Documentos contables, comerciales y títulos valores
Factura cambiaria de compra y venta.
requerimientos
Estar denominada expresamente como factura de venta.
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
Fecha de su expedición
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
Valor total de la operación.
El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta
Boletas de máquinas registradoras.
Boletas de ingreso a espectáculos públicos.
Boletas de transporte tiquetes.
ecibos de pagos de matrículas y pensiones emitidas por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.
Clasificación de documentos
Factura electrónica.
Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, los cuales tienen lugar a través de sistemas computacionales
La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.
Obligado a facturar electrónicamente: PN o PJ comprendida en el Decreto 2242 (Sistema Único de Información Normativa)
Adquirente: persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura o documento equivalente
Proveedor tecnológico: es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación
Catálogo de Participantes de Factura Electrónica: es el registro electrónico administrado por la DIAN, que provee información de los obligados a facturar electrónicamente
Código Único de Factura Electrónica: corresponde a un valor alfanumérico, obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.
El Código Único de Factura Electrónica deberá ser incluido como un campo más dentro de la factura electrónica.
Documentos contables: son aquellos que soportan una transacción comercia.
Comprobante de egreso o comprobante de pago.
permite legalizar contablemente un pago o desembolso de una cantidad de dinero, mediante cheque u otro medio bancario,
características
Deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada.
Número del comprobante, ciudad origen
Fecha
El valor en números y letras.
El registro contable, el número de cheque.
Datos del beneficiario como: identificación, firma y fecha en que se recibe.
Las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por.
Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
respaldo o soporta los ingresos en efectivo, cheques y otros medio de recaudo.
a este se le deben anexar los documentos que ratifican el recibo de los ingresos
tirilla de registradora
copia comprobante de egreso
consignaciones bancarias, entre otras
características
Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT.
Número consecutivo.
Dirección y datos generales de la empresa.
Ciudad y fecha donde se realiza la transacción.
El valor en números y letras recibidos.
El concepto por el cual se recibe el efectivo.
El número de cheque y el banco de origen del título valor.
Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas.
Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó.
Comprobante de venta con tarjetas de crédito.
Medio seguro para no manejar efectivo, a través de la utilización de Datafono y bajo la figura de tarjetahabiente
El banco o entidad financiera cobra una comisión por le uso de este
Se debe guarda copia de la transacción y anexar a la venta
características
Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial.
fecha y plazos de pagos/ cuotas para TC
Si es cuenta de ahorro, esta se descuenta automáticamente, el cliente es notificado por medio de correo electrónico
Nómina
soporte contable que respalda o soporta el pago a los empleados o colaboradores de una empresa por concepto de sueldos.
características
Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.
En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados.
Columna de horas extra y comisiones.
Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.
Planilla Integrada de liquidación de aportes.
Es un documento que brinda informacion a empleados y entidades que vigilan el pago a la seguridad social.
características
En este se registran las diferentes novedades en cuanto a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación.
como son:
comisiones
sueldos
incapacidades
Declaración de impuestos
Es un ejercicio de construcción colectiva en donde se deben reportar los ingresos y gastos que tienen las personas y empresas ante el Departamento de impuestos y aduanas nacionales DIAN
Es un medio de confrontación de los pagos efectuados al gobierno nacional, distrital o municipal por concepto de tributos.
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Retención en la Fuente.
Impuesto de Renta y Complementario.
Impuesto de Industria y Comercio.
Cuando se realizan compras y ventas gravadas es deber de las empresas descontar valores cuantificables de acuerdo con la base gravable y las tarifas aplicadas a los productos o servicios. De acuerdo con las fechas establecidas en calendario tributario.
Recibo de transferencia de fondos electrónico z pago interbancario
forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes.
Características
Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.
Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.
Valor a transferir.
Fecha, que se genera automáticamente.
Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática.
Diligenciamiento
Nombre o razón social.
Dirección.
Ciudad y teléfono.
