ARTXIBOA

Ekipo eta materialak

Karpetak

Soilak

Heltzeko sistema dutenak (A-Z)

Zintzilikatzeko karpeta

Artxibatzeko kaxak

Fitxak

Gidak

Fitxategiak

Bakunak

Anizkoitzak

Birakariak

Apalategiak eta armairuak

Karpetak horizontalki edo bertikalki

Itxiera motaren araberako armairuak

Bisagra

Ate tolesgarriak

Gidaridun ateak

Honako elementu hauek gordetzeko armairuak

A-Z karpetak

Kaxak

Zintzilikakoak

Artxibo batean gordetako dokumentu oro babestu behar da erabilera desegoki, galera, lapurreta, ezabatze oso edo partzial, istripu, aldaketa eta abarretatik.

Enpresarentzat baliagarria den informazioa galtzeaz gain, hirugarrenen aurrean legezko erantzukizunak sor ditzake, bereziki datu pertsonalen kasuan.

Dokumentazioa erabiltzeko eta manipulatzeko prozedura argia

Dokumentazio sentikorrerako artxibo-sistema babestua, giltzekin, kamerekin, segurtasun-kutxekin eta abarrekin. Kopiak ere egin eta leku ezberdinetan gorde ahal izango dira.

Istripu, sute eta uholdeen aurrean jarduteko plana.

Segurtasun-arduradun bat izendatzea, idatzizko dokumentuak fisikoki artxibatzeko.

Enpresari edo hirugarren pertsonei kalteak eragin diezazkieketen dokumentuak zabaltzea galarazteko mekanismoak ezartzea.

Langileei sekretua edo konfidentzialtasuna eskatzea, beren eginkizunak betetzean informazio eskuragarria eskura dutenean.

Segurtasun-kopiak maiz egitea.

Ekipo informatikoetarako sarbide mugatuak ezartzea, erabiltzaileen mailaren arabera, banakako pasahitzen bidez. Fitxategi jakin batzuk erabiltzaile jakin batzuei ere ezkutatu ahal izango zaizkie

Artxiboak irakurketa hutsekoak bezala ezartzea, nahi ez diren aldaketak saihesteko.

Ekipo informatikoetan antibirus bat eta firewall bat instalatzea, ekipoaren kanpoko sarbideak saihesteko.

Zifratzeko eta enkriptatzeko programa, kanpoko erabiltzaileen intrusioa eta irakurketa saihesteko.

Pertsonen edo enpresen datuak dituzten dokumentuetarako, artxibo-sistemak erabiltzen dira, baimenik ez duten langileak sartzea zailtzen dutenak.

Diru-sarrerei, finantza-datuei, isunei edo aurrekari penalei buruzko datuak dituzten dokumentuetarako, artxiboko segurtasun-arduradun bat izendatu behar da. Segurtasun-auditoretza egitea, gehienez ere 2 urtez.

Polizia-ikerketei, ideologiari, sindikatu-afiliazioari, sinesmenei eta osasunari buruzko datuetarako, aurreko neurriez gain, AKZESSO mugatu bat ezartzen da, baimendutako langileek artxibatzeko giltzarekin, eta dokumentuen erreprodukzioan eta suntsiketan kontrolak egiten dira.

Alfabetikoa

Zenbakizkoa

Geografikoa

Gaikakoa

Kronologikoa

Mistoa

Artxibo zentralizatua

Artxibo desentralizatua

Mistoa

3 mailatan antolatzen dira

Banakako artxiboa

Departamentukako artxiboa

Artxibo orokorra

Artxibo aktiboa

Artxibo erdiaktiboa

Behin betiko artxiboa