CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

OBJETIVO

Atender las solicitudes de documentos que reposan en archivo central del Ministerio.

AMBITO DE APLICACIÓN

Reune los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional,
conservan valor histórico, político, o documental.

ALCANCE

Inicia con la recepción de las solicitudes de consulta, continúa con el préstamo del documento y termina con el seguimiento a la devolución de los documentos
prestados.

DEFINICIONES

ARCHIVO CENTRAL

Es un conjunto de documentos organizados según las unidades administrativas que los producen y transfieren desde su
Archivo de Gestión.

CONSULTA DE DOCUEMNTOS

Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a utilizar la
información contenida en los documentos de acuerdo a los reglamentos establecidos y en los términos consagrados por la Ley.

CONSULTA

acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contiene.

CLIENTE EXTERNO

Persona Natural con derechos adquiridos para solicitar la información requerida a la Entidad, siempre y cuando no esté
bajo reserva.

LIDER

COORDINADOR DE ARCHIVOS

POLITICAS DE OPERACION

Para realizar el préstamo de documentos todas las dependencias deben hacerlo a través del Módulo de Archivo Central del SGD, de acuerdo al cronograma de implementación del
mismo.

Se pueden solicitar préstamo de documentos por parte de los usuarios externos a través de la página web del Ministerio, correo electrónico y por oficio.

El tiempo de respuesta a los Entes de Control es de 4 horas, exceptuando cuando la solicitud se realice después de las 12m, se entregará el siguiente día hábil.

Para las solicitudes de usuarios externos, se dará respuesta de la siguiente manera: derecho de petición de solicitud de información 10 días, derecho de petición de interés general o
particular 15 días y el derecho de petición de concepto 30 días.

Para las solicitudes de los usuarios internos, la respuesta se dará dentro de los siguientes 3 días hábiles, a excepción de los documentos que no son de fácil ubicación.

El tiempo máximo de préstamo de expedientes es de 15 días hábiles.

Los expedientes deben ser devueltos en perfecto estado de conservación y con sus folios completos. Todo funcionario que tenga documentos prestados por el Archivo Central, debe
retornarlos dentro del plazo establecido, y en todo caso, a más tardar el día hábil anterior a la iniciación de una de las siguientes novedades de personal: Retiro del Servicio, Licencia,

REQUISITOS LEGALES

CONSTITUCION POLITICA

ARTICULO 20

Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y Difundir su pensamiento y opiniones, la
de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

ARTICULO 27

El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

ARTICULO 74

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley.

ARTICULO 112

Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos,
salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la
documentación oficial.

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las
Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de
reserva;

Ley 57 de 1985. Por la cual se ordena la publicidad de los actos y
documentos oficiales.

ARTICULO 1

Dar a conocer los actos públicos actos gubernamentales y administrativos que la opinión deba
conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos

ARTICULO 12 AL 27

Acceso ciudadano a los documentos, derecho que tiene toda persona de
consultar documentos que reposen en las oficinas públicas.

Ley 1581 de 2012. Mediante la cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales.

APLICA TODO EL MOMENTO