Datos de la cuenta bancaria, banco, cuenta, número de cuenta, tipo de cuenta.
Titular de la cuenta.
Autorizaciones y firmas.
Extractos bancarios.
Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes.
registros:
pagos de cheques
transferencias
notas bancarias
gravámenes financieros . ( 4*1000)
documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo.
características/ comprobantes
Saldos iniciales.
Intereses.
Avances.
Saldo final.
Cargos y abonos.
Consignaciones bancarias.
Soporte que expide la entidad bancaria por las consignaciones realizadas en efectivo o cheque
La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta.
Características
Debe tener el registro emitido por la maquina registradora
sello y firma de la persona autorizada
El documento contiene
Ciudad y fecha.
Número de la cuenta bancaria.
Valor a consignar en números o letras.
Nombre de quien consigna y un número telefónico.
Recibos de caja menor.
Documento que soporta pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor.
Diligenciamiento
Registrar ciudad y fecha..
Pagado al beneficiario.
Valor y concepto.
Soporte de pago anexo.
Consecutivo.
Se deben registrar contablemente, debitando los gastos autorizados y acreditando la cuenta caja.
Notas débito
Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones.
Es un fondo utilizado para cubrir gastos mínimos, requeridos en el desarrollo del objeto social de la empresa
características
Debe contener nombre e identificación.
Consecutivo.
Concepto.
Valor.
Firmas de personal responsable.
Notas crédito
Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas
utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías
Características
Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas,evidencia dineros
Devueltos al cliente por inconformidades.
Utilizado como soporte cuando se anulan facturas.
Valor.
Corrige datos, valores iniciales de las facturas.
Contenido
Ciudad y fecha.
Consecutivo.
Descripción o detalle.
Firmas autorizadas.
Notas de contabilidad.
utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables
Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.
Características
Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.
Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.
Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.
Utilizado solo por el área de contabilidad.
Contenido
Presenta el detalle.
La fecha de elaboración.
La imputación contable.
Las firmas responsables.
Comprobante de contabilidad.
Representa la base en la elaboración de estados financieros
Presentan un consecutivo para vincular con las operaciones comerciales de forma cronológica
Características
Fecha.
Detalle.
Cuantía.
Registro contable.
Son ejemplos
Comprobantes de apertura o de inicio: donde se registra aporte inicial de socios o accionistas.
Comprobantes de ingreso:
Comprobantes de egreso
omprobantes de nómina:
Comprobantes débito y crédito
Contenido
Registrar: fecha, año, mes y día.
Datos de la persona o empresa a realizar el comprobante, datos del contacto, dirección y correo electrónico.
Descripción de la transacción.
Valor de la transacción económica.
Topic principal
Sistema de gestión documental
Tiene como objetivo mantener organizados los archivos en el sector privado, enfocada básicamente en la organización de
Tablas de retención documental.
Programa de gestión documental.
Cuadros de clasificación documental.
Tablas de valoración documental.
Reglamento interno de archivo
Documentos no contables: tienen una utilidad previa a la transacción comercial y adicional a ello no representan un registro a la contabilidad, son meramente informativos.
Cotización
Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio y tiene como finalidad que el cliente pueda tomar una decisión.
contenido
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio del producto o servicio.
Descripción del producto o servicio.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Tiempo de validez de la cotización.
Nombre de la persona que solicita la cotización.
Nombre del asesor.
Pedido
Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto
Contenido
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio unitario del producto que se va a comprar.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Observaciones
Firmas
Remisión
Documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
Contenido
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Número de pedido.
Transportador.
Títulos valores: Son documentos comerciales regidos por el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano
Letra de cambio.
Es un documento de carácter crediticio
Con la representación de las figuras como son: girador y librador
Requisitos
La mención del derecho que en el título se incorpora
La firma de quién lo crea.
La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.
Se debe mencionar el lugar de cumplimiento, de no hacerlo Lo será el domicilio del creador, por le contrario si fueran varios el tenedor podrá elegir el lugar.
