SGDEA , SGDE (ECM)

SGDEA

sistema de gestión de documento electrónico de archivo, Las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, están introduciendo nuevas prácticas y formas de gestionar los documentos y se han vuelto una herramienta fundamental para el acceso, o, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información. Sin embargo, es necesario establecer políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, cada decisión asociada al tratamiento de dichos documentos tendrá efectos sobre el patrimonio documental.

importancia SGDEA La información es un activo
importante para toda organización
facilita la toma de decisiones asegura la transparencia de la gestión y constituye su memoria instucional.

la finalidad de SGDEA es facilitar
la organización de los documentos, controlarlos, manteniendo su vínculo archivístico

beneficios

disminución de costo asociado al almacenamiento físico, a la impresión de copias y a los insumos que de ellas se derivan

reducción de tiempo de consulta y tarea de archivo

ahorro de espacio fisico

garantía de seguridad para documentos según su clasificación (confidenciales ,restringidos entre, otros.

ECM

Content Management o Gestión de
Contenido Empresarial, que se usa
para referirse a la tecnología que
permite capturar, gestionar, almacenar,
preservar y entregar todas las formas
de contenido no sólo los documentos
de una organización, sino que además
incluye herramientas de colaboración,
gestión de activos digitales, gestión de
contenidos web e incluso la mayoría
de los productos de software ECM
incluyen un módulo RM – Records
Management en la suite general entre
otras novedades.

importancia de ECMECM proporciona una plataforma centralizada donde el contenido se puede mantener y diseminar de una manera que cumpla con los requisitos de cumplimiento normativo y las pautas de gestión de riesgos. Un ECM logra los dos últimos beneficios al eliminar los procesos ad hoc que pueden exponer a una empresa a riesgos de cumplimiento normativo y otros problemas potenciales.

finalidad Un ECM eficaz puede agilizar los procesos de acceso y de negocio, eliminar los cuellos de botella al reducir el almacenamiento, así como las necesidades de papel y correo, optimizar la seguridad, mantener la integridad y minimizar los gastos generales. Todo esto puede conducir a una mayor productividad. El primer paso es documentar todos los tipos de contenido que trata la organización, los procesos de negocios y su parte, y quién maneja el contenido. El software ECM se puede utilizar para identificar contenido duplicado o casi duplicado, lo que permite a la organización guardar algunas copias de un contenido en particular.

SGDE

un sistema de gestión de documentos electrónico (EGDE) es un sistema informático orientado al control almacenamiento almacenamiento y gestión de los archivos de oficina.

Gestiona archivos y expedientes electrónicos durante su fase de actividad administrativa y permite su modificación.

Los usuarios del sistema controlan los procesos de gestión documental desarrollados en el mismo, así como la asignación de los metadatos mínimos obligatorios y complementarios necesarios.

importancia Sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) el cual es el sistema informático relacionado con el control, guardado y administración de los archivos de oficina y de los documentos en fase activa. Gestiona los documentos, Facilita la recuperación y el trabajo colaborativo, evita la perdida de los documentos.

finalidad Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

diferencia SGDA- SGDE Propende por el diseño, implementación y seguimientos de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto a los procesos de la gestión documental, armonizando con la racionalización de tramites e intercambio de información electrónica en el marco de gobierno electrónico en la administración pública

EL SGDE no co tiene esas funcionalidades , sino que constituye un sistema independiente

en un SGDE basta con implementar los metadatos obligatorio de documentos electrónico

en el SGDE cuenta con una estructura de almacenamiento de documentos

en el SGDE permite que se modifique los documentos y que existan varias versiones de estos