Métodos de la Auditoría Administrativa

Afirma que la Auditoría era un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales, además dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada.

Plantea que el objetivo principal es descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias.

• Planes y objetivos.
• Estructura Organizacional.
• Políticas y prácticas.
• Reglamentos.
• Sistemas y procedimientos.
• Métodos de control.
• Mechas de operación.
• Recurso humano.
• Instalaciones y equipos

• Qué áreas de la empresa están o no funcionando adecuadamente.
• Qué áreas de la empresa cumplen con las expectativas para
desarrollar sus recomendaciones.

• Discusión oral de los aspectos importantes.
• Redacción del informe con los descubrimientos y
recomendaciones.
• Presentación del informe final.

• Revisión de las instalaciones.
• Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y procedimientos.
• Conclusión de cualquier asunto pendiente.
• Verificación del informe con la alta gerencia.

Organigramas

Diagramas

Manuales de Procedimientos

Estudios del Tiempo

Cuestionarios

Investigación de Operaciones

Presentación
a Dirección o
Comité

Elaboración
del informe
con hallazgos

Presentación
escrita del
informe

Nos permite evaluar la eficiencia y la eficacia con que operan las organizaciones por medio de la revisión de los factores que influyen en una organización. Algunos de los factores que se consideran son Medio Ambiente, Productos, Financiamiento, Fuerza de trabajo, Suministros, Mercadeo, entre otros.

El análisis factorial se debe observar desde el punto de vista de rendimiento y la productividad, los factores a evaluar varían de acuerdo con el giro de la empresa, sin embargo, es importante considerar el enfoque holístico de las organizaciones para verificar de que forma un factor influye en todas las áreas de la empresa.

Se define el propósito final, determinando el tiempo disponible, planear el volumen de trabajo, determinar los medios de investigación, obtener la autorización necesaria.

Se procede a definir el objeto de la investigación, se determinan los factores pertinentes, averiguar las funciones de cada factor, recopilar la información necesaria y verificarla.

Determinar el grado de concordancia de la operación de cada factor con las funciones asignadas, identificar que elementos del factor están estimulando la operación, conocer los objetivos que deberían lograrse en cada factor.

los hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones conociendo la ejecución real, los factores limitadores que deben estudiarse con más detalle.

Se preparan documentos para su discusión y presentación, señalando que problemática y diagnóstico están sujetos a juicio, no perdiendo de vista que la responsabilidad la tienen las personas encargadas de la dirección .

Cuestionario sobre productos y procesos

Cuestionario sobre Políticas

Cuestionarios sobre el Ambiente Laboral

Cuestionarios sobre Medio de Producción

Entrevista ala Fuerza de Trabajo

Señalar
hallazgos y
responsables

Presentar
factores de
decisión

Generar toma
de decisiones

Método de American
Management

Esquema General

Establece que en toda organización se deben de evaluar diez áreas, para que de esta forma se puede determinar cómo es el funcionamiento de la organización. Dependiendo el giro de la empresa es que se recomiendan las 10 áreas para investigación. En este caso abordaremos las funciones establecidas para una Empresa con fines de lucro.

Etapas

Que perderían los grupos e individuos en caso de que la empresa cerrara

• Claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para lograr eficiencia.
• Las técnicas y manuales de la organización se usan como instrumentos.
• Se debe tomar en cuenta la organización como un todo.

• La administración correcta genera buenas utilidades.
• Se utilizan tendencias de tipo estadístico.
• No deben permanecer estáticas a lo largo del tiempo.
• Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la competencia.

• Se debe mantener un equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas.
1) Evitar riesgos innecesarios de capital.
2) Aumentar el capital contable por medio de reinversión de utilidades.
3) Obtener dividendos razonables.
4) Mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.

La investigación y desarrollo proporcionan nueva soluciones a los problemas e incluso pueden determinar una orientación distinta para el futuro de la empresa.

La investigación no se limita al laboratorio o a una planta experimental. La labor de investigación y desarrollo debe realizarse incluso en empresas de servicios y en todas aquéllas que no se encuentren necesariamente en el ramo de la producción industrial.

Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y gente distinguida que no trabaja en la empresa, analiza los propósitos de la compañía y garantiza la continuidad de las operaciones.

Para poder obtener utilidades atractivas, es indispensable el manejo adecuado del dinero, y generalmente constituye uno de los problemas más importantes de las empresas. Se deben establecer políticas financieras a largo plazo, adoptar métodos de depreciación, vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso del crédito.

Los siguientes son lineamientos a observar en las políticas financieras en las empresas: * El abuso del crédito para obtener mejores utilidades es una medida peligrosa.En este sentido vale más ser conservadores. * Se deben adoptar métodos de depreciación, de inventarios y otros que complementen la estructura financiera. * En general es necesario procurar la obtención de recursos y realizar una vigilancia estricta sobre el presupuesto.

