ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES
LA ADMINISTRACION
es
el proceso secuencial de acciones necesarias con el fin de lograr generar resultados optimos en la recepcion, registro, entrega y distribuciones de las comunicaciones.
pasos
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
que es
EMBALAJE DE LOS DOCUMENTOS
pasos
EL EMPAQUE: utilizado en estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto.
EL EMBALAJE: se utiliza para cantidades mas grandes de documentos que requieren ser trasladados.
EL ENVIO: se necesita tener claridad sobre la forma de envio que se desea realizar, defendiendo el nivel geografico de su traslado.
COMUNICACIONES OFICIALES
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
FORMATO PARA LA RECEPCION Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
que es
PLANIFICACION
ES
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
proceso logico para alcanzar de moodo eficaz las metas y objetivos
para que es
para distribuir responsabilidades en los integrantes de un grupo.
es
la etapa en la que se orienta al personal y los recursos.
que es
el seguimiento a lo que se planeo , organizo y direcciono.
proceso de elaboracion de documentos planeados y organizados.
FINALIDAD DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
es
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
que busca
regular la gestion de archivos
que el proceso administrativo se cordinado y que haya fluidez en las comunicaciones.
esta conformada por
CONTROL: verificacion apoyada en herramientas que permitan la comprobacion y soporte de los documentos
MANTENIMIENTO: es el cuidado y actualizacion de los documentos en fisico o medio electronico
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACCION: prceso que se lleva a cabo mediante la exploracionde bases de datos ,actas, registros entre otros
RUIDO DOCUMENTAL: se produce cuando nos encontramos con una gran cantidad de datos genericos frente a lo que deseamos encontrar
SILENCIO DOCUMENTAL: es la falta de informacion o hallazgos respecto a lo que se esperaba encontrar, porque no tuvieron un proceso adecuado.
PRINCIPIOS Y NORMAS ARCHIVISTICAS
ACUERDO 060 DEL 30/10/2001
que es
NORMA INCONTEC GTC 185
CARTA COMERCIAL: comunicacion escrita entre entidades y personas naturales
CIRCULAR: comunicacion escrita del mismo interes que va dirigido a un grupo de personas
MEMORANDO: empleada en empresas para tratar asuntos internos
ACTAS ADMINISTRATIVAS: documento escrito que habla de lo tratado e una reunion
INFORME ADMINISTRATIVO: documento que describe datos precisos sobre el estado de cualquier actividad
conjunto de operaciones de verificacion y control que realiza una entidad
pasos
RECEPCION: recibir las comunicaciones oficiales provenientes de otras entidades
CLASIFICACION: consiste en separar los documentos en el momento que se reciben . se divide en COMUNICACIONES PERSONALES , APERTURA, REVISION.
RADICACION: procedimiento por medio del cual, las organizaciones asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas
REGISTRO: consiste en anotar los datos mas significativos de las solicitudes
DISTRIBUCION: reparto a las oficinas que deben realizar el proceso de atencion