Acuerdo 004
15 DE MARZO DE 2013

Título 1
Disposiciones Legales

Artículo 1
ÁMBITO DE APLICACIÓN

-La Administración Pública

-Entidades territoriales que se creen por Ley

-Entidades privadas que cumplen con funciones públicas

-Los organismos regulados por la Ley 594 del 2000

Artículo 2
Alcance

-Las tablas de Retención Documental se deben aplicar en los documentos con soporte de papel o electrónico.

-Las Tablas de Valoración se deben aplicar a fondos documentales acumulados.

Artículo 3
Equipo interdisciplinario

-Está a cargo de un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en la archivista, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.

Artículo 4
Cuadro de Clasificación Documental

-La elaboración de las TRD y TVD debe estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura orgánico - funcional de la empresa, el principio de procedencia y el proceso de gestión documental de la entidad.

Título 2
Elaboración y Aprobación de las TRD y TVD

Articulo 5
Elaboración

-La elaboración de las TRD y las TVD se debe regir por el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”, aprobado por el Archivo General de la Nación.

Artículo 6
Criterios para la Elaboración

-En la elaboración se deben reflejar criterios como la idoneidad, análisis contextual, trazabilidad y control para que la aplicación se haga de la forma más transparente posible.

Artículo 7
Firmas Responsables

-Las tablas deberán ser suscritas por el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía.

Artículo 8
Apropiación

-La aprobación debe hacerse mediante un acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad.

Título 3
Publicaión y Presentación

Artículo 9
Presentación

-La publicación de las TRD y las TVD no solo se debe hacer internamente, también deben publicarse en la página web de la entidad.

Artículo 10
Presentación, Revisión y Ajustes

-El procedimiento de presentación, revisión y ajustes de las tablas se debe hacerse dentro de los 30 días el organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentaran las TDR para evaluarse por el secretario general.

-Si la publicación no es satisfactoria o no cumple con los requisitos se darán 30 días más para su arreglo, de lo contrario se harán sanciones y después se deben someter nuevamente a el Consejo Departamental o Distrital.

Título 4
Evaluación y Convalidación

Artículo 11
Evaluación Técnica y Ajustes

En cuanto a la Evaluación técnica y solicitud de ajustes el AGN tendrá 90 días luego de la recepción de las tablas para evaluarlas con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente.

Artículo 12
Obligatoriedad para la realización de ajustes

-Las entidades tendrán un plazo máximo de 30 días para para presentarlas la revisión y convalidación de conformidad, contados a partir del vencimiento del plazo, los ajustes y modificaciones son de carácter obligatorio de no hacerse así se aplicaran sanciones.

Título 5
Implementación y Actualización

Artículo 13
Implementación

Una vez aprobadas y convalidadas las entidades deberán proceder a su implementación es obligatorio que se haga de esta forma.

Artículo 14
Actualización

La actualización de las tablas debe hacerse para los siguientes casos:


-Existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.

-Existan cambios en las funciones.

-La entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación

-Se produzcan cambios en el marco normativo del país.

-Se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.

-Se generen nuevas series y tipos documentales.

-Se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documento.

Artículo 15
Eliminación de Documentos

-La eliminación de los documentos ya sean físicos o electrónicos se debe hacer teniendo en cuenta los tiempos establecidos en las tablas, si el AGN lo considera puede revisar las tablas en cualquier momento y modificarlas si detecta que hay errores y que de alguna menare se está atentando contra el patrimonio documental.

Título 6
Disposiciones finales

Articulo 16
Insprección y vigilancia

-El AGN podrá revisar las tablas en cualquier momento asi ya hallan sido aprobadas por el Comité Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, si existen errores que puedan afectar el patrimonio documental del país se solicitaran ajustes y asi mismo se realizará una inspección sobre su plan de implementación.

Artículo 17
Sanciones

-Si no se siguen las normas del acuerdo se harán sanciones de acuerdo con el artículo 35 de la Ley 594 de 2000

Artículo 18
Uso de Tecnologías de la Información

-Las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de sus tablas de tal forma que facilite el control y registro de las series, y tipos documentales.

Artículo 19
Obligatoriedad de las entidades privadas.

-Es responsabilidad de las Superintendencias en los distintos sectores, solicitar la conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos, la elaboración de las TRD y las TVD para lo cual deberán coordinarse con el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 20
TRANSITORIO

-Las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, que cuenten con sus tablas debidamente aprobadas por el Comité Evaluador del AGN o por los Consejos Territoriales de Archivos antes del Decreto 2578 del 2012, contarán con un plazo máximo de 180 días para su inscripción en el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación, siguiendo el procedimiento que se establezca para tal fin, contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012.

Artículo 21

-Es importante saber que el presente acuerdo rige a partir de su publicación y las normas que le sean contrarias, en especial los Acuerdos 09 de 1995, 06 de 1996, 02 de 1997, 09 de 1997 y 039 de 2002.