SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTÓNICO DE ARCHIVO (SGDEA)

Actualizar la Tabla de Retención Documental

Programa de Gestión Documental

Planeación

Producción

Gestión y trámite

Organización

Transferencia

Disposición de documentos

Preservación a largo plazo

Valoración

Plan institucional de Archivos

Planeación estratégica

•ISO 15489 - 1: información y documentación – gestión de documentos
• ISO 15489 - 2: información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Guía
• NTC 16175 - 1: información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los
registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: información general y declaración
de principios
• NTC 16175 - 2: información y documentación: principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 2: directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de registros digitales/ ICONTEC
• NTC-ISO 30301: información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos
• NTC-ISO 30302: información y documentación. Sistemas de gestión para los
documentos. Guía de implantación.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ISO 15489 ISO 3030

SISTEMA DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

Cuadro de Clasificación Documental

Tabla de Retención Documental

Controles de seguridad

Conservación y eliminación

Captura y registro de documentos

Búsqueda y recuperación

Administración

OBJETIVO DEL SGDEA:

Proporcionar un repositorio seguro para la conservación de documentos

La gestión de documentos es permitida

Cuando un documento es declarado documento de archivo es prohibido su modificación

Solo se conserva la versión final del documento, para lo cual no se permite modificaciones

Eliminación documental es prohibida

Excepto en

Transferencias de un archivo a otro

Si se han cumplido en un tiempo establecido en la TRD

Si la disposición final es eliminación

Clasificación documental

Obligatorio, es la necesidad de un instrumento archivístico que permita la clasificación documental en la entidad e acuerdo a su estructura orgánico - funcional

Garantizar el funcionamiento de las comunicaciones y conectividad de la plataforma con los servidores SGDEA con el Ministerio de Defensa Nacional - conectividad con el MDN

Velar por la conectividad Fondetec y Ministerio de Defensa Nacional

Velar por la infraestructura tecnológica del MDN -Administración de servidores – Software - Hardware

Velar por la seguridad de la información en el aplicativo (fuga de información)

Velar por la administración de credenciales del directorio de la UGG (usuarios y contraseña)

Velar por el acceso en la instalación de programa y sus complementos del SGDEA

Velar por la parte contractual (estudios previos)

Estudio de mercado

Elaboración de informes

Trámite de pago

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Inicio del registro de las comunicaciones oficiales

Expedientes - Registro de comunicaciones oficiales -Radicar

2 1ª PANTALLA / 1ª TAREA: INICIO DEL REGISTRO

Una vez el Radicador haya ingresado en el expediente visualizará una pantalla en la que se encuentran las secciones que se describen a continuación. Es importante mencionar, que aquellas secciones en las que aparezca (*) son obligatorias, por lo que el Radicador no podrá avanzar el procedimiento hasta que haya completado estos aspectos

Puntos de registro

En este formulario, podrá seleccionarse el punto de registro desde el cual se realiza la radicación de la solicitud que se desea radicar

Al pinchar sobre la LUPA se abrirá la siguiente pantalla en la que el Radicador deberá seleccionar el punto de registro en el cual esté trabajando

Puede seleccionar el punto de registro posicionándose en el mismo y pulsando el botón “Seleccionar” o haciendo doble clic en el registro que desea seleccionar

Asunto

El Radicador deberá introducir en este formulario el asunto de la solicitud que se pretende radicar; por ejemplo: “Solicitud para expediente de Código de Descuento”

Nivel de confidencialidad

En este desplegable el Radicador deberá seleccionar el nivel de confidencialidad que aplica para la solicitud que se está radicando

Datos sobre el registro

En este formulario, se deberán diligenciar los campos siguientes

•Libro de registro. Libro de registro en el que se va a dejar constancia de las solicitudes radicadas. Los libros de registro que aparecerán en el desplegable son aquellos que se hayan configurado

•Reserva. En el caso de que los radicados correspondan a números reservados se deberá diligenciar en este campo a qué reserva corresponden. Las opciones que aparecerán en el desplegable se corresponden con las reservas realizadas

•Fecha origen. Fecha en la que se redactó el documento que se está radicando. En este caso pulsando CALENDARIO se mostrará un calendario en el que se podrá seleccionar la fecha

•Número origen. Número que se corresponde con el documento que se está radicando (por ejemplo, el número de un oficio o de una resolución

•Prioridad. Diligenciar la prioridad en la que se desea realizar la acción correspondiente a la solicitud que se está radicando

•Medio de recepción. Diligenciar el medio a través del cual se ha recibido la solicitud que se desea radicar

•Observaciones. El Radicador puede diligenciar en este campo aquellas observaciones que crea necesarias referidas a la solicitud que se está radicando

Consecutivo provisional

En este formulario, el Radicador tiene que relacionar el radicado con en el número de solicitud provisional que se le dio anteriormente a la solicitud que se está radicando

Para relacionarlo, deberá pulsar el botón de la lupa y seleccionar el consecutivo de entre los que aparecen disponibles

Interesados

Para diligenciar los datos de los solicitantes el Radicador deberá pulsar el botón NUEVO del siguiente formulario

Al pulsar el botón “Nuevo”, aparecerá el siguiente formulario en el que se diligenciarán todos los datos personales del solicitante

Nombre

Género

Profesión

Dirección

Observaciones

Provincia

Población

Una vez se hayan diligenciado los datos correctamente, se pulsará el botón “Aceptar” para agregar el solicitante a la solicitud que se está radicando

Tras diligenciar correctamente los datos en los formulados indicados anteriormente, se deberá pulsar el botón para pasar a la 2º Pantalla.

IMPORTANTE: En el momento en el que el procedimiento avanza de la primera tarea a la segunda, se le asocia un número de radicado a la solicitud introducida

3 2ª PANTALLA / 2ª TAREA: RADICADO CON ÉXITO

Esta tarea es realiza por el Radicador. Se mostrará la siguiente información genérica sobre el procedimiento

Además, se mostrará la siguiente información

Nº de radicado

El número de radicado que se ha asignado a la solicitud se mostrará de la siguiente manera

EXT12-62

Estará habilitado el botón de “Imprimir sello” gracias al cual se podrá imprimir el sello de radicado

Se abrirá una nueva ventana con el sello generado y con la pantalla de impresión para realizar la acción

Gestión de documentos

Gracias a este campo, el Radicador podrá adjuntar los documentos que sean precisos a la solicitud radicada

Las opciones disponibles son las que se muestran en la imagen: subir documento electrónico, imprimir etiquetas y escanear documento.

El botón “Ver documento” estará habilitado cuando se haya adjuntado un documento

Una vez se hayan realizado las acciones necesarias las opciones disponibles para avanzar de tarea son

Guardar datos

Guarda los datos introducidos anteriormente

Finalizar tarea

Avanza el procedimiento a la siguiente tarea

Iniciar nuevo

Inicia un nuevo registro sin copiar ningún datos de la solicitud que se está radicando

Iniciar nuevo copiando interesados

Inicia un nuevo registro copiando los datos del solicitante interesado en la solicitud que se está radicando actualmente (por si un mismo solicitante presenta dos o más solicitudes, por ejemplo

Iniciar nuevo copiando datos básicos

Inicia un nuevo registro copiando todos los datos de la solicitud que se está radicando a excepción de los datos referidos al solicitante

Iniciar nuevo copiando todo

Inicia un nuevo registro con todos los datos de la solicitud que se están radicando

Ir a tareas pendientes

Lleva al Radicador a sus tareas pendientes

4 3ª PANTALLA / 3ª TAREA: ENVÍO A RESPONSABLE COMUNICACIONES OFICIALES

En este caso, el Auxiliar de Registro será el responsable de la realización de la tarea

Por otro lado, se mostrará un campo en el que el Auxiliar de Registro deberá seleccionar las dependencias a las que se deben trasladar las solicitudes radicadas

Para seleccionar la dependencia, deberá pulsar el botón AÑADIR DEPENDENCIA y aparecerá un cuadro de diálogo con el árbol organizativo del MDN

El Auxiliar de Registro deberá seleccionar la dependencia a la que se envía la solicitud radicada, posicionándose encima de la misma y haciendo doble clic

Una vez seleccionada aparecerán disponibles los botones: cambiar dependencia, reenviar o borrar

Además, en la columna “Estado” se indicará si la solicitud está pendiente de envío o si ya se ha enviado la solicitud a la dependencia seleccionada

Por otro lado, se podrá enviar copias de la solicitud radicada a otras dependencias, a través del campo que se muestra a continuación, y del mismo modo que el indicado anteriormente para seleccionar a la dependencia de destino de la correspondencia

Para enviar la comunicación, se deberá pulsar el botón ENVIAR COMUNICACIÓN OFICIAL

MÓDULO REGISTRO ÚNICO DE ABOGADOS RUA

TAREAS DEL ASISTENTE

Ingreso por expedientes- Registro Único de Abogados (RUA)-iniciar RUA

Seleccionar dependencia interesada

Diligenciar un breve asunto que identifique el expediente

Seleccionar el nivel de confidencialidad con el que se deberà tratar el expediente que va a iniciar

Todos los campos son obligatorios

se pulsa el botón iniciar RUA

DATOS INICIALES

Para poder avanzar el procedimiento y realizar el registro o la actualización del abogado, se deberá seleccionar “Sí” en la pregunta “¿La tarjeta profesional está activa y vigente?”

