IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Se remonta al origen de la escritura, suceso que se liga al comienzo de la historia de la humanidad, donde las siguientes culturas aportaron a este surgimiento documental

A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución
del archivo.

primeros indicios de documentación con carácter financiero

se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad.

se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos

se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo

inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona
natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.

Los archivos son importantes para las
entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma
de decisiones, debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los
trámites que pueda requerir la empresa.

Son características de los documentos que componen un archivo:

económicos

simples

funcionales

exactos

técnicos

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

Según la Organización

Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico

Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central

Según su Uso

Archivo activo: compuesto por documentos del
año actual o años anteriores, que se encuentren
en proceso de tramitación

Archivo semiactivo: son los documentos que
varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor.

Archivo inactivo: son los documentos con
una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones
legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su Naturaleza

Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.

Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

Según su Ciclo Vital

Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia.

se clasifican en:

Archivo general de la nación

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a
la pertinencia pública de cada una de sus entidades:

•Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.

Territorialidad

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional.
• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así cómo se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.