Documentos contables y títulos valores
títulos valores
son documentos comerciales, regidos por el código de comercio y el código civil colombiano. en ellos se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica. en la realidad económica, esta herramienta dinamiza la economía en el comercio formal e informal. ejemplos de títulos valores son:
ejemplos
-letra de cambio
-el cheque
-el pagare
clasificación de títulos valores
títulos valores a la orden
mediante la figura del endoso, se transfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra sin interesar quien es el que porte el documento, se agrega la expresión a la orden con la firma del endosante se transfiere responsabilidades al endosatario. dos ejemplos son: la letra de cambio y pagare
títulos al portador
donde el reconocimiento se hace a quien ostente el titulo, un ejemplo son los cheques al portador, poco usados por tema de seguridad, pero vigentes aun
títulos valores nominativos
estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona que gira o transfiere el titulo, debe realizar la inscripción del tenedor en el registro que lleva el creador del titulo
El Código de Comercio define los títulos valores como:
Documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías.
caracteristicas
Si en el título se dejan espacios en blanco, cualquier tenedor legítimo podrá llenarlos, conforme a las instrucciones del suscriptor que los haya dejado, antes de presentar el título para el ejercicio del derecho que en él se incorpora.
Una firma puesta sobre un papel en blanco, entregado por el firmante para convertirlo en un título-valor, dará al tenedor el derecho de llenarlo. Para que el título, una vez completado, pueda hacerse valer contra cualquiera de los que en él han intervenido antes de completarse, deberá ser llenado estrictamente de acuerdo con la autorización dada para ello.
Si un título de esta clase es negociado, después de llenado, a favor de un tenedor de buena fe exenta de culpa, será válido y efectivo para dicho tenedor y este podrá hacerlo valer como si se hubiera llenado de acuerdo con las autorizaciones dadas.
Documentos no contables
tienen una utilidad previa a la transacción comercial. permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil, son meramente informativos y no suscita un registro en la contabilidad (Angulo, 2018) son ejemplos de documento no contables los siguientes
cotización
Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.
contenido
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio del producto o servicio.
Descripción del producto o servicio.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Tiempo de validez de la cotización.
Nombre de la persona que solicita la cotización.
Nombre del asesor.
pedido
Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto
contenido
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio unitario del producto que se va a comprar.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Observaciones
Firmas
remisión
Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
contenido
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Número de pedido.
Transportador.
Soportes contables internos y externos
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.
RECIBO DE CONSIGNACION
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna
OBJETIVOS
Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.
Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada formato.
registrar las transacciones según los soportes de contabilidad
valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de contabilidad
SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un banco llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado «beneficiario».
Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada «girador» a otra llamada «girado», para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada
son los documentos que soportan una transacción comercial, entre ellos se encuentran
factura cambiaria de compra y venta
es un titulo valor que el vendedor podrá liberar y entregar o remitir al comprador, según lo determina el estatuto tributario, los requerimientos exigidos para la factura son:
-estar denominada expresamente como factura de venta
- apellidos y nombres o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
*modificado* apellidos y nombre o razón social y NIT
- llevar un numero que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de ventas
- fecha de su expedición
- descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
-valor total de la operación
-el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
-indicar la calidad del retenedor de impuesto sobre las ventas
-declarado inexequible corte constitucional
factura electrónica
las facturas en general y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. este reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas
obligación de expedir facturas
tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada
expedición por terceros
contenido de la factura
requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad
especificidades de la factura electrónica
plazos
otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas
regímenes especiales
conservación
factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta
comprobante de egreso o comprobante de pago
comúnmente se conoce como orden de pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo por norma de control interno realizados mediante cheques. los comprobantes de egreso se elaboran por duplicados, para anexar a la cuenta que respalda la entrega del titulo valor, que es el cheque con que se efectúa el pago.
