RESOLUCIÓN 1995 DE 1999 Y RESOLUCIÓN NO 839 DE 2017
RESOLUCION 1995 DE 1999
CAPÍTULO I
DEFINICIONES Y DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1
DEFINICIONES
A)documento obligatorio, privado, implementado como un registro cronológico de las condiciones de salud del usuario, paciente
B) condición actual del paciente,registro del estado de salud actual o antecedentes que permitan identificar factores que alteren el estado de salud del paciente
C)equipo asistencial, profesionales, es decir un registro de todo el personal asistencial que participó en la atención del paciente
D)registro y archivo, conjunto de documentos obligatorios, registrando el estado de salud actual del paciente y todo procedimiento realizado a partir de la última asistencia médica
E)archivo pacientes activos o archivo en gestión, conocido como el resguardo de las historias clínicas de pacientes no utilizan la atención transcurridos 5 años, teniendo en cuenta la última atención
F)archivo pacientes inactivos después de no volver a usar los servicio de salud
G)registros: valor científico e histórico, es decir aquellas historias
que permitan un estudio anatómico anormal, en pro de la identificación de nuevas curas
ARTÍCULO 2
AMBITO DE APLICACIÓN
ámbito de aplicación
disposiciones de salud, caracter obligatorio para toda aquella institucion y profesional de la salud que intervengan en los tratamientos implementados para
el paciente
ARTÍCULO 3
CARACTERÍSTICAS DE LA HISTORIA CLÍNICA
Características de la historia clínica
disponibilidad - utilización de la historia registrada integridad - información especifica
secuencialidad - registro cronológico racionalidad científica - registro y evidencia
oportunidad - diligenciamiento del servicio
ARTÍCULO 4
OBLIGATORIEDAD DE REGISTRO
registro obligatorio para profesionales de la salud, es decir todo profesional, técnico o auxiliar que realice o intervenga dentro del tratamiento instaurado para el paciente, durante su estancia medica
CAPÍTULO II
DILIGENCIAMIENTO.
ARTÍCULO 5. GENERALIDADES..
La Historia Clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.
ARTÍCULO 6.- APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA.
Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario debe
realizar el proceso de apertura de historia clínica.
ARTÍCULO 7. NUMERACION CONSECUTIVA DE LA HISTORIA CLINICA
Todos los folios que componen la historia clínica deben numerarse en forma consecutiva, por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento de la misma.
ARTÍCULO 8.- COMPONENTES
Son componentes de la historia clínica, la identificación del usuario, los registros
específicos y los anexos.
ARTÍCULO 9.- IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO.
usuario, apellidos y nombres completos, estado civil, documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, sexo, ocupación, dirección y teléfono del domicilio y lugar de residencia, nombre y teléfono del acompañante; nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del usuario, según el caso
ARTÍCULO 10.- REGISTROS ESPECÍFICOS.
El prestador de servicios de salud debe seleccionar para consignar la información de la atención en salud brindada al usuario
CAPÍTULO III
ORGANIZACION Y
MANEJO DEL
ARCHIVO DE
HISTORIAS
CLINICAS.
ARTICULO 12
OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO.
Todos los prestadores del servicio de salud deben de tener un archivo único de historias clínicas guardado los principio según el acuerdo de 07 de 1994
ARTICULO 13 CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA
Estara a cargo del prestador de
servicios de salud, podra entregar
copia de historia clinica al usuario
o representante legal cuando lo
solicite.
ARTÍCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA.
según la ley pueden acceder a la información de la historia clinica Usuario, equipo de salud, autoridades judiciales
ARTÍCULO 15.- RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN.
Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente
resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
ARTÍCULO 16.- SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS.
el prestador de la salud debe velar
por la conservacion de la HC en
buenas condiciones fisicas y acceso
limitado al personal de salud
autorizado.
ARTÍCULO 17.- CONDICIONES FÍSICAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA
CLÍNICA.
se debe conservar en condiciones
locativas segun parametros del
archivo general de la nacion en los
acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y
05 de 1997.
ARTÍCULO 18.- DE LOS MEDIOS TÉCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE
LA HISTORIA CLÍNICA.
los prestadores de salud pueden
utilizar medios fisicos y tecnicos
como computadoras, donde solo
pueda ingresas personas
autorizadas a la HC. y generar
codigos donde establescan quien
realizo los registros hora y fecha.
