Usuarios de Archivo

Las funciones de almacenamiento, el historial y los usuarios no pueden actuar sin coordinación sin afectar la arquitectura de almacenamiento. Estos factores deben estar continuamente correlacionados si se van a cumplir los cuatro objetivos propuestos mediante la recuperación de información: velocidad, relevancia, integridad y economía.

La conversación entre el usuario y el servicio alojado va más allá de construir y responder solicitudes de información. Los servicios gestionados están dedicados a responder a las solicitudes desde el principio, lo que significa que el usuario debe ser contactado desde el principio, o el diseño del servicio y todas las actividades de búsqueda de información.

No debe olvidarse que los cambios producidos por el desarrollo de la información realzan la posición del archivista como mediador de la información. Resulta entonces fundamental que los archivistas se ocupen de identificar a los usuarios para disponer de información sobre el perfil de los mismos. Mientras más se conozca el campo de trabajo de los usuarios, sus intereses, su educación, etc., más fácil será prestar los servicios que ellos requieran.

Clases de usuarios

Sabe que documento necesita y conoce los medios para conseguirlo

conoce el tema temas que necesita pero desconoce los medios para su consecución

No sabe lo que necesita

Debe tener en cuenta a los siguientes usuarios

Establecer competencia infalible sobre los documentos archivìsticos propuestos; y pone en duda las afirmaciones del archivista

El que simplemente duda de la intervención de una tercera persona entre el y su trabajo archivìstico.

El que no quiere divulgar el campo exacto de su trabajo o investigación por temor a la indiscreción del archivista.

El proceso de consolidación de los servicios de archivo involucra en toda su complejidad a los usuarios, componente esencial del servicio.

Fases

Establecimiento de un programa de relaciones publicas.

Elaboración de directorios de usuarios, con sus respectivas direcciones, para un rápido intercambio de información.

Establecimiento de un programa de clasificación, ordenación y descripción de documentos, según las necesidades de información detectadas en el estudio de usuarios.

Establecimiento por parte del archivo de un programa sistemático de publicaciones que recoja los trabajos realizados por los usuarios y el intercambio y difusión de las publicaciones.

Divulgaciòn

Salvo pocas excepciones, los archivos son desconocidos o mal presentaos hacia el publico. Solo en pocos casos, los administradores saben que contienen y como acceder al material que conservan.

Tiene dos fases

El programa debe especificar

Nombre de la actividad, descripción y objetivos de la misma

Actividades susceptibles

Programa de televisiòn y articulos periodisticos

Exposiciones de documentos

Semanas sobre los archivos

Ciclos de conferencias

Visitas guiadas

Relaciones publicas

Celebracion de efemerides

Exposiciones de equipos y precedimientos utilizados en el archivo

Repertorios, catalogos, resumidos de los documentos

Automatizaciòn de los instrumentos antes señaladas

Intercambio nacional e internacional de instrumentos auxiliares de investifacion

Publicación de folletos y boletines de carácter informativo sobre el archivo y demás temas de interés correlacionados

Publicidad en torno a los archivos.

Elaboración y difusión de los instrumentos auxiliares de consulto.