ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA

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ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA

Esta debe existir en las organizaciones Independientemente del tamaño, sector y volumen de facturación de la empresa. Algunas compañías establecerán el departamento de créditos Independiente del resto de la estructura organizativa, pero debido a que el tamaño de algunas organizaciones es pequeño, establecen esta función a través de una persona que dedica parte de sus jornadas al seguimiento y control del crédito y sus estatus de pago, desarrollando el resto de sus horas laborales en otras áreas

ESTE DEPARTAMENTO SE DIVIDE PRINCIPALMENTE EN DOS FUNCIONES BASICAS

COBRANZA

Gestionar y hacer el cobro de los créditos a favor de la entidad, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de recursos, para lo cual desarrolla las siguientes actividades. 1. Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar y verificar su registro. 2. Desarrollar estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar. 3. Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables. 4. Supervisar y validar las notas de crédito de acuerdo con la normatividad aplicable. 5. Controlar y custodiar los documentos que correspondan al departamento. 6. Informar a las áreas de ventas y distribución sobre el comportamiento del estatus de los dientes en el pago de sus créditos. 7. Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al departamento. 8. Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios. 9. Informar a las demás áreas de la empresa: finanzas, recursos humanos, contabilidad, ventas, gerencia general y demás.

CREDITO

Establecer y desarrollar los procedimientos para el análisis, evaluación y otorgamiento de créditos, registro y control de la cartera de clientes, para lo cual realiza las siguientes operaciones: 1. Análisis para la apertura de nuevas cuentas. 2. Control del archivo de antecedentes de crédito. 3. Vigilar que las investigaciones de crédito sean las adecuadas, en relación con las políticas establecidas para la apertura de cuentas. 4. Autorizar los pedidos enviados por ventas en el sentido que se pueda otorgar el crédito. 5. Controlar que la apertura de cuentas tenga su base en un riesgo prudente basado en las políticas establecidas para el caso. 6. Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material bibliográfico. 7. Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos. 8. Informes a las demás áreas de la empresa: finanzas, recursos humanos, contabilidad, ventas. gerencia general, etcétera.

FUNCIONES ESPECIFICAS DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO

Precios y plazos de crédito 1. Estipulados los precios, condiciones y plazos de crédito por la dirección general, deben comunicarse a los empleados de venta y del departamento de créditos y cobros. 2. Si los precios y las condiciones no son iguales para todos los dientes, dasificarlos en las categorías necesarias, identificando para cada grupo precios y condiciones. 3. Los cambios circunstanciales de precios deben estar autorizados por escrito, y comunicados a todas las áreas. 4. Las condiciones de ventas de créditos deberán ser acordes con los estándares del sector. El corte de plazos de cobro con relación a los habituales pueden provocar una desviación del volumen de ventas a los competidores, y los plazos inhabitualmente largos exigirán una inversión excesiva de capital circulante. 5. Analizar los efectos financieros de los cambios en los plazos a crédito. 6. Definición del proceso de otorgamiento de crédito. donde se definan las reglas para conceder y administrar los créditos a dientes y se incluya: el perfil de las pautas para la investigación sobre el cliente, normas para fijar los límites de crédito, acciones para tratar excepciones y la asignación de responsabilidades para administrar el proceso.

6. Definición del proceso de otorgamiento de crédito. donde se definan las reglas para conceder y administrar los créditos a dientes y se incluya: el perfil de las pautas para la investigación sobre el cliente, normas para fijar los límites de crédito, acciones para tratar excepciones y la asignación de responsabilidades para administrar el proceso.

5. Analizar los efectos financieros de los cambios en los plazos a crédito.

4. Las condiciones de ventas de créditos deberán ser acordes con los estándares del sector. El corte de plazos de cobro con relación a los habituales pueden provocar una desviación del volumen de ventas a los competidores, y los plazos inhabitualmente largos exigirán una inversión excesiva de capital circulante.

3. Los cambios circunstanciales de precios deben estar autorizados por escrito, y comunicados a todas las áreas.

2. Si los precios y las condiciones no son iguales para todos los dientes, dasificarlos en las categorías necesarias, identificando para cada grupo precios y condiciones.

1. Estipulados los precios, condiciones y plazos de crédito por la dirección general, deben comunicarse a los empleados de venta y del departamento de créditos y cobros.

Precios y plazos de crédito