Finalizar tarea F8

ELABORACIÓN ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO

En esta tarea el Asistente deberá consultar si el abogado está registrado. para ello, pulsará en la LUPA y se abrirá una ventana . a continuación, realizará la consulta buscando en el campo de texto situado arriba a la derecha.

En este paso se pueden dar dos situaciones:

El abogado ya está registrado

El abogado todavía no está registrado

ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO

Si el abogado existe en la base de datos, deberá seleccionarlo y pulsar SELECCIONAR la ventana se cerrará y los datos se habrán cargado automáticamente en un formulario básico.

Número de documento

Nombres completos

Apellidos completos

Documento de identidad

FINALIZAR TAREA (F8)

REGISTRAR DATOS RUA

En este caso de registro nuevo, se debe completar la información con respecto a los estudios superiores, los otros estudios y la experiencia laboral mediante el botón AÑADIR

Se abrirá una nueva ventana en la que deberá diligenciar el breve formulario que se muestra y a continuación pulsar sobre GUARDAR

Si tuviera que añadir más de un registro pulse GUARDAR Y NUEVO

En caso de actualización de registro

Si tuviera que modificar la primera parte del formulario, correspondiente a la información personal, recuerde pulsar el botón

En cualquier caso, ya sea por un registro nuevo o una actualización del registro, antes de finalizar la tarea pulse GUARDAR DATOS y FINALIZAR TAREA (F8)

REVISIÓN REGISTRO

El sistema redactará de forma automática el RUA con base a lo diligenciado en las tareas anteriores, por lo que en esta tarea deberá revisarse el registro

Pulsar botón VER y se abrirá el visor de documentos

Si el documento es correcto seleccione “Sí, adjuntar soportes” en el desplegable “¿Es correcto el documento?” y pulse FINALIZAR F8

En caso de “No” en el desplegable “¿Es correcto el documento?” y automáticamente aparecerá un área de texto en el que se podrán diligenciar unas observaciones.

Para avanzar el procedimiento, pulse FINALIZAR TAREA y el sistema volverá a la tarea anterior “Registrar datos RUA”

ADJUNTAR SOPORTES

En esta tarea se deberán adjuntar los soportes correspondientes según el caso. En esta tarea se deberán adjuntar los soportes correspondientes según el caso.

Al inicio, las secciones aparecerán plegadas y para saber qué documentos son necesarios aportar bastará con pinchar sobre la sección que corresponda (Ver imagen). A continuación,se pulsa VER IMAGEN.

Subir documento electrónico

Adjuntar cada uno de los documentos requeridos

FINALIZAR TAREA (F8)

SOLICITUD CONTRATO Y COTEJACIÓN CON EL REGISTRO

En esta tarea de espera, el Asistente deberá solicitar el contrato y cotejarlo con el Registro actual

Si la información coincide, seleccione “Sí” en el desplegable “¿La información es correcta?” y a continuación pulse FINALIZAR TAREAS F8

seleccione “No” en el desplegable “¿La información es correcta?” y a continuación pulse FINALIZAR TAREAS F8

El sistema volverá a la tarea anterior “Registrar datos RUA”

ASIGNAR FECHAS

En esta tarea del Asistente, deberá indicar la fecha del nuevo registro/actualización en la tabla “Fechas del Contrato” mediante el botón AÑADIR

Se guardan en el expediente y se traslada al documento.

Diligencia todos los datos y pulsa GUARDAR

FINALIZAR TAREA (F8)

IMPRESIÓN Y FIRMA MANUAL ABOGADO Y DIRECTOR

En esta tarea de espera del Asistente, se deberá imprimir el registro y hacerlo firmar tanto por el Abogado como por el Director de forma manual. Una vez el documento esté firmado pulse FINALIZAR TAREA (F8)

SUBIDA REGISTRO FIRMADO

Tarea que recibirá el Asistente para adjuntar el Registro firmado, que se imprimió y se llevó a firmar en la tarea anterior, de forma que quede reflejado en el expediente.

Para ello deberá pulsar el botón SUBIR DOCUMENTO

Pulsar AÑADIR

TERMINAR

ENVIAR REGISTRO

En la siguiente tarea del Asistente, se podrá enviar el Registro.

Para ello, acuda a la pestaña “Documentos”, seleccione el documento que desea enviar y pulse el botón AVISOS

Se abrirá una ventana en la que deberá seleccionar “Envío de email” en el desplegable “Tipo de envío” y verá una pantalla como esta

Podrá diligenciar la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto o el cuerpo del mensaje Al finalizar pulse ENVIAR

Para avanzar el procedimiento pulse FINALIZAR TAREA F8

“Fin de proceso”

ADJUNTAR SOPORTES

Defensor técnico

Si el abogado no existe en la base de datos, deberá crear un registro nuevo mediante el botón AÑADIR . se abrirá una nueva ventana en la que podrá diligenciar un formulario sobre la información personal del abogado (Los estudios superiores, otros estudios y la experiencia profesional podrán añadirse en la siguiente tarea “Registrar datos RUA”, al finalizar se pulsa GUARDAR

Los datos se cargan de forma automàtica

FINALIZAR TAREA (F8)

MÓDULO ÓRDENES DE PAGO

TAREAS DE SOLICITANTE

Podrá iniciar un expediente de Orden de pago cualquier usuario de la plataforma que tenga permisos como iniciante

El expediente se iniciará con la dependencia a la que pertenece el usuario que solicita el pago y se cambiará, automáticamente, al grupo ‘Gestión Administrativa y Financiera’ dentro del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública.

1.1 INICIO

El usuario que solicite la Orden de Pago, puede iniciar el expediente desde Inicio –
Expedientes – Orden de Pago.

Se cargará el formulario de la tarea de Inicio.

Campos a diligenciar

Dependencia interesada

Categoría de pago:

Recuerde que los datos destacados con (*) son obligatorios y no podrá iniciar expediente sin haberlos completado.

Presione INICIAR ORDEN DE PAGO para continuar.

1.2 ADJUNTAR DOCUMENTOS DE SOPORTE

El usuario que inició el expediente recibe esta tarea en la que puede ver un resumen en la pestaña General.

La dependencia con la que se inicia el expediente es la del usuario que inicia.

Se muestra un formulario donde poder ingresar toda la información que soporte la solicitud de la orden de pago.

En primer lugar, DILIGENCIAR FORMULARIO ORDENACIÓN DE PAGOS (FIDEICOMITENTE).

Contiene los siguientes campos

Fecha: por defecto se carga automáticamente la fecha actual

Consecutivo Externo: campo de texto donde puede ingresar el consecutivo que esté relacionado con la solicitud de la orden de pago en curso

Código Negocio Fiduprevisora: por defecto carga automáticamente el valor 310517. Campo obligatorio.

Nombre del Negocio: por defecto carga automáticamente el valor PAP MINDEFENSA NACIONAL FONDETEC. Campo obligatorio.

A continuación, se solicitan los datos del BENEFICIARIO PRINCIPAL.

Tipo de documento: Lista desplegable donde puede seleccionar entre las siguientes opciones. Campo obligatorio.

Número de Documento: Campo numérico para digitar el número de documento del Beneficiario Principal. Campo obligatorio.

Nombre y Apellidos: Campo de texto para digitar el nombre completo del Beneficiario Principal. Campo obligatorio.

Régimen Contributivo. Lista desplegable donde puede seleccionar entre las siguientes opciones. Campo obligatorio.

Banco. Campo de texto para digitar el nombre del Banco del Beneficiario
Principal. Campo obligatorio.

Sucursal. Campo de texto para digitar el nombre de la Sucursal del Beneficiario Principal. Campo obligatorio.

Tipo Cuenta. Lista desplegable donde puede seleccionar entre las siguientes opciones. Campo obligatorio.

Número Cuenta. Campo de texto para digitar número de cuenta del Beneficiario Principal. Campo obligatorio.

Método de Pago. Lista desplegable donde puede seleccionar entre las siguientes opciones. Campo obligatorio.

¿Cuál? Campo de texto para especificar el método de pago. Sólo se mostrará en caso de haber seleccionado Método de Pago: ‘Otro’.

Concepto del Gasto. Lupa para seleccionar el Concepto del gasto. Campo obligatorio.

Rubro. Campo que cargará automáticamente el código correspondiente al Concepto seleccionado previamente.

Descripción del Pago. Campo de texto donde puede describir el pago relacionado. Campo obligatorio.

Valor Total. Campo numérico donde puede ingresar el valor total solicitado. Campo obligatorio. Ingrese el valor sin puntos ni símbolos, al cambiar de campo el sistema dará formato automáticamente.

Formulario de BENEFICIARIOS DE ENVÍO O CESIÓN.

Número Total de Beneficiarios de Envío o Cesión. Campo de texto donde puede ingresar total de esos beneficiarios. Campo opcional

Valor Total. Campo numérico donde puede ingresar el valor total. Campo opcional

Tipo de documento. Lista desplegable donde puede seleccionar entre las opciones CC. CE

Número de Documento: Campo numérico para digitar el número de documento del Beneficiario de Envío o Cesión. Campo opcional.

Régimen Contributivo. Lista desplegable donde puede seleccionar entre las siguientes opciones. Campo opcional.

Banco. Campo de texto para digitar el nombre del Banco del Beneficiario de Envío o Cesión. Campo opcional.

Tipo de Cesión. Lista desplegable donde puede seleccionar entre las siguientes
opciones. Campo opcional.

Tipo Cuenta. Lista desplegable donde puede seleccionar entre las siguientes opciones. Campo opcional.

