los datos

» Cómo se extraerán e integrarán los datos al documento electrónico a crear

Definir y documentar la creación de plantillas,
formatos y formularios que estandaricen la forma o estructura de los documentos electrónicos.

Definir las herramientas (software y
hardware) necesarias para crear cada uno de los documentos electrónicos.

Definir los metadatos de contenido, estructura,
contexto y los demás que se establezcan para los documentos electrónicos creados, garantizando que se conserven y se actualicen durante el ciclo de vida de los documentos.

Preservación a largo plazo

Definir los medios de almacenamiento más adecuados para la documentación proveniente de los diferentes
canales, para ello la entidad debe realizar un análisis
de los estándares con el objeto de asegurar los
formatos, medios de almacenamiento, documentación
y procedimientos de transferencia, el almacenamiento
de maestros y copias de seguridad.

Establecer los roles y responsabilidades de los distintos
actores en el proceso de preservación digital, así como las etapas y actividades para su aplicación.

Seguimiento constante a la definición de condiciones
o requisitos establecidos en los procesos de creación, clasificación, conformación de expedientes, almacenamiento y gestión, transferencia y disposición de los documentos electrónicos con miras a garantizar la preservación de los documentos y sus atributos
garantizando la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y no repudio de los mismos.

Reconocer, determinar y gestionar los
riesgos a los que se exponen los documentos electrónicos, los metadatos, métodos de autenticación, soportes de almacenamiento electrónico, acceso a la información, protección de datos restringidos, entre otros, que pueden generar la pérdida de la información

Identificar las estrategias y acciones a
implementar con el fin de minimizar que se
materialicen los riesgos de pérdida o no disponibilidad de la información, no solo
de los documentos con valores histórico, científico o cultural, sino también de los que se deben conservar en etapas de gestión y almacenamiento de precaución por largo tiempo, considerando elementos como la obsolescencia tecnológica, condiciones del
manejo humano, fugas de información, etc.

Identificar las estrategias y acciones de
preservación digital que puedan ser aplicadas, determinar cuándo usarlas y con qué periodicidad o frecuencia.

G. Definir si es pertinente y adelantar las
actividades necesarias para la selección,
adquisición, implementación y seguimiento de una herramienta tecnológica que permita apoyar la implementación y seguimiento del programa de preservación digital.

Integrar todos los lineamientos y requisitos a
la política de preservación digital y el sistema
integrado de conservación.

Integrar el uso de estándares técnicos para
garantizar la preservación digital a largo plazo de la documentación electrónica.

. Hacer uso de esquemas de metadatos para
la preservación digital a largo plazo como PREMIS o METS, con el objeto de garantizar
la continuidad del valor probatorio de aquellos
documentos electrónicos que requieren preservarse a largo plazo.

Determinar estrategias para la gestión de firmas
digitales y firmas digitales longevas con el fin de garantizar su uso, tratamiento y validación
durante el tiempo requerido, a su vez asegurar
su disponibilidad en aquellos documentos que requieren preservarse a largo plazo.