Estructura básica de un documento administrativo.
Encabezado
Nombre o logotipo de la institución u organización
es el nombre completo o el logotipo
institucional.
Dirección y datos de contacto (opcional)
En algunos documentos puede ser necesario incluir la dirección
física y los teléfonos o correos electrónicos.
Destinatario
Nombre completo del destinatario
Puede ser una persona, un departamento o una entidad.
Cargo o título (si aplica)
Si se conoce, se debe incluir el cargo o la posición de la persona a quien va dirigido
el documento.
Nombre de la organización (si aplica)
Si el destinatario forma parte de una organización, su nombre
también debe incluirse.
Saludo o fórmula de cortesía
"Estimado/a [nombre]"
Subtópico
"A quien corresponda"
Para casos formales.
"Muy Sr. mío" o "Muy Sra. mía"
Usado en algunos documentos más formales.
Cuerpo del Documento
Introducción
Un párrafo inicial que explique el motivo del documento.
Desarrollo
En los siguientes párrafos, se expone la información principal. Debe ser conciso y directo.
Conclusión (si aplica)
Un cierre que resuma el propósito o indique las acciones que deben seguirse.
Despedida o fórmula de cortesía final
La despedida también debe ser formal y adecuada al tono del documento. Algunas de las fórmulas más
comunes son:
"Atentamente"
"Saludos cordiales"
"Quedo a su disposición para cualquier consulta"
Firma
Firma del remitente
Generalmente ubicada en la parte inferior del documento.
Nombre y cargo
Se coloca debajo de la firma para identificar al responsable del documento.
Anexos (si aplica)
Ejemplo de referencia a anexos
"Adjunto a este documento encontrará los informes solicitados."
Lista de anexos
Se enumeran los documentos adjuntos, si es necesario.