Presentado por: Valeria Diaz
Mapa conceptual
Acuerdo No. 060
Acuerdan:
Articulo Décimo Sexto
El presente acuerdo rige a partir de su expedición
Articulo Décimo Quinto
Todas la unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
Articulo Décimo Cuarto
Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimiento, la manera de elaborar oficios, cartas
Articulo Décimo Tercero
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
Articulo Decimo Segundo
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.
Articulo Décimo Primero
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaboran en original y máximo dos copias, remitiendose el original al destinario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento.
Articulo Decimo
Deberan ser revisadas, para verificar la competencia y los anexos de las comunicaciones oficiales recibidas.
Articulo Noveno
Seran responsables por la adecuada conservación de su documentación, así que requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de lo soportes.
Articulo Octavo
Elaboraran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permiten certificar la recepcion de los documentos.
Articulo Septimo
Deberán establecer controles y procedimientos que permiten tener comunicaciones internas de carácter oficial, utilizando códigos de las dependencias, la numeracion consecutivas.
Articulo Sexto
Deberán tener numeración de los actos administrativos la cual debe ser consecutiva y las oficinas se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios.
Articulo Quinto
Estos procedimientos deberán velar por la transferencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no existirán errores en la radicaciòn y se anulen los números.
Articulo Cuarto
Deberán tener en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destinos interno y externo que genere la entidad.
Articulo Tercero
Deberán establecer de acuerdo con su estructura, unidades de correspondencia, con personal suficiente y debidamente capacitado, y a su vez contar con lo medio necesarios, que permiten recibir, enviar y controlar la comunicaciones oficial.
Articulo Segundo
Definiciones:
Tabla de retención documental
Serie Documental
Registro de Comunicaciones Oficiales
Radicacion de Comunicaciones Oficiales
Documento Publico
Documento Original
Documento Electrónico de Archivo
Información registrada por medio electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital.
Correspondencia
Comunicaciones privadas que llegan a la entidades
Comunicaciones Oficiales
Son aquellas recibidas o producidas independientemente del medio utilizado.
Archivo Electronico
Conjunto de documento electrónicos, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor.
Articulo Primero
Establecer los lineamientos y procedimientos a entidades publicas para que cumplan funciones publicas.