CAPÍTULO IV
COMITÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS
ARTÍCULO 19 DEFINICIÓN
Defínase el comité de historias clínicas como el conjunto de personas que al interior de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clínica
ARTÍCULO 20 FUNCIONES DEL COMITÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS
Promover en la Institución la adopción de las normas nacionales sobre historia clínicas Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas Elevar a la Dirección y al Comité Técnico-Científico, recomendaciones sobre los formatos de los registros específicos Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración
ARTÍCULO 21 SANCIONES
Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente
resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
ARTÍCULO 22 VIGENCIA
La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias
RESOLUCIÓN 839 DE 2017
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1
OBJETO
- destino de la historia clínica en
diferentes situaciones -establecer bajo conservación el
manejo de las historias clínicas y su
disposición final - en caso de liquidación, tener un
plan para el manejo o destino final
de las historias clínicas.
ARTICULO 2
AMBITO DE APLICACIÓN
- disposiciones aplicadas a aquellas
entidades que hacen parte del
SGSSS - régimen especial, en este caso las
entidades que hacen parte de este
régimen también dispondrán de
estas disposiciones - aquellos profesionales
independientes que no decidan
seguir con la prestación de sus
servicios de salud, que tengan bajo
su poder historias clínicas. - disposiciones aplicadas también a
aquellas entidades que están
integradas dentro del SGSSS y se
encuentren en proceso o
liquidación total
CAPÍTULO II
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA HISTORIA CLÍNICA
Artículo 3. Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la
historia clínica
el derecho internacional humanitario, los terminos de retencion y conservacion documental se duplicara si al momento de tener en custodia una HC esta llegara a formar parte de un proceso relacionado con delitos.
Artículo 4. Disposición final del expediente de historia clínica.
que se haya cumplido el tiempo de retencion y conservación documental de que trata el articulo anterior.
Artículo 5. Procedimiento de eliminación de historias clínicas
Identificarán cada una de las historias clínicas que se vayan a eliminar, de lo cual levantarán un acta denominada "acta de eliminación", indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar, que será firmada por el representante legal de la entidad. inventario documental, de conformidad con el Formato Único
de Inventario Documental y su instructivo, reglamentado por el Archivo
General de la Nación, el cual deberán publicar en medio de amplia difusión
o en su página de internet.
CAPÍTULO III
CAPITULO 6 Manejo de los expedientes de las
historias clínicas en el proceso de
liquidación.
Toda identidad SGSSS que se encuentre en liquidacion tiene como responsabilidad la
custodia y liquidacion y conservacion de la historia clinica.
CAPITULO 7 EXPEDIENTES DE HISTORIAS CLÍNICAS DE PERSONAS
SIN AFILIACIÓN.
la historia clinica se entrega a la entidad departamental o distritral de
salud del domicilio y sede donde se les haya prestado el servicio por parte
de la entidad liquidada o en liquidación.
CAPITULO 8 EXPEDIENTES DE HISTORIAS CLÍNICAS EN CUSTODIA
PROFESIONALES INDEPENDIENTES QUE FALLEZCAN.
los herederos entregarán las hc a la entidad departamental o distrital de
salud del domicilio donde aquel venía prestando sus servicios al momento
del fallecimiento.
la entidad departamental o distrital de salud deberá revisar si el usuario
tiene afiliación al SGSSS y, de ser así, procederá a remitir la correspondiente
historia clínica a la entidad promotora de salud donde se encuentre dicha
afiliación.
CAPITULO 10 CONTINUIDAD EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD.
las empresas prestadoras de salud que adquieran estas HC deberan
recibirlas en el estado que se encuentren, custodiarlas y llevarles a
cabo el proceso de gestión que requiera
CAPÍTULO IV
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 11 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
El uso, manejo, recolección, tratamiento de la información y disposición final de las historias clínicas, deberá observar lo correspondiente a la protección de datos personales, de que trata la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y las disposiciones que las modifiquen o sustituyan.
ARTÍCULO 12 NORMATIVA APLICABLE EN EL CASO DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE CUSTODIAN Y MANEJAN HISTORIAS CLÍNICAS.
Las personas naturales o jurídicas que pese a no tener la calidad de prestadores de servicios de salud, contraten profesionales de la salud para prestar servicios en sus sedes e instalaciones y que como tal, custodien y conserven expedientes de historias clínicas, se sujetarán a lo dispuesto en la presente resolución
ARTÍCULO 13 SANCIONES
Los prestadores de servicios de salud y demás destinatarios que incumplan lo establecido en esta resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
ARTÍCULO 14 VIGENCIA Y DEROGATORIAS
La resolución se imparte desde la fecha que fue creada hasta la modificación que fue en la resolución de 1995 de 1999.