Número Cuenta. Campo de texto para digitar número de cuenta del Beneficiario de Envío o Cesión. Campo opcional.

Sucursal. Campo de texto para digitar el nombre de la Sucursal del Beneficiario de Envío o Cesión. Campo opcional.

DOCUMENTOS A APORTAR COMO SOPORTE

Documentación que se mostrará si la Categoría de pago es Bienes y Servicios:

Factura

Certificación supervisor

Soportes

Documentación que se mostrará si la Categoría de pago es Caja Menor:

Planilla de caja menor

Soportes

Documentación que se mostrará si la Categoría de pago es Honorarios:

Factura o cuenta de cobro

Pagos parafiscales

Informe del supervisor

Informe de actividades

Honorarios por primera vez ( certificación bancaria, certificado de aptitud laboral, RUT, declaración juramentada de rentas y declaración juramentada de pago de parafiscales.

Documentación que se mostrará si la Categoría de pago es Honorarios:

Cuenta de cobro

Tiquetes aéreos o terrestres

Calidad tributaria

Subtema

Copia del RUT

Legalización comisión

Certificación de permanencia

Oficio de autorización

Soportes de las diligencias

Ese check list es un recordatorio para el usuario, pero los documentos deberán ser adjuntados desde este componente:

Gestión de documentos

Subir documento electrónico. Para adjuntar al expediente documentos en formato digital, presione el botón SUBIR DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Se mostrará una ventana para adjuntar el documento, presionando el botón “Añadir”:

En ese momento, se abrirá un explorador para seleccionar archivos de su PC, o accesibles desde él.

Seleccione el documento y presione “Abrir”. Se actualizará la información del
documento a adjuntar.

Subidos todos los documentos, presione “Siguiente” y el sistema le pedirá que seleccione el tipo documental correspondiente al documento que desea adjuntar.

Según el tipo documental seleccionado, se mostrarán unos metadatos u otros que deberá completar (recuerde que aquellos campos con asterisco (*) son obligatorios). Presione “Terminar”

Confirmar subida de documentos

Presione “Aceptar” y se actualizará la información en el componente de Gestión de documentos

Escanear documento

Para escanear un documento y adjuntarlo al expediente
en curso, presione ESCANEAR DOCUMENTO

En este caso, también aparecerá disponible un formulario en el que deberá seleccionar el tipo documental del documento que va a escanear y completar los metadatos asociados al mismo.

A continuación, deberá seleccionar el escáner configurado para su equipo en el seleccionable “Escanear documento Seleccione fuente”:

Tras seleccionar el escáner, escriba el nombre del documento a escanear y presione el botón “Escanear”.

Completados todos los datos en esta tarea, presione FINALIZAR TAREA para transmitir la solicitud al Auxiliar Administrativo.

En caso de que el Auxiliar Administrativo considere que la documentación no es correcta, recibirá nuevamente esta tarea con un formulario que únicamente se mostrará en ese caso y en el que le detalla los ajustes a realizar por su parte.

Tras realizar los ajustes pertinentes, vuelva a FINALIZAR TAREA para que el Auxiliar Administrativo vuelva a revisar.

Al finalizar las tareas propias del SOLICITANTE, el expediente cambiará automáticamente a la dependencia responsable de gestionar las órdenes de pago ‘Gestión Administrativa y Financiera’, que depende del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública.”

Se mantendrán los permisos de confidencialidad para la dependencia originadora, de manera que siempre podrá consultar el expediente desde la vista “Mis órdenes de pago activas”.

2 TAREAS DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO

El usuario que actúe como Auxiliar administrativo recibirá en su escritorio una tarea pendiente cuando el solicitante finalice su tarea “Adjuntar documentos de soporte.

2.1 REVISAR DOCUMENTOS DE SOPORTE

Presione sobre la tarea para seleccionarla y después o haga doble clic sobre ella para acceder a la tarea.

Se muestra el estado en que se encuentra el pago solicitado: EN TRÁMITE.

Es necesario que uno de ellos presione el enlace Asignarme esta tarea para que pueda realizarla, y desaparezca del escritorio de los demás como tarea pendiente.

Si solo un usuario tiene asignado el rol, al acceder a la tarea directamente una pantalla

Acceda a la pestaña Documentos para revisar la documentación que soporta la orden de pago.

Seleccione un documento y presione el botón “Ver”. Se mostrará el documento en una nueva ventana

Para cerrar, presione el botón CERRAR

Para consultar datos del formulario en el que el solicitante ingresa los datos de la Orden de Pago, desde la pestaña Formularios, presione sobre el “Formulario Elaborar Orden de Pago

Revisada la documentación y los datos de la Orden de Pago, indique en el formulario si la documentación de soporte es correcta

Si, por el contrario, detecta alguna inconsistencia y desea devolver el expediente a quien solicitó la Orden de Pago, cambie el sentido de la revisión y se mostrará un campo donde podrá ingresar los ajustes a realizar

Presiona FINALIZAR TAREA para continuar

2.2 GENERAR ORDEN DE PAGO

El Auxiliar Administrativo accede a esta tarea en la que encontrará el formato de Orden de Pago ya elaborado, con los datos ingresados por el Solicitante

Presione el botón VER y se mostrará el documento en una nueva ventana

Para cerrar la ventana, presione VOLVER

El dato del campo Consecutivo se completará utomáticamente al firmar la Orden de Pago, por lo que no debe digitar nada en ese espacio

Los nombres de los usuarios revisores, si quiere que aparezcan, deberá editar el documento para digitarlos.

No digite nada en el espacio reservado para el firmante, se insertará automáticamente los datos del usuario que firme la Orden de Pago y, si la tiene configurada, su rúbrica.

A excepción de los nombres de los revisores, no debe digitar o modificar nada sobre el documento en esta tarea ya que, el Ordenador del gasto revisará unos datos sobre el formulario que no corresponden con lo que aparece en el documento que debe firmar.

Revisado el documento, presione FINALIZAR TAREA

Revisión del Administrativo y Financiero

2.3 SUBIR ORDEN DE PAGO ENTREGADA EN LA FIDUCIA

El usuario que actuó como Auxiliar Administrativo recibe esta tarea para que, una vez recibida la confirmación de entrega de la Orden de Pago en la Fiducia, pueda subir al expediente el soporte de ello.

Presione el botón cuando tenga la Orden de Pago con el sticker de la Fiducia. No podrá finalizar esta tarea sin adjuntar el documento de soporte.

En ese momento, se abrirá un explorador para seleccionar archivos de su PC, o accesibles desde él.

Seleccione el documento y presione “Abrir”. Se actualizará la información del documento a adjuntar.

Subidos todos los documentos, presione “Siguiente” y el sistema le pedirá que seleccione el tipo documental correspondiente al documento que desea adjuntar. (deberá completar esta información documental tantas veces como documentos se vaya a adjuntar).

Según el tipo documental seleccionado, se mostrarán unos metadatos u otros que deberá completar (recuerde que aquellos campos con asterisco (*) son obligatorios). Presione “Terminar” para finalizar el proceso de subida.

El sistema le pedirá que confirme la subida del documento

Tras presionar Sí, confirmará la subida de los documentos electrónicos al expediente de Orden de Pago.

Presione “Aceptar” y se actualizará la información en la tarea.

Si subió un documento que no era correcto, puede subsanar el error presionando el REEMPLAZAR DOCUMENTO

para avanzar a la tarea En espera de confirmación de pago.

2.4 EN ESPERA DE CONFIRMACIÓN DE PAGO

Tarea de espera en la que permanecerá el expediente hasta que se confirme el pago por la Fiduciaria.

En este momento, el expediente se encuentra PENDIENTE DE PAGO.

Cuando reciba la confirmación del pago, finalice la tarea para continuar (Ver finalización masiva de tareas).

Si confirma la emisión del pago, avanzará a la tarea Actualización datos Orden de Pago emitida

Si no confirma la emisión del pago, finalizará y archivará automáticamente el expediente: Fin Pago anulado. En ese caso, se actualizará el valor pagado por Fiduciaria a $0 y el estado cambiará a ORDEN DE PAGO ANULADA.

2.5 ACTUALIZACIÓN DATOS ORDEN DE PAGO EMITIDA

El Auxiliar Administrativo sólo pasará por esta tarea tras confirmar la emisión del pago por la Fiduciaria en la tarea En espera de confirmación de pago

Al acceder a esta tarea, se observa que el estado ha cambiado a ORDEN PAGADA y se mostrará el importe porque el que se firmó la Orden de Pago.

Si no hay diferencia con la emisión del pago de la Fiduciaria, digite las observaciones que quiera reflejar.

Las observaciones son opcionales, no se reflejarán en el reporte de Consolidación de pagos ya que estas, son observaciones particulares de este expediente y en el reporte se consolidan datos de múltiples expedientes. Si

Si se hubiera emitido el pago por un importe diferente, actualice la cantidad en el formulario para que se refleje correctamente en el reporte consolidado de pagos

VEn el reporte, se insertará automáticamente esta cifra con el código de moneda $.

Al finalizar r esta tarea, el expediente finalizará y archivará automáticamente: Fin pago emitido.

3. TAREAS DEL ADMINISTRATIVO FINANCIERO

El usuario que actúe como Administrativo Financiero recibirá en su escritorio una tarea pendiente cuando el Auxiliar Administrativo finalice su tarea Generar orden de pago

Siempre que el usuario que actúe como tal, pertenezca a la dependencia responsable del expediente o tenga permisos de confidencialidad en ella, ese usuario tendrá acceso al expediente en cualquier momento. De lo contrario, sólo podrá acceder a él cuando tenga una tarea pendiente.