Características
deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada donde relacione
numero de comprobante, cuidad de origen
fecha
el valor en números y letras
el registro contable, el numero de cheque
datos del beneficiario como: identificación, firma, y fecha en que se recibe
las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por
comprobante de ingreso o comprobante de caja
este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable, representa abonos a las ventas a plazos
características
nombre de la empresa, numero de identificación tributaria NIT
numero consecutivo
dirección y datos generales de la empresa
ciudad y fecha donde se realizara la transacción
el concepto por el cual se recibe el efectivo
el valor en números y letras recibidos
el numero de cheque y el banco de origen del titulo valor
debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
el registro contable con la afectación a las cuentas respectivas
firmas de quien elaboro, aprobó y contabilizo
comprobante de venta con tarjetas de crédito
es un método de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando el datafono para recibir pagos. es una forma segura para no manejar efectivo, el banco o entidad financiera cobra a la empresa una comisión por el uso de este medio electrónico.
características
debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial, fecha y plazos de pago, es decir el numero de cuotas para ser pagadas por el cuenta habiente, si es tarjeta de crédito. si es cuenta de ahorro, la transacción descuenta de forma automática por medio de correo electrónico se notifica al cliente, comúnmente el reporte es enviado al dispositivo móvil del cliente por parte de la entidad financiera
nomina
se conoce como nomina los pagos mensuales o quincenales que el empleador o empresa debe realizar a los trabajadores que tiene vinculados mediante contrato de trabajo
características
presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad
en las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados
columna de horas extra y comisiones
presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, direccion y periodo de pago
planilla integrada de liquidación de aportes
Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las diferentes empresas de seguridad social, es un documento que brinda la información a empleados y entidades que vigilan el pago de seguridad social.
características
Registra las diferentes novedades por conceptos de variaciones transitorias en los salarios de los empleados como: comisiones, sueldos, incapacidades, las cuales modifican la base para calcular las deducciones en la nómina de las empresas
recibo de pago interbancario
Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. Actualmente se utilizan con mayor frecuencia, teniendo en cuenta que se realiza desde un dispositivo móvil con acceso a internet, que genera garantía y seguridad en el momento de realizar la transacción.
características
Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.
Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.
Valor a transferir.
Fecha, que se genera automáticamente.
Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática
extractos bancarios
Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes. Se registran pagos de cheques, transferencias, notas bancarias, gravámenes financieros. Es el documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo
características
Posibilita la elaboración de la conciliación bancaria, bajo los métodos comúnmente utilizados. Los componentes de los extractos bancarios son:
Saldos iniciales.
Intereses.
Avances.
Saldo final.
Cargos y abonos.
consignaciones bancarias
Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad. La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta
características
El soporte debe contener el registro emitido por la máquina registradora del banco, el sello y la firma de la persona autorizada en el banco. El documento contiene los siguientes elementos:
Ciudad y fecha.
Número de la cuenta bancaria.
Valor a consignar en números o letras.
Nombre de quien consigna y un número telefónico.
recibos de caja menor
Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor. Allí se establecen los numerales de pago, los montos y la persona responsable del manejo de dicho fondo
notas debito y notas crédito
notas debito
Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones. Por ejemplo: intereses cobrados de forma adicional sobre facturas de compra y venta o notas débito que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria de la empresa.
notas credito
Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.
notas de contabilidad
También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico
características
Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.
Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.
Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.
Utilizado solo por el área de contabilidad.
contenido
Presenta el detalle.
La fecha de elaboración.
La imputación contable.
Las firmas responsables
comprobante de contabilidad
Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial
características
Presentan un consecutivo para vincular con las operaciones comerciales de forma cronológica.
Fecha.
Detalle.
Cuantía.
Registro contable.
ejemplos de comprobantes de contabilidad
Comprobantes de apertura o de inicio: donde se registra aporte inicial de socios o accionistas.
Comprobantes de ingreso: representa el manejo de efectivo que ingresa a la empresa por conceptos del desarrollo del objeto social de la organización.
Comprobantes de egreso: representa las salidas de dinero, incluye pagos realizados a proveedores.
Comprobantes de nómina: en el pago de salarios a empleados.
Comprobantes débito y crédito: representan mayores valores a favor de clientes o modificaciones a facturas.
Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA
recibo de transferencias de fondos electronicos
es aquella operación de envío de dinero que no requiere del efectivo en físico (billetes o monedas). Es decir, toda la transacción se realiza con la ayuda de dispositivos como un POS (terminal donde se coloca la tarjeta bancaria), un celular o un ordenador.
Una transferencia electrónica de fondos es entonces aquella que no requiere de papel moneda o del dinero metálico. En cambio, utiliza herramientas tecnológicas que permiten dar la orden al banco o entidad financiera para efectuar una determinada operación.
La transferencia electrónica de fondos incluye una gran variedad de transacciones como las siguientes:
Transferencias a cuentas de terceros (incluso de una entidad financiera a otra).
Pago por bienes o servicios.
Pago de tarjetas de crédito.
Transacciones en comercios electrónicos.
Pago de nóminas por parte de las empresas.