Áreas funcionales de la empresa

La tecnología de la información es un proceso que utiliza una combinación de medios y métodos de recopilación, procesamiento y transmisión de datos para obtener nueva información de calidad sobre el estado de un objeto, proceso o fenómeno. El propósito de la tecnología de la información es la producción de información para su análisis por las personas y la toma de decisiones sobre la base de la misma para realizar una acción.

La logística es una pieza clave en la cadena de producción y/o suministro de cualquier empresa. A través de la logística, las empresas consiguen poner a disposición de los clientes sus productos y servicios en el momento y lugar adecuados.

Se trata del área de la empresa a cargo de la transformación de materias primas en productos finales. Estas son sus funciones principales.

El departamento financiero es el encargado de las responsabilidades económicas de la propia empresa pero va mucho más allá de solo esto.

Los presupuestos son los documentos que establecen la relación entre los gastos y los ingresos de la actividad de la empresa, por lo que constituyen el documento principal de la situación económica y financiera de la compañía.

Elaborar un modelo financiero que será el que se aplique en la empresa. Es decir, este será el modelo o prototipo económico que se aplicará en la actividad de la empresa, y que será el que quedará reflejado posteriormente en los presupuestos.

Los pagos se deben realizar de forma periódica y, en muchos casos, no se ejecutan de forma automática, sino que es el departamento financiero quien lo lleva a cabo.

Es el departamento financiero quien debe gestionar los pagos derivados de la actividad profesional de sus propios empleados en horario laboral.

Encontrar nuevos espacios donde poder invertir los beneficios obtenidos. Además, en este mismo sentido, también corresponde a este departamento la gestión de la financiación de la empresa. Es decir, de dónde obtendrá el dinero necesario para continuar con su actividad.

Finalmente, otra de las funciones del departamento financiero fundamentales es la de gestionar los problemas de tipo económico en el caso de que lleguen a producirse.

Es un departamento responsable de la buena organización para realizar con éxito las actividades de compras. La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa. Asimismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con proveedores.

Muchas veces hay imprevistos que hacen que se incumplan los plazos de entrega, lo cual suele generar pérdidas en la empresa que en ocasiones resultan incalculables. Los tiempos de producción se alargan, el stock se reduce y todo ello interfiere en los plazos de entrega de la distribución de mercancías. Es por ello que resulta imprescindible gestionar estos incumplimientos, de manera que en el caso de que ocurran, las pérdidas dañen a la empresa y a su relación con los clientes lo menos posible.

Se deben evaluar los precios cada vez que se adquieren los productos. Esta función está vinculada con la negociación de proveedores y el objetivo de reducir costes siempre que sea posible. Comprar a un precio muy elevado repercutiría considerablemente en la rentabilidad de la empresa.

Uno de los roles más importantes es encargarse de aprovisionar todos los materiales necesarios para poder cumplir con las tareas marcadas. En este punto se contemplan tanto maquinarias como materiales, es decir, todo lo que de una manera u otra interfiera en la creación de los productos.

Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los pedidos de material, las entradas y las salidas.
Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos departamentos.
Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas para saber cuál es la demanda de mercado y estimar el gasto en cuanto a la adquisición de materiales.
Finanzas. También debe haber una coordinación con el departamento contable. Es fundamental que los niveles de materiales se mantengan y realizar una estimación del capital de trabajo que se requiere.
Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa. Este debe estar convenientemente cualificado y distinguir diferentes tipos de perfiles (gerente de compras, comprador, asistente administrativo,…).
El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de las empresas, y las decisiones que toma este departamento son fundamentales para el correcto funcionamiento de dichas empresas.

Es preciso asegurar que todo el producto adquirido cumple con los estándares precisos y con la política de compras de la empresa.
En cada compra el departamento debe encargarse de un control documental, esbozando los protocolos que pueda agilizar el proceso. No solo es un proceso importante para cumplir con los objetivos de la empresa, sino también para la elaboración de informes periódicos en los que se detalle la gestión de compras y la justificación de todas sus actividades.
Todo ello debe ir de la mano de una adecuada digitalización y la implantación de una solución tecnológica adecuada que reduzca el margen de errores y automatice los flujos documentales.

Hablaremos del área de recursos humanos en una empresa como punto a tratar, estas son múltiples y variadas se encuentran conformados por diversos roles especializados en RRHH ya que este se hace cargo de seleccionar o elegir o contratar a el personal en la organización, ya que esto es muy valioso ya sea en empresas pequeñas o empresas grandes,

La función de empleo es una de las funciones más importantes del departamento de Recursos Humanos. Se incluye todo lo relativo al reclutamiento y selección de personal, pero también aquello que tiene que ver con la atracción de talentos y su incorporación. Para conseguirlo deberá determinar las necesidades de la empresa.