3.1 REVISIÓN ORDEN DE PAGO

Presione sobre la tarea para seleccionarla y después o haga doble clic sobre ella para acceder a la tarea.

En caso de que varios usuarios tuvieran asignado el rol Administrativo Financiero, todos ellos recibirían la tarea pendiente en su escritorio. Al acceder a la tarea, se informa de los usuarios que han recibido esta tarea pendiente, pero será necesario que uno de ellos presione el enlace Asignarme esta tarea para que pueda realizarla, y desaparezca del escritorio de los demás como tarea pendiente

Si solo un usuario tiene asignado el rol, al acceder a la tarea directamente encontraría esta pantalla REVISIÓN DE LA ORDEN DE PAGO

Revise la Orden de Pago presionando el botón VER y se abrirá el documento en una nueva ventana.

Para cerrar la ventana, presione VOLVER

Acceda a la pestaña Documentos para revisar la documentación que soporta la orden de pago.

Seleccione un documento y presione el botón “Ver”. Se mostrará el documento en una nueva ventana.

Para cerrar, presione el botón VOLVER

Si necesitara consultar datos del formulario en el que el solicitante ingresa los datos de la Orden de Pago, desde la pestaña Formularios, presione sobre el “Formulario Elaborar Orden de Pago”

Revisada la documentación y los datos de la Orden de Pago, indique en el formulario si la documentación de soporte es correcta.

Si, por el contrario, detecta alguna inconsistencia y desea devolver el expediente al Auxiliar Administrativo, cambie el sentido de la revisión y se mostrará un campo donde podrá ingresar los ajustes a realizar.

Presione FINALIZAR TAREA y presione continuar

Si la documentación es correcta, avanzará a la tarea Firma de la Orden de Pago

Si la documentación no es correcta, el expediente volverá al Auxiliar Administrativo en su tarea Revisar documentos de soporte

4TAREAS DEL ORDENADOR DEL GASTO

El usuario que actúe como Ordenador del Gasto recibirá en su escritorio una tarea pendiente cuando el Administrativo Financiero finalice su tarea Revisión Orden de Pago

Siempre que el usuario que actúe como tal, pertenezca a la dependencia responsable del expediente o tenga permisos de confidencialidad en ella, ese usuario tendrá acceso al expediente en cualquier momento. De lo contrario, sólo podrá acceder a él cuando tenga una tarea pendiente.

4.1 FIRMA DE LA ORDEN DE PAGO

Presione sobre la tarea para seleccionarla y después o haga doble clic sobre ella para acceder a la tarea.

Encontrará esta pantalla, en la que se resume los datos de la Orden de Pago, así como el propio documento que está pendiente de su firma.

Se muestra un formulario (no modificable) con los datos ingresados por el solicitante, parte de ellos se refleja en la Orden de pago.

En primer lugar, ORDENACIÓN DE PAGOS (FIDEICOMITENTE)

A continuación, se muestran los datos del BENEFICIARIO PRINCIPAL

A continuación, se muestran los datos de BENEFICIARIOS DE ENVÍO O CESIÓN (BEC). Al ser estos datos opcionales, podría mostrarse este formulario vacío

Acceda a la pestaña Documentos para revisar la documentación que soporta la orden de pago.

Seleccione un documento y presione el botón “Ver”. Se mostrará el documento en una nueva ventana.

Para cerrar, presione el botón VOLVER

Puede visualizar el contenido de la Orden de Pago que está pendiente de firma, bien desde la pestaña de Documentos como se ha descrito previamente o bien presionando en enlace Visualizar documento que se muestra en la tarea

Se mostrará el documento en una nueva ventana

Para cerrar, presione el botón VOLVER

Puede cambiar la posición de la firma desde la pestaña correspondiente. En pantalla se mostrará la posición configurada por defecto, basta con desplazar el elemento que se resalta en azul a la posición deseada para este documento

Presione el botón GUARDAR para ajustar las posiciones

Revisada la documentación y los datos de la Orden de Pago, indique en el formulario si es correcta. Por defecto aparecerá cargada la opción Sí

Presione el botón FIRMAR

Confirmada la firma, se finalizará la tarea automáticamente avanzando a “Subir orden de pago entregada en la Fiducia” y se actualizará el estado automáticamente de EN TRÁMITE a PENDIENTE DE PAGO.

Si, por el contrario, detecta alguna inconsistencia y desea devolver el expediente al Auxiliar Administrativo, cambie el sentido de la revisión y se mostrará un campo donde podrá ingresar los ajustes a realizar

5 TAREAS FINALIZABLES DE FORMA MASIVA

5.1 REVISAR DOCUMENTOS DE SOPORTE

5.2 REVISIÓN ORDEN DE PAGO

5.3 FIRMA DE LA ORDEN DE PAGO

5.4 EN ESPERA DE CONFIRMACIÓN DE PAGO

SISTEMA DE DEFENSA TÉCNICA Y ESPECIALIZADA

2. TAREAS DE SECRETARÍA TÉCNICA CED (PARTE I)

El procedimiento de Servicio de Defensa Técnica y Especializada se iniciará siempre a partir de una solicitud radicada de entrada ya sea desde punto de radicación o través de la sede electrónica, dependiendo del medio de radicado, el responsable de Secretaría Técnica recibirá en su escritorio la tarea

Sí el tramite fue radicado a través de la sede electrónica por el ciudadano, la solicitud llega directamente al Responsable de Secretaria técnica CED para que inicie el trámite desde la oficina virtual.

Sí el tramite fue radicado de forma física en punto de radicación, el responsable de correspondencia del área recibirá, aceptara la solicitud y enviara al usuario responsable de la secretaría técnica para que inicie el trámite desde la oficina virtual

2.1 RECEPCIÓN SOLICITUD

El rol Secretaría Técnica CED recibirá una tarea pendiente para iniciar un expediente de Servicio de Defensa Técnica y Especializada.

Podrá acceder a la misma desde el Manual de uso del procedimiento “Servicio de Defensa Técnica y Especializada” Página 7/64 escritorio, desde el listado de tareas pendientes o desde la Oficina virtual.

Una vez consultada la información y documentos de la solicitud, deberá iniciar el expediente pulsando el botón “Enviar al gestor de expedientes"

Posteriormente, el sistema mostrará una pantalla llamada GESTIÓN DE EXPEDIENTES

El responsable de Secretaria Técnica CED deberá seleccionar el tipo de expediente de acuerdo a la solicitud del ciudadano, mediante la lupa

deberá buscar el tipo de expediente correspondiente y seleccionarlo, los tipos de expedientes para este procedimiento son:

“Servicio Asesoría Miembros Fuerza Pública”,Servicio Asistencia Jurídica Recurso de Casación” “Servicio de Acción de Revisión”, “Servicio de Defensa Jurídica Penal y Disciplinaria”

Una vez seleccionado el tipo de expediente, y tras pulsar el botón “Continuar”, el sistema presentará la pantalla de inicio con los datos de la solicitud, algunos datos vendrán precargados del procedimiento de radicación de comunicaciones oficiales o desde la solicitud radicada en la sede electrónica, El responsable de la Secretaría Técnica podrá consultar la información o de ser necesario, completar los dato

campos con asterisco (*) son campos obligatorios por lo que es necesario diligenciarlos para poder avanzar de tarea

El sistema mostrará una pantalla como la siguiente información

En caso de seleccionar como tipo de expediente Servicio Asistencia Jurídica Recurso de Casación-RUSC, el sistema presenta los siguientes campos adicionales en la pantalla de inicio: NARRACION DE LOS HECHOS- INFORMACIÓN BÁSICA

En caso de seleccionar como tipo de expediente Servicio Asesoría Miembros Fuerza Pública-RUSA, el sistema presenta los siguientes campos adicionales en la pantalla de inicio: SERVICIO SOLICITADO

En caso de seleccionar como tipo de expediente Servicio de Defensa Jurídica Penal Disciplinaria-RUS, el sistema presenta los siguientes campos adicionales en la pantalla de inicio: DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PENAL Y DISCIPLINARIO-NARRACIÓN DE LOS HECHOS

Tras presionar el botón INICIAR SOLICITUD se avanzará a la siguiente tarea automática redacción de documentos de soporte.

