Nuevas Politicas
en la nueva sede irán los usuarios y entrarán los archivos que no tengan antecedentes en el archivo del poder judicial, para que sean ingresados por primera vez de manera correcta según las políticas establecidas.
paralelamente, en la sede antigua, se empezarán a registrar los documentos inactivos, aplicando tablas de retención. Los más antiguos primero y así hacia adelante.
los archivos que son requeridos y deben ser sacados del local actual, registran su salida y una vez cumplido su propósito con el usuario ingresarán a la nueva sede para ser debidamente ingresados bajo las nuevas políticas previamente establecidas.
preparar una nueva sede que tenga capacidad para recibir el total de los archivos existentes y más. Debidamente acondicionada para la conservación de los archivos y con personal capacitado en el área para empezar a recibir los archivos.
En la sede actual cotejar los inventarios con los que se cuenta (las bases de datos realizadas por los trabajadores) y tratar de hacer un primer inventario general. Tener en cuenta que el proceso de atención al usuario se mantiene igual.
CASO DE ESTUDIO ARCHIVO CENTRAL DEL PODER JUDICIAL
PASOS A SEGUIR
Espacios para repositorio histórico
Políticas para disminuir el volumen de en metros de los folios, reducir documentos
Nuevo Sistema de Archivo Institucional
ROF
MOF
Flujo
Enviar caso para se usado
Se encuentra expediente
Nuevo Documento
Documentos compuestos
Administración
PLAN DE TRABAJO
B. Plan para Nueva sede para Archivo del Poder Judicial
Expedientes del archivo Central que fueron solicitados y utilizados pasarán a ser procesados y tratados al nuevo local.
Ingresos de expedientes nuevos (que no tengan antecedentes).
Alianza estratégica (archivista/abogados).
Infraestructura, organización, implementación, cumplir con INDECI Y DEFENSA CIVIL.
Políticas (manual, reglamento, sistema)
A. Plan para Archivo Central del Poder Judicial
Inventario.
Tabla de retención.
Activo o inactivo / se utiliza luego pasa a la Nueva Sede.
Recuperación del expediente / servicio de atención.
Se acepta la solicitud de expedientes.
Inventario según solicitud de los documentos (ganar tiempo).
Organización
Clasificación (Cuadro orgánico Funcional)
2.5 Unidad:
Inactivos
Activos
Compuestos: Expedientes, legajos
Simples
2.4 Subserie: Folios
2.3 Series: Expedientes por año (1971-actualidad)
2.2 Subfondo Documental: Repositorios (llamados depósitos)
2.1 Fondo Documental: Archivo Central del Poder Judicial
Identificación
Solicitados por:
Jueces
Abogados
Litigantes
Carga procesal
Comerciales
Casos penales
Casos civiles