En cuanto a la parte de reclutamiento, determina y pone en marcha los procedimientos enfocados a atraer candidatos para la empresa. Estas técnicas pueden ser internas o externas, en función de si las personas forman parte o no de la organización. Incluye la planificación, el diseño y descripción de los puestos, y la definición de funciones y responsabilidades.



Con selección nos referimos a la elección de las personas que van a trabajar en la empresa mediante una serie de pruebas. Estas dos labores son las más conocidas de los recursos humanos.

Con la gestión administrativa del personal nos referimos a las tareas jurídico-administrativas relacionadas con los contratos, nóminas, seguros sociales, permisos, bajas por enfermedad, vacaciones, ausencias, control horario y similares. Estamos hablando del “papeleo”.

Sin embargo, este puede evitarse mediante la implantación de un software específico de Recursos Humanos que haga más sencilla las funciones elementales de la gestión de personal: mantener una base de datos de empleados, control de asistencia, fichaje de trabajadores, gestión de vacaciones y ausencias, etc

Recursos Humanos resuelve los problemas laborales y negocia con los representantes sindicales de los trabajadores. Esto aborda temas con la contratación, política salarial, conflictos laborales, negociaciones colectivas, etcétera. También se ocupa de garantizar la igualdad entre los empleados de la compañía y de adoptar medidas para conseguir un clima de trabajo adecuado.

Pero no solo debe conseguirlo, sino preocuparse de medirlo regularmente a través, por ejemplo de encuestas de clima laboral. Aquí también resulta de ayuda automatizarlas. Es una manera de evitar los sesgos que pueden darse cuando se realizan de forma manual, durante la jornada (con el responsable de equipo mirando al trabajador), etcétera.

El departamento de RR. HH también se encarga de diseñar el sistema de retribución del personal y de analizar los resultados. Se trata de una de las funciones de Recursos Humanos que más inciden en la satisfacción laboral.

La idea es establecer, a largo plazo, estudios de fórmulas salariales, políticas de incentivos, rangos y niveles salariales para las diferentes categorías profesionales de los trabajadores de la entidad. Aquí podríamos meter también las evaluaciones del desempeño de los trabajadores.

Medir el clima y satisfacción laboral de los empleados sirve para detectar problemas a tiempo y mejorar la toma de decisiones al respecto. Además, fomentar un clima laboral positivo incrementa la productividad de los trabajadores y favorece la consecución de objetivos, mientras que uno malo, todo lo contrario: crea situaciones conflictivas y empeora los resultados.

Para conocer el clima laboral podemos pasar una encuesta de clima laboral, una herramienta específica que, entre otras ventajas, reduce el riesgo en la toma de decisiones, permite conocer las debilidades, problemas y necesidades del equipo, contribuir a su desarrollo, aumentar la rentabilidad de la compañía en general, crear informes a largo plazo y analizar el propio trabajo de la organización.

No podíamos dejar de incluir en esta lista el factor disciplinario. Es aquí donde tienen cabida las amonestaciones, faltas, despidos, sanciones y llamadas de atención; una parte necesaria dentro de una organización

Un departamento de Recursos Humanos también ha de implementar los planes de formación necesarios para favorecer el crecimiento del empleado dentro de la compañía.

Ya no solo para motivarle, sino para fidelizarle y para aprovechar el potencial del talento interno. Aquí ha incentivarse la participación del empleado. Además, se trata de una formación continuada, un proceso de aprendizaje continuado que le permita desarrollar las competencias imprescindibles y que se ajusten a los requerimientos de la organización

Marketing es traducido al español como mercadotecnia o mercadeo. El departamento de Marketing de una empresa debe manejar y coordinar estrategias de venta. Esta es su función principal.

Además, debe obtener ganancias al mismo tiempo de satisfacer los requerimientos y necesidades del cliente.

El objetivo del departamento de Mercadotecnia es ubicar y conseguir un posicionamiento para la empresa en el mercado y de esta forma incrementar las ventas y los ingresos.

La siguiente función del departamento de marketing es la planificación de una estrategia de marketing.

En primer lugar, se debe determinar el objetivo final que tendremos, y a partir de ahí, el departamento construirá un plan dividido en acciones a corto plazo (menos de un año vista) y largo plazo (más de un año vista).


El plan de acciones debe tener una duración de tres años, para así tener tiempo suficiente para acoplarnos a la visión de la empresa y concretar las misiones que nos permitirán alcanzarla.

La primera función que tiene el departamento de Mercadotecnia es la investigación. Debe realizar estudios de mercado e investigaciones comerciales.