2.2 REDACCIÓN DOCUMENTOS SOPORTE

Tarea automática de la plataforma donde se redacta la nota ejecutiva, formato de poder y formato entrevista FONDETEC, el responsable de Secretaría Técnica no tendrá que realizar ninguna tarea en la plataforma, podrá visualizar los documentos redactados desde la pestaña documentos

Dependiendo del tipo de trámite se presentará la siguiente tarea en el sistema, si se ha iniciado el trámite de “Servicio de Defensa Jurídica Penal Disciplinaria-RUS” la siguiente tarea es “Revisión Condiciones , para los demás trámites como “Servicio Asesoría Miembros Fuerza Pública- RUSA”, “Servicio Asistencia Jurídica Recurso de Casación RUSC” y “Servicio de Acción de Revisión-RUSAR” la siguiente tarea es “Revisión de las condiciones”

2.3 REVISIÓN DE LAS CONDICIONES (RUSA, RUSAR, RUSC

La Secretaría Técnica deberá analizar la solicitud de Servicio Asesoría Miembros Fuerza Pública- RUSA”, “Servicio Asistencia Jurídica Recurso de Casación RUSC” y “Servicio de Acción de Revisión-RUSAR” conforme a cobertura y criterios definidos por la Entidad

De acuerdo a la decisión seleccionada el sistema tomara un camino u otro:

En caso de indicar “No” cumple con los requisitos, tras pulsar el botón siguiente F8 el sistema avanzara a la tarea de “Oficio subsanación

En caso de indicar “Sí” cumple con los requisitos, tras pulsar el botón siguiente F8 el sistema avanzara a la tarea de “Envío al CED”

2.4 REVISIÓN CONDICIONES (RUS)

En esta tarea el Responsable de Secretaría Técnica deberá analizar la solicitud de Servicio de Defensa Técnica y Especializada Penal, Disciplinaria y Transicional-RUS conforme a cobertura y criterios definidos por la Entidad, podrá revisar la documentación asociada al expediente desde la pestaña documentos, una vez realizado el análisis deberá indicar en el formulario para el efecto si es de relevancia

Muestra formulario Revisión de Condiciones

Al seleccionar “Sí” es un caso de relevancia y “No” hay viabilidad Jurídica”, tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara en la tarea de “Oficio no viabilidad jurídica”

Al seleccionar “Sí” es un caso de relevancia y “Si” hay viabilidad Jurídica”, tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara en la tarea de “Envío al CED”

En caso de indicar “No” es un caso de relevancia, el sistema habilitara el campo ¿Cumple con los recursos?, se presentan las siguientes opciones:

2.5 OFICIO NO VIABILIDAD JURÍDICA

Si ha recibido respuesta al requerimiento, puede consultarla en la pestaña "Documentos

Finalmente, indique, en el formulario establecido al efecto, si se ha recibido respuesta al requerimiento o no.

2.8 ELABORAR INFORME

En esta tarea la Secretaria Técnica deberá elaborar el Informe

El sistema, generará el Informe, en base a una plantilla predefinida

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara a la siguiente tarea de “Envío al CED solicitudes desistidas

2.9 ENVÍO AL CED SOLICITUDES DESISTIDAS

Tarea en la que la Secretaria Técnica deberá enviar al CED las solicitudes desistidas. En caso que desee dejar constancia en el expediente de alguna de las acciones realizadas, observaciones, etc., sobre dichas solicitudes, puede hacerlo en el formulario de observaciones establecido al efecto

Formulario solicitudes desistidas

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara a la tarea de “Oficio de desistimiento”

2.10 ENVÍO AL CED

En esta tarea la Secretaría Técnica, tras la revisión por parte del Comité - CED, deberá indicar el estado de la solicitud en el formulario para el efecto

2.11 OFICIO DE DESISTIMIENTO

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de negación de la solicitud, deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC.

Una vez gestionado el oficio, se archivará automáticamente y se finalizará el procedimiento de SIDETEC por solicitud negada.

2.12 OFICIO DE DECISIÓN NO APROBACIÓN COMITÉ DIRECTIVO

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de decisión no aprobación deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC.

2.13 ASIGNAR RUD

En esta Tarea el sistema asignará de forma automática el número de RUD, en esta tarea la Secretaría Técnica podrá consultar este número mas no tendrá ninguna tarea para realizar

Tras presionar el botón SIGUIENTE F8 se avanzará a la siguiente tarea de Liquidar Pago y adjuntar Contrato

2.14 ASIGNAR RUP

En esta Tarea el sistema asignará de forma automática el número de RUP, en esta tarea el Responsable de Secretaria Técnica podrá consultar el número mas no tendrá ninguna tarea para realizar

Tras presionar el botón se avanzará a la siguiente tarea de Liquidar Pago y adjuntar Contrato

4.0 TAREAS DE SECRETARIA TÉCNICA CED (PARTE II)

4.1 ESPERA RECEPCIÓN DOCUMENTOS ABOGADO EXTERNO

En esta tarea el Responsable de Secretaría Técnica debe esperar hasta que el Abogado Defensor Externo le envíe todos los documentos necesarios

En caso de adjuntar dichos documentos al expediente, puede hacerlo desde la pestaña "Documentos", presionando el botón "Subir" que se encuentra disponible en la misma

En esta tarea tendrá disponible un formulario en la tarea en el que podrá dejar registradas en el expediente todas las acciones sobre la solicitud que se hayan realizado de forma externa a la Plataforma

Por último, la Secretaría General deberá seleccionar el causal de finalización, el sistema presenta las siguientes causales

Archivo ejecutoriado del proceso

Cesación del procedimiento

Condena Ejecutoriada

Ejecución de penas

Fallo inhibitorio ejecutoriado

No vinculación

Preclusión

Ninguno

Tras presionar el botón SIGUIENTE F8 el expediente avanzara a la tarea de Fin

4.2 FIN

Esta tarea es automática, se realizará la finalización y archivo automático del expediente

4.3 ENVIAR AL CED

En esta tarea el Responsable de la Secretaría Técnica, tras la revisión por parte del Comité -CED, deberá indicar el estado de la solicitud en el formulario para el efecto

En caso de seleccionar estado “Fin por no continuidad”, tras presionar el botón SIGUIENTE F8 el expediente avanzará hasta la tarea automática de “Archivar expediente” por no continuidad del procedimiento

En caso de seleccionar estado “Fin por solicitud desistida” tras presionar botón SIGUIENTE F8 el expediente avanzará hasta la tarea de “Oficio de desistimiento.

En caso de seleccionar el estado como “Solicitud no aceptada” el sistema habilita el campo “Motivos negación de la solicitud”Una vez diligenciado el formulario, presionando el botón SIGUIENTE F8 el expediente avanzará hasta la tarea “Oficio de solicitud negada”

En caso de seleccionar “Solicitud preseleccionada por apoyo económico” el sistema habilita el campo “Observaciones”

En caso de seleccionar estado “Solicitud postergada”, el sistema habilita los campos “Clasificación solicitud postergada” y “Motivos postergación de la solicitud”.

4.4 ARCHIVAR AUTOMÁTICAMENTE

En esta tarea el sistema archivará el expediente de forma automática por no continuidad del procedimiento, Secretaría Técnica no tendrá ninguna tarea pendiente dentro del expediente de SIDETEC.

4.5 OFICIO DESISTIMIENTO

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de desistimiento deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC

Una vez gestionado el oficio, se archivará automáticamente y se finalizará el procedimiento de SIDETEC por desistimiento

4.6 OFICIO SOLICITUD NEGADA

Tarea de tipo subproceso. para elaborar el oficio de negación de la solicitud, deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento de Oficio FONDETEC.

Una vez gestionado el oficio, se archivará automáticamente y se finalizará el procedimiento de SIDETEC por solicitud negada

4.7 SOLICITUD PRESELECCIONADA POR APOYO ECONÓMICO

En esta tarea el Abogado Defensor podrá digitar, en el formulario establecido al efecto, las observaciones que considere pertinentes sobre la solicitud preseleccionada por apoyo económico

Formulario SOLICITUD PRESELECCIONADA POR APOYO ECONÓMICO

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara a la siguiente tarea de Oficio preseleccionada por apoyo económico.

4.8 OFICIO PRESELECCIONADA POR APOYO ECONÓMICO

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio preseleccionado por apoyo económico deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC

Una vez gestionado el oficio, retornara a la tarea de Enviar al CED

4.9 OFICIO SOLICITUD POSTERGADA

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de postergación de la solicitud, deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC.

4.10 SOLICITUD POSTERGADA (AMPLIACIÓN DE INFORMACIÓN)

En esta tarea la Secretaría Técnica deberá esperar que el destinatario envíe la respuesta con la ampliación de la información solicitada, en el formulario establecido a tal efecto deberá indicar si se ha recibido la respuesta requerida

Dependiendo de la opción seleccionada, el sistema tomara un camino u otro

4.11 PENDIENTE DE DECISIÓN JUDICIAL

En esta tarea la Secretaría técnica deberá esperar que el destinatario envíe la respuesta con la decisión judicial, deberá indicar si desea realizar seguimiento a la solicitud en el formulario establecido a tal efecto

Dependiendo de la opción seleccionada, el sistema tomara un camino u otro

4.12 SEGUIMIENTO DE SOLICITUD PENDIENTE DE DECISIÓN JUDICIAL

En esta tarea el responsable de secretaría técnica podrá registrar las diferentes acciones respecto a la decisión judicial en el formulario establecido a tal efecto

Para ingresar el seguimiento, deberá pulsar el botón , el sistema presentará la siguiente pantalla: Añadir línea

Una vez ingresada toda la información, deberá pulsar el botón “Aceptar y cerrar”, el sistema cierra el formulario de seguimiento

Si desea ingresar en el mismo momento diferentes registros, mediante el botón “Aceptar” podrá ingresar las acciones que considere necesarias sin cerrar el formulario

Una vez ingresado el seguimiento, tras presionar el botón SIGUIENTE F8, el expediente retornará a la tarea “Pendiente decisión Judicial”

4.12 ASIGNAR ABOGADO DEFENSOR PARA SOLICITUD PRESELECCIONADA

En esta tarea la Secretaría técnica deberá seleccionar al Abogado Defensor que tratará la solicitud preseleccionada

Para ello, deberá ingresar mínimo tres letras del nombre o apellido, el sistema presenta las coincidencias de búsqueda, realizará un filtrado entre todos los usuarios de la Plataforma

Ubicado el usuario que desea seleccionar como Abogado Defensor, presione el botón SIGUIENTE F8, el expediente avanzara a la siguiente tarea de “Oficio solicitud preseleccionada”

4.14 OFICIO SOLICITUD PRESELECCIONADA

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de solicitud preseleccionada, deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC.