De no mencionarse la fecha y lugar de creación, se tendrán con tales los de la entrega
El cheque.
Un título valor de carácter crediticio respalda unidades monetarias, mediante el uso de una entidad financiera.
Características
El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco
Los cheques deberán presentarse para su pago:
Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición
Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de ésta
Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América Latina
Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina
El pagaré.
Es una promesa de pago
documento crediticio que respalda una unidad económica en una fecha determinada y, con un interés adicional.
Requisitos
La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero
El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago.
La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
La forma de vencimiento.
además de los requisitos que establece el Artículo 621
Factura cambiaria
Registra las ventas de mercancías que pueden ser al contado o a plazos.
Artículo 772.
Artículo 773.
características
El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar, de manera expresa, el contenido de la factura por escrito.
deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del comprador indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.
Bonos
representan inversiones en emisiones realizadas por el Estado para financiarse
son inversiones de carácter público.
Copia de la Resolución y otros actos administrativos
Copia de la justificación técnica, económica y social de la emisión, su plan de financiación por fuentes de recursos y el cronograma de gastos anuales en moneda local y extranjera.
Las condiciones financieras y las garantías de los valores emitidos por las entidades públicas deberán sujetarse a lo dispuesto en las Resoluciones Externas No. 1 y No. 11 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República
características
Art. 1.1.1.10.- Adicionado Res. 470 del 16 de junio de 2005 (Legis, 2020. Art. 1)
Debe expresar claramente
El nombre de la sociedad fiduciaria y el nombre o identificación del fondo que administra.
Fecha de vencimiento del título.
La indicación clara y destacada que se trata de un derecho de participación en el fondo común especial.
El nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad fiduciaria, o si fuere del caso, el del establecimiento de crédito con el cual haya suscrito contrato de uso de red, que están facultados para entregar el título y la fecha de esta
El nombre e identificación del suscriptor
El valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza el aporte;
La siguiente leyenda que se deberá incluir en caracteres destacados: "Las obligaciones de la sociedad fiduciaria relacionadas con la gestión del portafolio, son de medio y no de resultado. Los dineros entregados por los suscriptores al fondo no son depósitos, ni generan para la sociedad administradora las obligaciones propias de una institución de depósito y no están amparados por el seguro de depósito del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras FOGAFÍN, ni por ninguno otro de dicha naturaleza. La inversión en el fondo está sujeta a los riesgos de inversión, derivados de la evolución de los precios de mercado de los títulos que componen el portafolio del respectivo fondo".
Clasificación de títulos valores
Títulos valores nominativos:
Los títulos nominativos son aquellos en los cuales la norma que rige su creación exige la inscripción del tenedor en un registro que debe llevar el creador del título, según lo preceptuado por el artículo 648 del código de comercio
Títulos valores a la orden:
Son aquellos que se expiden en favor de una determinada persona, que figura en el título valor y llevan la clausula, A LA ORDEN.
Títulos al portador:
Son aquellos que no están a favor de determinada persona
Requisitos
La mención del derecho que en el título se incorpora
La firma de quien lo crea.
Características
Si en el título se dejan espacios en blanco, cualquier tenedor legítimo podrá llenarlos,
Una firma puesta sobre un papel en blanco, entregado por el firmante para convertirlo en un título-valor, dará al tenedor el derecho de llenarlo.
Libros contables
Están conformados por libros auxiliares y principales y por comprobantes de contabilidad, base para la elaboración de estados financieros, su diligenciamiento debe efectuarse de forma cronológica, acorde a la normatividad vigente.
se registran en las Cámaras de comercio los libros de actas de socios y accionistas. Decreto ley 19 de 2012
Según el Código de Comercio
Articulo 48
Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia.