En estos estudios se realiza un análisis externo e interno de la empresa. El análisis externo se centra en el estudio del mercado en el cual compite nuestra empresa.

También debe tener en cuenta los factores que le pueden influenciar (económicos, sociales, políticos y tecnológicos).

El análisis interno, por el contrario, estudia el funcionamiento de nuestra empresa, viendo puntos fuertes y débiles en nuestra organización.

Una vez realizado el plan de acciones, debemos asignar las tareas a los diferentes subgrupos y equipos dentro del departamento de marketing.

Es importante la comunicación entre las diferentes organizaciones internas y por tanto, es necesario crear un sistema de comunicación eficaz entre ellas.

Por último, lo que deberá realizar el departamento de marketing es el seguimiento y comprobación de que las medidas tomadas están siendo eficaces.

Deben cumplir con las expectativas a nivel humano (la compenetración entre los diferentes equipos debe ser correcta), económico (deben generar beneficios y añadir valor) y estratégico (nos debe acercar a la visión de la empresa)

El área de ventas es el motor que impulsa las estrategias comerciales de cualquier empresa. Además, es responsable de dictar el ritmo de producción, evitar que la empresa sufra recesiones económicas y garantizar que se expanda a nuevos mercados. Las ventas son las bases de cualquier empresa y, por ende, el área de gestión comercial debe trabajar de forma estratégica para alcanzar los ingresos y objetivos deseados.

SubtopicUna de las principales funciones del departamento de ventas es crear objetivos claros, realistas y alcanzables que apunten al crecimiento de la empresa y a mejorar resultados. Se trata de un punto muy importante, ya que con estos objetivos establecidos resulta más fácil guiar a los equipos de trabajo.

Algunos ejemplos de estos objetivos son:

>La cuota de ventas correspondiente a cada vendedor;

>La cantidad de productos y la definición de precios relacionados con bonos y comisiones;

>La distribución estratégica de productos a diferentes audiencias;

>La definición de incentivos en vista de la capacidad de ventas del equipo.

También forma parte de las responsabilidades del área de ventas capacitar y motivar al equipo. En función de los objetivos, también es posible crear un plan de carrera, un sistema de bonificación y el pago de comisiones a los vendedores, así como evaluarlos de acuerdo con su desempeño y remuneración respectiva.

Otra de las funciones del área de ventas es establecer los KPI y monitorearlos semana a semana y mes a mes. Las ventas deben ser monitoreadas constantemente para analizar el rendimiento de la empresa.

Los indicadores de rendimiento son una herramienta de control importante. Entre los que permiten hacer un buen seguimiento de las actividades del departamentos de ventas se destacan:

>Número de ventas

>Oportunidades de ventas, mejor conocidas como generación de leads;
Tasa de conversión

>Boleto promedio

>Customer Lifetime Value (CLV).

Subtopic

El departamento de ventas también establece estrategias de ventas, definición de los canales de desempeño, previsión de problemas y la metodología de servicio para que el equipo esté mejor orientado.

Para esto, es importante conocer cada detalle de los productos y servicios ofrecidos por tu empresa. Con base en este conocimiento, es más fácil fijar precios y comprender la mejor forma de distribución y servicio al cliente, factores que impactan directamente en el éxito de las ventas.


La capacitación de los vendedores forma parte del proceso que permite aprender sobre las herramientas de trabajo y obtener conocimiento profundo sobre las necesidades, deseos y preferencias de los clientes.


Entre las funciones del área de ventas también se encuentra el lanzamiento y modificación de productos y servicios, de acuerdo con las evaluaciones realizadas desde el perfil de consumo de los clientes, así como el análisis de cómo actúa la competencia en el mercado.

El servicio al cliente es otra función del área de ventas. Para mantener la calidad de la base de clientes, retener información valiosa para el negocio y, sobre todo, para garantizar la satisfacción del cliente, los equipos de ventas y de marketing son responsables del contacto continuo y calificado con los clientes.

El servicio al cliente debe contar con herramientas de calidad para facilitar los procesos, ayudar en el análisis del perfil del cliente, así como facilitar el desempeño del equipo de ventas para resolver problemas. También es necesario realizar encuestas de satisfacción para medir la experiencia del cliente y el desempeño de los agentes.


De esta forma, será posible visualizar lo que necesitas para alcanzar la satisfacción del cliente y conseguir su lealtad.

Por último, el papel del departamento de ventas que más se vincula con el área de marketing es la promoción y el posicionamiento.

Para promocionar la empresa, los equipos de ventas y marketing deben actuar en colaboración, ya sea en la organización de eventos, participación en ferias, publicidad, campañas promocionales y programas de fidelización.