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de solicitud preseleccionada, deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC.

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 , el expediente avanzara hasta la tarea de Revisión del proceso

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de No viabilidad Jurídica deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC

Una vez gestionado el oficio, se archivará automáticamente y se finalizará el procedimiento de SIDETEC por desistimiento

2.6 OFICIO SUBSANACIÓN

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de subsanación deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio de subsanación deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC

2.7 EN ESPERA DE RESPUESTA

Tarea en la que la Secretaria Técnica CED deberá mantenerse a la espera hasta que el solicitante responda al requerimiento de documentación enviado

5.0 TAREA ABOGADO DEFENSOR (PARTE I)

5.1 REVISIÓN DEL PROCESO

En esta tarea el Abogado Defensor deberá revisar el proceso, mediante la pestaña documentos podrá visualizar todos los documentos del expediente, deberá indicar si ha conseguido realizar la entrevista en el formulario establecido a tal efecto

Dependiendo de la opción tomada el sistema tomara un camino u otro

5.2 REDACTAR FORMATO DESISTIMIENTO

En esta tarea el Abogado Defensor deberá redactar el formato de desistimiento

Para editar y complementar el acta de compromiso deberá dar clic en el botón “Editar”, el sistema abrirá el complemento DocSecure

El sistema descargará el documento en Word, El Abogado podrá editarlo y complementarlo, una vez terminada la edición, deberá dar clic en el botón “Guardar” de los comandos del Word

El Profesional deberá cerrar la ventana del Word, el sistema presentará el siguiente mensaje de confirmación para subir los cambios del documento al servidor

5.3 PROYECTAR ACTA DE COMPROMISO

En esta tarea el Abogado Defensor deberá redactar el acta de compromiso

El sistema, generará el acta de compromiso, en base a una plantilla predefinida

Tras presionar el botón SIGUIENTE F8 se avanzará a la siguiente tarea de Proyectar teoría del caso.

5.4 PROYECTAR TEORÍA DEL CASO

En esta tarea el Abogado Defensor deberá redactar el documento con la teoría del caso

El sistema, generará la teoría del caso, en base a una plantilla predefinida

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara a la tarea de “Presentación en el CED”

7 TAREA ABOGADO DEFENSOR (PARTE II)

7.1 SOLICITUD PENDIENTE DE REALIZAR PROYECTO DE ACCIÓN DE REVISIÓN”

Dependiendo de la decisión seleccionada tomara un camino u otro

7.2 PROYECTAR PROYECTO DE ACCIÓN DE REVISIÓN

Tarea del Abogado Defensor donde deberá redactar el proyecto de acción de revisión

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara a la tarea de “Revisión Proyecto de Acción de Revisión”

7.3 PROYECTAR FORMATO DE DESISTIMIENTO

Tarea del Abogado Defensor donde deberá redactar el proyecto de Desistimiento

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara a la tarea de “Revisión Proyecto de Acción de Revisión”

9 TAREA ABOGADO DEFENSOR (PARTE III)

9.1 REDACCIÓN APROBACIÓN PROYECTO ACCIÓN DE REVISIÓN

Tarea del Abogado Defensor donde deberá redactar la aprobación del proyecto de acción de revisión

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara a la tarea de Seguimiento Solicitud

9.2 SOLICITUD PENDIENTE DE REALIZAR PLAN METODOLÓGICO

Tarea en la que el Abogado defensor deberá indicar, en el formulario establecido al efecto, si se requiere ampliar el plazo

De acuerdo a la decisión seleccionada el sistema tomara un camino u otro

9.3 PROYECTAR PLAN METODOLOGICO

En esta tarea el Abogado deberá redactar el Plan metodológico

9.4 REDACCIÓN FORMATO DESISTIMIENTO

En esta tarea el Abogado deberá redactar el formato de desistimiento

11 TAREA ABOGADO DEFENSOR (PARTE IV)

11.1 REDACCIÓN APROBACIÓN PM

En esta Tarea el Abogado deberá redactar la Aprobación del Plan Metodológico

El sistema, generará la Aprobación del Plan Metodológico, en base a una plantilla predefinida.

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema avanzara a la siguiente tarea de “Seguimiento solicitud”

11.2 SEGUIMIENTO SOLICITUD

Tarea del Abogado Defensor donde una vez revisada la solicitud y todos los documentos generados como consecuencia de la gestión de la misma, deberá indicar en el formulario establecido al efecto la siguiente acción del expediente

Adicional el sistema habilita unos campos para incluir la decisión tomada en el comité

Dependiendo de la opción seleccionada para la siguiente acción del expediente, el sistema tomara un camino u otro:

11.3 REDACTAR FORMATO DESISTIMIENTO O FINALIZACIÓN

En esta tarea el Abogado deberá redactar el formato de desistimiento o finalización

13 TAREA ABOGADO DEFENSOR (PARTE V)

13.1 ELABORAR CONCEPTO O APOYO FORENSE

En esta tarea el Abogado Defensor deberá elaborar el concepto o apoyo jurídico

El Abogado deberá seleccionar la clase de apoyo que necesita

13.2 SUBIR RESPUESTA CONCEPTO

En esta tarea el Abogado defensor deberá adjuntar al expediente la Respuesta al Concepto o Apoyo Forense. Para ello, presione el botón "Subir Documento" que se le muestra disponible en la tarea, seleccione, de entre los archivos contenidos en su PC, aquel que desea adjuntar al expediente, seleccione el tipo documental asociado al documento y diligencie, en los campos de formulario establecidos al efecto, los metadatos asociados al tipo documental seleccionado

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema retornara a la tarea de “Seguimiento Solicitud” para archivar el expediente o cambiar su estado

3 TAREAS GESTIÓN CONTRACTUAL (PARTE I)

3.1 LIQUIDAR PAGO Y ADJUNTAR CONTRATO

En esta Tarea el Responsable de Gestión Contractual deberá liquidar el pago y adjuntar el contrato al expediente

El Responsable de Gestión Contractual deberá dar clic en el botón, el sistema presenta la siguiente pantalla

Dar clic en el botón “Añadir” el sistema presenta el explorador de archivos del PC del usuario que está realizando la tarea para la selección del documento

Una vez añadido el documento, seleccione el tipo documental, por defecto esta precargado con el tipo documental Contrato, complete los datos del tipo documental seleccionado y, tras ello, presione en el botón terminar

Una vez subido el documento, el sistema confirma que el documento subió correctamente y retorna la tarea actual.

Desde la tarea actual podrá subir un nuevo documento o remplazar el documento existente

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 , el expediente avanzara hasta la tarea de Espera recepción documentos Abogado Externo

6 TAREAS DE SECRETARIA TÉCNICA CED (PARTE III)

6.1 INFORME NO CONTINUIDAD DE LA SOLICITUD

En esta tarea el Abogado Defensor deberá redactar el informe por no continuidad de la solicitud

El sistema, generará el Informe de No Continuidad de la Solicitud, en base a una plantilla predefinida

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema retorna a la tarea de Enviar al CED y seleccionar un nuevo estado

6.2 PRESENTACIÓN EN EL CED

En esta tarea la Secretaría Técnica CED deberá indicar en el formulario establecido al efecto, el pronunciamiento del CED sobre la solicitud que se está gestionando el expediente y si el documento necesita ajustes.

De acuerdo a la decisión y a los tipos de trámites seleccionados inicialmente en el expediente, el sistema tomara un camino u otro

6.3 OFICIO NO CUMPLE LOS LINEAMIENTOS

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio comunicando que no cumple con los lineamientos deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC.

Una vez gestionado el oficio, se archivará automáticamente y se finalizará el procedimiento de SIDETEC por no cumplir con los lineamientos

6.4 OFICIO POR DESISTIMIENTO

Tarea de tipo subproceso. Para elaborar el oficio por desistimiento deberá consultar las tareas en el manual específico del Procedimiento De Oficio FONDETEC.

