PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y DE EJECUCIÓN

INTRODUCCIÓN A LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos, pueden servir tanto para la gran empresa como para las PYME´S.

METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS

1. levantamiento de información.
2. análisis de la información recogida.
3. diseño general de los procedimientos propuestos.
4. evaluación con los usuarios de los procedimientos
Propuestos.
5. elaboración de manuales de procedimientos.
6. adiestramiento de los usuarios en los nuevos
Procedimientos y en el uso de los manuales.
7. implantación de los nuevos procedimientos.
8. seguimiento y actualización de los procedimientos.

Levantamiento de la información

Diagnosticar los actuales procedimientos en uso en la Empresa. Este diagnóstico se realiza a través de la técnica de la Entrevista.

Análisis de la información
recogida

Se detectan las áreas críticas de cada procedimiento, es decir, aquellos pasos del procedimiento donde se presentan problemas en el flujo de información, debido a duplicidad de trabajo, falta de algún paso en el proceso, eliminación o creación de formularios, etc.

Diseño general de los
procedimientos propuestos

Este diseño general de los nuevos procedimientos debe ser discutido con otros analistas, a fin de que exista un consenso general sobre los planteamientos a realizar al usuario.

Evaluación con los usuarios de los procedimientos diseñados

Esta etapa es sumamente importante y consiste en discutir y evaluar los procedimientos y formularios propuestos con las personas de la empresa a las que les va a corresponder ejecutarlo.

Elaboración del manual de
procedimientos

Redactar el manual o los manuales respectivos:

 Las diferentes sesiones que se deben realizar.
 El área o departamento donde se ejecuta cada
 Acción.
 El cargo responsable de ejecutar cada acción.
 El código del formulario que interviene en cada
 Acción.

Actividades a realizar a todo Procedimiento de desarrollo, instalación y seguimiento

Recolección y análisis de información.
2. Diseño del anteproyecto del procedimiento.
3. Envío de comentarios (1 a 4 semanas).
4. Elaboración de los instructivos.
5. Revisión y análisis de comentarios.
6. Diseño del procedimiento definitivo.
7. Elaboración de flujogramas.
8. Entrega a edición (mecanografía).
9. Revisión y corrección de lo mecanografiado.
10. Envío a firma de aprobación.
11. Preparación del material de instalación.
12. Elaboración y aprobación del “Plan de Instalación”.
13. Adiestramiento detallado.
14. Entrega al usuario del Sistema.
15. Revisión, seguimiento y evaluación del Procedimiento
(3 meses, Auditoría de Sistemas).
16. Ajuste y correcciones de procedimientos (usuarios).
17. Incorporación de las correcciones al procedimiento
o edición y distribución.
18. Informe de fin de fase, instalación y seguimiento.
19. Informe de fin de fase.

Programa de actividades (Diagrama de Barras)

I Entrevistas y recolección de información.
II Análisis detallado del proceso.
III Diseño preliminar (anteproyecto).
IV Comentarios de los usuarios.
V Flujogramas, formularios e instructivos.
VI Diseño definitivo.
VII Escritura, revisión y correcciones.
VIII Firmas de aprobación.
IX Instalación y entrega a usuarios.