La calidad de los productos o servicios, así como su precio, son factores determinantes. No es posible pensar sólo en la magnitud de las ventas o en la lealtad de los consumidores, pues en campos sujetos a competencia intensa el factor costo es vital. Es necesario conocer los mejores métodos para incrementar constantemente la eficiencia.

La distribución de los bienes y servicios representa un motor de las actividades dela empresa. Esta actividad requiere coordinación perfecta con las diversas áreas de la institución.

En esta área deben evaluarse aspectos tales como selección y entrenamiento delos vendedores, operaciones de apoyo a la venta, políticas de precios y demás puntos relacionados con este campo.

El funcionamiento de las actividades de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos. En relación a ellos interesa principalmente conocer aspectos de habilidad, integridad, e iniciativa y dinamismo.

Recolección de datos | Ejemplo Evaluación ejecutivos

Cuestionario de Habilidades

Cuestionario de Integridad

Cuestionario Iniciativa y dinamismo

Presentación de informe

Descripción
de hallazgos

Elaboración
del informe
por cada área

Presentación
y sugerencias

Esquema General

Manuel D’azaola creía que siempre se habían
enfocado en las acciones de las personas así como
sus actos, pero que pocas veces se ponía atención
en bienes de producción, economía del esfuerzo
humano y aprovechamiento de recursos. Él creía
que era importante revisar el sistema que generaba
desarrollo económico para que de esta forma se
pudieran cerrar el circulo de la auditoria.

Etapas

Dirección

Proporcionar los medios humanos y materiales para alcanzar y organizar ambos , de manera que aquellos se cumplan económicamente y eficientemente. ( Esta función es la que impulsa la acción)

Financiamiento

Dotar a la empresa de los recursos económicos suficientes para que desarrolle mas actividades con normalidad . Estos recursos pueden provenir del capital proporcionado los accionistas o por el crédito que la empresa y encargado de esta función aya logrado obtener.

Contratación de Personal

Personal idóneo para cada función y adiestrarlo para que cumpla de forma eficiente : Proporcionarle las mejores condiciones económicas,higiénicas y educacionales posibles a fin de elevar la moral del grupo, para que este prestigio influya sobre la conducta de la colectividad.

Producción

Diseñar artículos y servicios que satisfagan necesidades humanas y que tenga una demanda real , para que la empresa tenga un beneficio razonable al realizarlos

Ventas y Distribución

Adoptar las medidas convenientes para asegurar la presencia y aceptación de los productos o servicios en el mercado.

Registro

Establecer sistemas adecuados de contabilidad y estadística que proporciones la información completa , veraz y oportuna que permita orientar a la dirección acerca del resultado de sus operaciones.

Recolección de datos

Investigación

Puede ser interna o externa, se resuelve con formularios previamente formulados para cada función en la que estén comprendidas todas las cuestiones e interés general.

Observación

Prácticamente infinita, puede consistir desde la forma de contestar un telefonema a un cliente o proveedor o la manera e solucionar una duda a un empleado.

Análisis

Analiza documentación como información diversa externa comprendiendo datos sobre el mercado, competencia, fuentes de abastecimiento, materia prima, fuerza de trabajo, etc.

Presentación de informe

Descripción
de las 6
revisiones

Elaboración
del informe

Presentación
y toma de
decisiones

Esquema General

Entre los instrumentos utilizados para mejorar la
calidad en la organización, se encuentra el círculo de
Deming, la aplicación correcta y constaste de esta
técnica garantiza el incremento de un 5% mínimo
mensual de productividad en las áreas
implementadas.

Si bien el concepto de mejora continua empieza a
ser adoptado por muchas empresas, la cultura
organizacional de la dirección no favorece el
desarrollo integral de esta filosofía ya que la
impaciencia de la dirección queriendo ver resultados
inmediatos arruinar cualquier plan a largo plazo que
se pueda tener.

Etapas

Planear

Identifica el problema, se crean objetivos para solucionarlo (como los SMART) y se designan los deberes para lograr dichos objetivos.

Hacer

Los empleados empiezan a trabajar en los cambios para lograr los objetivos planteados, bajo instrucciones previas. En este proceso es recomendable mantener al equipo supervisado y, de ser necesario, hacer una prueba piloto.

Verificar

transcurrido un periodo de tiempo previamente definido desde que se comienzan a hacer las actividades, en la tercera etapa del ciclo de Deming se procede a evaluar los resultados con base en los KPI seleccionados para cada objetivo. De este análisis se comprueba la eficiencia y eficacia de las acciones tomadas.

Actuar

Se toman decisiones con base en el aprendizaje obtenido. Si hubo fallas, se definen acciones correctivas. Si, por el contrario, los resultados fueron óptimos, se documenta dicho cambio y se integra dentro de los procesos empresariales.

Recolección de Documentos

Hojas de Verificación

Estratificación