Una vez gestionado el oficio, se archivará automáticamente y se finalizará el procedimiento de SIDETEC por desistimiento

6.5 CLASIFICACIÓN DE LA SOLICITUD

En esta tarea la Secretaria Técnica deberá clasificar la solicitud que se está gestionando en el expediente para asignar a la misma, posteriormente, el número de RUP o RUD según corresponda

De acuerdo a la decisión seleccionada, el sistema tomara un camino u otro

6.6 ASIGNACIÓN RUP

En esta Tarea el sistema asignará de forma automática el número de RUP, en esta tarea el Responsable de Secretaria Técnica podrá consultar este número mas no tendrá ninguna tarea para realizar

6.7 ASIGNACIÓN RUD

En esta Tarea el sistema asignará de forma automática el número de RUD, en esta tarea el Responsable de Secretaria Técnica podrá consultar este número mas no tendrá ninguna tarea para realizar

6.8 ASIGNACIÓN RUPA

En esta Tarea el sistema asignará de forma automática el número de RUPA, en esta tarea la Secretaria Técnica podrá consultar este número mas no tendrá ninguna tarea para realizar

6.9 ASIGNACIÓN RUPC

En esta Tarea el sistema asignará de forma automática el número de RUPC, en esta tarea el Responsable de Secretaria Técnica podrá consultar este número mas no tendrá ninguna tarea para realizar

6.10 ASIGNACIÓN RUPAR

En esta tarea el sistema asignará de forma automática el número de RUPAR, en esta tarea la Secretaria Técnica podrá consultar este número mas no tendrá ninguna tarea para realizar

8 TAREAS DE SECRETARIA TECNICA CED (PARTE IV)

8.1 REVISIÓN PROYECTO DE ACCIÓN DE REVISIÓN

En esta tarea la Secretaria Técnica CED deberá indicar el estado del Proyecto de Acción de Revisión en el formulario establecido al efecto, podrá consultar el Proyecto de Acción de Revisión proyectado en la pestaña "Documentos"

Dependiendo de la decisión seleccionada tomara un camino u otro

10 TAREAS DE SECRETARIA TÉCNICA CED (PARTE V)

10.1 REVISIÓN PLAN METODOLOGICO

En esta Tarea la Secretaría Técnica deberá indicar el estado del Plan Metodológico en el formulario establecido al efecto, podrá consultar el Plan Metodológico proyectado en la pestaña "Documentos"

De acuerdo a la decisión seleccionada el sistema tomara un camino u otro

12 TAREAS DE SECRETARIA TECNICA CED (PARTE VI)

12.1 APROBACIÓN ARCHIVO CED

En esta tarea la Secretaria Técnica CED deberá aprobar y confirmar si desea realizar el desistimiento o el archivo del expediente

12.2 APROBACIÓN SOLICITUD ELABORACIÓN CONCEPTO O APOYO FORENSE

En esta tarea la Secretaria Técnica deberá indicar, en el formulario establecido al efecto, si aprueba la Solicitud de Concepto o Apoyo Forense presentada por el Abogado Defensor

De acuerdo a la decisión seleccionada, el sistema tomara un camino u otro

14 TAREA INVESTIGADOR (PARTE I)

14.1 REDACCIÓN RESPUESTA CONCEPTO ASESORIA O APOYO FORENSE

En esta tarea el Investigador deberá redactar la Respuesta al Concepto o Apoyo Forense, en base a una plantilla predefinida

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema retornara a la tarea de “Seguimiento Solicitud” para que defina su nuevo estado

15 TAREA ASESOR OPERACIONAL (PARTE I)

15.1 REDACCIÓN DE RESPUESTA CONCEPTO O APOYO FORENSE

En esta tarea el Asesor Operacional deberá redactar la Respuesta al Concepto o Apoyo Forense, en base a una plantilla predefinida

Tras pulsar el botón SIGUIENTE F8 el sistema retornara a la tarea de “Seguimiento Solicitud”

DESPLAZAMIENTO Y AUTORIZACIÓN DEL PAGO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

Rol: Contratista

Para iniciar el proceso, el Contratista deberá acceder a la Plataforma eSigna e iniciar expediente desde -Expedientes -Desplazamiento y autorización del pago de viáticos y gastos de viaje -Iniciar Expediente

Tras pulsar el botón “Iniciar Expediente”, el usuario Contratista accederá a la tarea de inicio del
procedimiento

En esta tarea, el Contratista deberá diligenciar los campos del formulario

En el campo del formulario “Fecha Inicio Desplazamiento” se debe tener en cuenta que no dejara que seleccione fecha de menos de 5 días hábiles a la fecha de la solicitud, en caso de que se trate de desplazamiento urgente o extraordinario no se dejara seleccionar fecha de menos de 24 horas hábiles a la fecha de la solicitud

En el campo Actividad específica a desarrollar: Debe pulsar el botón AÑADIR donde se abrirá una ventana como la que se muestra a continuación:

Deberá seleccionar las actividades específicas a desarrollar. Una vez seleccionadas las opciones que corresponda, presione el botón SELECCIONAR y éstas quedarán añadidas en la tabla inicial

Una vez diligenciado el formulario pulse el botón para iniciar el expediente

2.2 SUBIR SOPORTES QUE JUSTIFICAN LA COMISIÓN

Rol: Contratista

En esta tarea, el contratista deberá subir los soportes que justifican la comisión, para subir el documento a la plataforma deberá presionar el botón SUBIR DOCUMENTO

Al pulsar el Botón , el sistema presenta una pantalla

Presione el botón AÑADIR, el sistema presentará el explorador de archivos del PC para que seleccione el documento que desea subir a la plataforma

Una vez añadido el documento, presione sobre el botón SIGUIENTE

Seleccione el tipo documental asociado al archivo que desea adjuntar y, a continuación, diligencie los metadatos asociados al tipo documental seleccionado. Tras ello, presione en el botón TERMINAR

Para avanzar a la siguiente tarea “Visto Bueno de la solicitud de desplazamiento” (ver punto 3.1), presione el botón SIGUIENTE F8

2.3 OBSERVACIONES A LA SOLICITUD DE DESPLAZAMIENTO

Rol: Contratista

En esta tarea, el Contratista, podrá modificar la Solicitud en base a las observaciones realizadas por el
Supervisor sobre la misma.

Al Contratista, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Consulte el siguiente formulario las modificaciones que debe realizar en su Solicitud de Desplazamiento, de acuerdo a lo indicado por el supervisor

Y, adicional, podrá ver su solicitud con los campos editables para que realice la oportuna modificación

Una vez el contratista haya finalizado la tarea, presionará el botón SIGUIENTE F8 y, en ese momento, el proceso avanzará a la tarea “Visto bueno de la solicitud de desplazamiento”

2.4 ELABORACIÓN DE LA SOLICITUD

La Solicitud de Desplazamiento se redacta de manera automática en el sistema, una vez el responsable de Gestión Administrativa y Financiera ha verificado la existencia de recursos.

Esta tarea es transparente al usuario, por lo que, una vez elaborada la Solicitud de Desplazamiento, el procedimiento avanzará a la tarea “Subir la solicitud de desplazamiento firmada”

2.5 SUBIR LA SOLICITUD DE DESPLAZAMIENTO FIRMADA

Rol: Contratista

Tarea en la que deberá imprimir la Solicitud del desplazamiento elaborada, para recopilar su firma y la del Supervisor de forma manual. Firmada manualmente la solicitud de Desplazamiento, deberá escanearla y subirla a la plataforma

Para imprimir el documento deberá ir a la pestaña documentos, seleccionar el documento y presionar el botón copia verificable, el documento se descargará en el equipo en formato PDF

Al presionar el Botón SUBIR DOCUMENTO , el sistema presenta una pantalla

Presione el botón AÑADIR. A continuación, el sistema presentará el explorador de archivos del PC para que seleccione el documento que desea subir a la plataforma.

Una vez seleccionado el documento que desea adjuntar al expediente, presione sobre el botón SIGUIENTE

Seleccione el tipo documental asociado al archivo que desea adjuntar y diligencie los metadatos asociados al tipo documental seleccionado. Tras ello, presione en el botón TERMINAR

Una vez subido el documento, el sistema mostrará el siguiente mensaje confirmatorio y retorna la tarea actual. Documentos subidos correctamente

Para avanzar a la siguiente tarea Autorización del desplazamiento, presione el botón SIGUIENTE F8

2.6 DESPLAZAMIENTO

Rol: Contratista

Una vez la Solicitud de Desplazamiento se haya autorizado por parte de la Directora, esta tarea le llegará al Contratista para que éste realice la gestión y seleccione la opción adecuada dentro de las diferentes opciones que encontramos en este formulario

(Anular, Prorroga, Modificar y No) para continuar con el
correspondiente trámite

En caso de seleccionar la opción “Anular”, se mostrarán disponibles los siguientes campos de formulario
para que el Contratista diligencie la información oportuna

En caso de seleccionar la opción “Prórroga”, se mostrarán disponibles los siguientes campos de formulario
para que el Contratista diligencie la información oportuna

En caso de seleccionar la opción “Modificar”, se mostrarán disponibles los siguientes campos de formulario
para que el Contratista diligencie la información oportuna

En caso de seleccionar la opción “No”, no se desplegará ningún campo de formulario adicional

Dependiendo de la opción seleccionada, al presionar , el expediente avanzará a una tarea u otra:

7. TAREAS CONTRATISTA (PARTE 2)

7.1 SUBIR SOPORTES QUE JUSTIFIQUEN LA ANULACIÓN, PRÓRROGA O MODIFICACIÓN

En esta tarea, el Contratista, deberá adjuntar los correspondientes soportes que justifiquen la debida,anulación, prorroga o modificación a la solicitud de desplazamiento, así como la autorización del pago de viáticos y gastos de viaje, en su caso. Al usuario, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Para adjuntar los soportes, deberá pulsar el botón SUBIR DOCUMENTO . En ese momento, el sistema, mostrará una nueva ventana para la selección y posterior subida del documento

Presione el botón AÑADIR, y el sistema le mostrará el explorador de archivos del PC del usuario que está realizando la tarea para la selección del documento, para que seleccione aquel documento que desee adjuntar.

Una vez seleccionado el documento, presione sobre el botón SIGUIENTE

Presione botón TERMINAR

Una vez subido el documento, el sistema le mostrará el siguiente mensaje confirmatorio y le retornará a la tarea actual

Una vez se haya adjuntado el documento, repita los pasos indicados anteriormente

7.2 LEGALIZACIÓN DEL DESPLAZAMIENTO

En esta tarea, el Contratista, deberá adjuntar toda la documentación que justifique la legalización del desplazamiento

Al usuario, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Para comenzar a adjuntar los soportes que justifiquen el Desplazamiento, presione el botón SUBIR DOCUMENTO Y AÑADIR

Seleccionado el tipo documental, complete los datos asociados al mismo y, tras ello, presione en el botón TERMINAR

Una vez subido el documento, el sistema le mostrará el siguiente mensaje confirmatorio y le retornará la tarea actual.