Articulo 49
Libros de comercio para los efectos legales
Los dispuestos por la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios
Articulo 53
De las operaciones mercantiles
se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará:
El número
Fecha
Origen
Descripción
Cuantía de la operación
Las cuentas afectadas con el asiento
Asi como los documentos que lo justifiquen
Articulo 57, prohibiciones en los libros
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de estos
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere
Borrar o tachar en todo o en parte los asientos
Arrancar hojas, alterar el orden de estas o mutilar
Sanciones Artículo 654 Estatuto Tributario :
No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos
No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
Llevar doble contabilidad
No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.
Libros que se deben presentar
Libro diario.
Registra el día a día las operaciones comerciales, registrando devengos contables.
Características
Contiene fecha de elaboración.
Códigos contables, aplica principio básico de la partida doble.
Presenta una columna de la cuenta auxiliar, generalmente trabajada a seis (6) Dígitos.
Columna para los débitos.
Columna para créditos.
Sumas iguales.
El libro diario de contabilidad presenta registros contables clasificados en asientos:
Normales
egistra operaciones diarias de la organización.
De ajustes
registra las depreciaciones y amortizaciones.
Cierre
al finalizar un periodo contable, se debe hacer cierre de cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales para un nuevo periodo contable.
Libro mayor y balances.
Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, Cada mes se debe realizar cierre del periodo con el fin de identificar el comportamiento financiero del periodo
Características
Posibilita la elaboración de estados de resultados integrales.
Permite la elaboración de estado de situación financiera.
El resumen de la información se hace mediante la aplicación de cuentas mayores de forma resumida de débitos y créditos
Se deben codificar a cuatro (4) dígitos, contiene la información de los libros auxiliares.
Diligenciamiento
Registra número de folio mayor, acorde al consecutivo, donde se realiza el resumen de la transacción económica.
Codifica nombre de la cuenta contable utilizada.
Registra saldo del mes anterior, acorde al principio de partida doble y naturaleza de las cuentas débitos y créditos.
Movimientos del periodo en las columnas debe y haber, que reciben los débitos y créditos de las transacciones.
Restar y sumar acorde al caso y naturaleza de las cuentas para obtener el nuevo saldo de inicio para el nuevo periodo.
Libro de actas de asambleas.
Artículo189.
Artículo 431
Diligenciamiento
Registro fecha de la solicitud.
Registro razón social y NIT.
Indicar el tipo de inscripción.
Dirección de la página web.
Nombre y firma del representante legal de la empresa.
Nombre y firma del Revisor fiscal, anexando número de tarjeta profesional.
Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva
Se registra la información básica de la empresa, se incluyen todas las decisiones en las actas,
Se debe llevar un orden cronológico de las reuniones
En el se encuentran inscritos los dueños, administradores y representante legal,
siempre debe estar firmado por secretario y presidente.
Ley 1755 de 2001 (Secretaría del Senado, 2020. Art. 47):
deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria
la forma de la convocatoria,
orden del día
nombre y calidad de los asistentes
su unidad privada
su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.
En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación, El cual no podrá ser mayor a 20 días hábiles
PARÁGRAFO. Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado
Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control Social.
Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripción de libros.
Características
Fecha de solicitud.
Nombre de la sociedad y número de -matrícula.
Nombre de libro registro social o junta de vigilancia.
Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad.
Libro de Registro social.
Circular 002 de 2016 de la Super Intendencia de Industria y Comercio
2.1.9.2/2.1.9.2.1/2.1.9.2.2/
2.1.9.2.3
Libros auxiliares.
Son los libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa
Afectando los débitos y créditos de una o varias cuentas y subcuentas
Generando el saldo en una fecha determinada.
Entre los libros auxiliares se encuentran
libro auxiliar de bancos
caja,
IVA
inventarios
ingresos ordinarios
Características
Nombre del libro auxiliar.
Fecha de la transacción
Detalle de la transacción
Débitos
Créditos
Saldo
requisitos
Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.
Debe presentar Número de Identificación Tributaria (NIT).
Debe llevar un número consecutivo
Especificaciones de la transacción
antidad, unidad de medida,identificación de bienes y servicios, indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas y demás.