ESTRUCTURA BASICA DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
Los documentos administrativos comunican información formalmente en organizaciones, con una estructura que facilita la comprensión y gestión adecuada de datos.
sus partes
ENCABEZADO
El encabezado inicial del documento incluye información sobre su origen, tipo y, a veces, datos de contacto.
Nombre o logotipo de la institución u organización
Si corresponde, es el nombre completo o el logotipo
institucional.
Dirección y datos de contacto (opcional)
En algunos documentos puede ser necesario incluir la dirección
física y los teléfonos o correos electrónicos.
Fecha
La fecha en que se redacta el documento, generalmente colocada en la parte superior derecha o
izquierda.
Referencia o asunto (opcional)
En algunos documentos se puede incluir una referencia o un número de expediente, y el asunto al que se refiere el documento (por ejemplo, "Solicitud de permiso de ausencia").
DESTINATARIO
El destinatario es la persona o entidad a la que va dirigido el documento.
Nombre completo del destinatario
Puede ser una persona, un departamento o una entidad.
Cargo o título (si aplica)
Si se conoce, se debe incluir el cargo o la posición de la persona a quien va dirigido
el documento.
Nombre de la organización (si aplica)
Si el destinatario forma parte de una organización, su nombre
también debe incluirse.
Saludo o fórmula de cortesía
El saludo es una forma de establecer un tono formal y respetuoso en la comunicación. Dependiendo del contexto, puede variar.
Ejemplos de saludo
"Estimado/a [nombre]"
Para casos formales
"A quien corresponda"
En documentos cuando no se tiene un destinatario específico.
"Muy Sr. mío" o "Muy Sra. mía"
Usado en algunos documentos más formales.
Cuerpo del documento
El cuerpo es la parte central del documento y contiene el mensaje o la información principal.
Introducción
Un párrafo inicial que explique el motivo del documento.
Desarrollo
En los siguientes párrafos, se expone la información principal. Debe ser conciso y directo.
Conclusión (si aplica)
Un cierre que resuma el propósito o indique las acciones que deben seguirse.
Despedida o fórmula de cortesía final
La despedida también debe ser formal y adecuada al tono del documento.
"Atentamente"
"Saludos cordiales"
"Quedo a su disposición para cualquier consulta"
Firma
La firma es una parte esencial del documento administrativo, ya que indica quién autoriza, valida o responde por el contenido del mismo.
Firma del remitente
Generalmente ubicada en la parte inferior del documento.
Nombre y cargo
Se coloca debajo de la firma para identificar al responsable del documento.
Anexos
Si el documento incluye información adicional o documentos relacionados, se debe indicar la existencia de
anexos al final del texto.
Ejemplo de referencia a anexos
"Adjunto a este documento encontrará los informes solicitados."
Lista de anexos
Se enumeran los documentos adjuntos, si es necesario.