Adjuntado los documentos oportunos, para avanzar a la siguiente tarea “Revisar legalización del Desplazamiento” se presiona el botón SIGUIENTE F8

7.3 LEGALIZACIÓN ANULACIÓN

En esta tarea, el Contratista, deberá adjuntar toda la documentación que justifique la anulación del Desplazamiento

Al usuario, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Para comenzar a adjuntar los soportes que justifiquen la anulación del Desplazamiento, presione el botón SUBIR DOCUMENTO Y AÑADIR

Una vez seleccionado el documento que desea adjuntar, se presionará el botón SIGUIENTE

Seleccionado el tipo documental, complete los datos asociados al mismo y, tras ello, presione en el botón TERMINAR

Una vez subido el documento, el sistema le mostrará el siguiente mensaje confirmatorio y le retornará la tarea actual

Adjuntado los documentos oportunos, para avanzar a la siguiente tarea “Fin anulación se presionará el botón SIGUIENTE F8

7.4 FIN ANULACIÓN

Tarea simplemente informativa que confirmará al Contratista, que el expediente ha finalizado por anulación. Al Contratista, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

13. TAREAS CONTRATISTA (PARTE 3)

13.1 ELABORACIÓN DOCUMENTO SOLICITUD DE PRÓRROGA

Tarea en la que, el sistema, redacta la Solicitud de Prórroga del Desplazamiento de forma automática, en base a los campos de formulario diligenciados por los diferentes perfiles

Elaborado el documento, el sistema avanzará automáticamente a la siguiente tarea “Subir Solicitud de Prórroga Firmada

13.2 SUBIR SOLICITUD DE PRÓRROGA FIRMADA

Tarea en la que deberá imprimir la Solicitud de Prórroga del Desplazamiento elaborada, para recopilar su firma y la del Supervisor de forma manual. Firmada manualmente la Solicitud de Prórroga del Desplazamiento, deberá escanearla y subirla a la plataforma

Para imprimir el documento deberá ir a la pestaña Documentos, seleccionar el documento y presionar el botón copia verificable, el documento se descargará en el equipo en formato PDF

Firmada y escaneada la solicitud de Prórroga del Desplazamiento, presione el botón SUBIR DOCUMENTO

Botón AÑADIR Y TERMINAR - SIGUIENTE F8

18. TAREAS RESPONSABLE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (PARTE 4)

18.1PRÓRROGA DEL DEPLAZAMIENTO

Tarea en la que, el Responsable de Gestión Administrativa y Financiera, deberá revisar la Solicitud de Modificación del Desplazamiento e indicar si hay los recursos suficientes para realizar la modificación pertinente a la solicitud de Desplazamiento

Como se muestra en la captura de pantalla, en caso que existan recursos para la Modificación, el Responsable Gestión Administrativa y Financiera, deberá diligenciar el nuevo valor de los viáticos reconocidos

3. TAREAS SUPERVISOR (PARTE 1)

3.1VISTO BUENO DE LA SOLICITUD DE DESPLAZAMIENTO

Estos campos no serán editables por el Supervisor, únicamente los tendrá disponibles para su consulta

El Supervisor, tras revisar los datos digitados por el Contratista, únicamente deberá indicar en el siguiente
formulario si da el visto bueno o no al Desplazamiento

Dependiendo de la opción seleccionada (Sí, No y Observaciones), el sistema mostrará unos campos u otros

3.2 FIN NO VISTO BUENO

Tarea simplemente informativa que confirmará al Supervisor, que el expediente ha finalizado por no haber obtenido el visto bueno. Al Supervisor, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

3.3 NO HAY RECURSOS

Tarea en la que, tras ser verificado por el responsable de Gestión Administrativa y Financiera, se informará al Supervisor que no se dispone de recursos para realizar el Desplazamiento. Al Supervisor, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Una vez el Supervisor esté informado de la decisión tomada por el Responsable de Gestión Administrativa y Financiera, procederá a presionar el botón SIGUIENTE F8, para avanzar el procedimiento, en este caso, a la tarea “Fin sin recursos”

3.4 FIN SIN RECURSOS

Tarea simplemente informativa que confirmará al Supervisor, que el expediente ha finalizado por no disponer de recursos para el Desplazamiento. Al Supervisor, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

3.5 MODIFICAR LA SOLICITUD DE DESPLAZAMIENTO POR NO AUTORIZACIÓN

En esta tarea, el Supervisor, tendrá disponible el siguiente formulario, en el que podrá visualizar los errores
o modificaciones que deberá realizar el Contratista

Además, en esta tarea, el Supervisor podrá agregar instrucciones a la Solicitud

Una vez se haya finalizado la instrucción de modificación y/o de errores se procederá a presionar en el botón SIGUIENTE F8 , para que el proceso avance a la tarea “Observaciones a la solicitud de desplazamiento”

3.6 NO AUTORIZACIÓN DEL DESPLAZAMIENTO

El Supervisor tendrá disponible esta tarea, en la que se le informa de la no autorización del Desplazamiento por parte de la Directora. Al Supervisor, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Una vez el supervisor haya revisado el motivo por el cual no fue autorizado el desplazamiento procederá a presionar el botón SIGUIENTE F8, para avanzar el proceso a la tarea “Fin no autorizado”

3.7 FIN NO AUTORIZADO

Tarea simplemente informativa que confirmará al Supervisor, que el expediente ha finalizado por no haber sido autorizado el Desplazamiento. Al Supervisor, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla: fin no autorizado

8. TAREAS SUPERVISOR (PARTE 2)

8.1ANULACIÓN DE DESPLAZAMIENTO

Cuando el Contratista haya indicado que desea anular el Desplazamiento, al Supervisor le llegará esta tarea en la que tendrá disponible un formulario en el que podrá consultar el motivo de la Anulación indicado por el Contratista

Revisado el motivo o justificación de la anulación, el Supervisor deberá indicar, en el campo de formulario establecido al efecto, si autoriza o no la anulación de este Desplazamiento

Tras indicar lo oportuno en el campo de formulario establecido al efecto, para avanzar a la siguiente tarea, se presionará el botón

8.2 REVISAR LEGALIZACIÓN DEL DESPLAZAMIENTO

Tarea en la que, el Supervisor, deberá revisar la documentación que justifica la legalización, aportada por el Contratista previamente. El Supervisor, podrá acceder a dicha documentación desde la pestaña
“Documentos”

Para consultar cualquiera de los documentos, se seleccionará el mismo y, a continuación, se presionará el botón VER . En ese momento, el documento seleccionado se mostrará disponible para su consulta en el visor de documentos eSigna Viewer

Tras revisar la documentación para la legalización aportada por el Contratista, el Supervisor deberá indicar si la misma es correcta en el formulario que se muestra disponible en la tarea

Revisada la documentación e indicada si la misma es correcta, se presionará el botón para avanzar el procedimiento

8.3SUBIR LISTA DE CHEQUEO FIRMADA

En esta tarea, el Supervisor, deberá adjuntar al expediente la lista de chequeo firmada. Al usuario, se le
mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Para adjuntar la lista de chequeo firmado, presione el botón SUBIR DOCUMENTO Y AÑADIR

Presionar botón SIGUIENTE Y TERMINAR

Una vez subido el documento, el sistema le mostrará el siguiente mensaje confirmatorio y le retornará la
tarea actual.

Adjuntado los documentos oportunos, para avanzar a la siguiente tarea “Fin”, se presionará el botón SIGUIENTE F8

8.4 FIN

Tarea simplemente informativa que confirmará al Supervisor, que el expediente ha finalizado tras legalizar el Desplazamiento solicitado. Al Supervisor, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

10. TAREAS SUPERVISOR (PARTE 3)

10.1PRORROGAR EL DESPLAZAMIENTO

Tarea en la que, el Supervisor podrá consultar el motivo de Solicitud de prórroga del Desplazamiento indicado por el Contratista

Al usuario, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Tras revisar el motivo de la solicitud de prórroga del desplazamiento, e indicar si se autoriza la misma o no, en el campo de formulario establecido al efecto, se presionará el botón SIGUIENTE F8

16. TAREAS SUPERVISOR (PARTE 4)

16.1MODIFICAR EL DESPLAZAMIENTO

Tarea en la que el Supervisor podrá consultar la Solicitud de Modificación del Desplazamiento presentada por el Contratista e indicar si autoriza la misma o no

Al Supervisor, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Tras indicar si autoriza la Solicitud de Modificación del Desplazamiento, se presionará el botón SIGUIENTE F8
para avanzar el procedimiento

4. TAREAS ASISTENTE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (PARTE 1)

4.1 RESERVA DE PASAJES

Al Asistente de Gestión Administrativa, se le mostrará disponible la siguiente información en pantalla

Únicamente, recibirá esta tarea si el contratista ha seleccionado la opción “Sí” en el campo de “¿Es necesario la reserva de pasajes?”, al realizar la Solicitud de Desplazamiento

Deberá completar los datos requeridos en los formularios que se muestran disponibles en pantalla y, en caso de seleccionar la opción “Sí” en el campo de formulario “¿Noche adicional por frecuencia de vuelos?”, se mostrará un campo de formulario adicional, “Numero de noches adicionales”, que digitar