LES 8 PHASES DE LA GESTION D'UN PROJET

Qu'est-ce que le brainwriting ?, le brainwriting technique les invite à écrire des idées. Après quelques minutes, chacun passe ses idées à quelqu'un d'autre qui les lit et les complète. Répétez le processus pendant 10 à 15 minutes, puis lisez toutes les idées au groupe et discutez-en. Quand utiliser le brainwritingDans les remue-méninges traditionnels, les idées les plus bruyantes gagnent souvent. Le brainwriting est un exercice qui non seulement aide les personnes introverties à se faire entendre, mais il vous permet également de penser à plus d'idées que vous ne le feriez si vous ne faisiez que crier. De plus, l'idéation silencieuse encourage plus  des idées originales  par chaque individu - pas seulement les quelques bruyants. Commencez à utiliser le modèle de Brainwritingoutil de brainstorming en ligne pour créer et partager virtuellement des idées. Commencez par ouvrir le modèle de Brainwriting. Étape 1 :  Ajoutez les noms de vos participants à une colonne de notes autocollantes et invitez-les au tableau.Étape 2 :  Présentez le problème et utilisez le minuteur pour définir une limite de 5 minutes pour le premier tour de brainwriting.Étape 3 :  Lorsque le minuteur sonne, dites aux participants de déplacer leurs idées vers la personne de droite. Ensuite, redémarrez le chronomètre et demandez aux participants d'ajouter des autocollants sous les idées qui complètent ou améliorent les idées.Étape 4 :  Faites cela pendant quelques tours de plus, puis animez une discussion avec l'équipe sur toutes les idées que vous proposez. Vous pouvez même voter sur des idées ou les regrouper pour voir lesquelles sont les plus réalisables.

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Formulation: Cette phase consiste à élaborer un plan de projet détaillé. Les outils couramment utilisés dans cette phase sont les suivants:

 RESEAU SOCIAL DE L’ENTITEAnalyser les personnes clés, et leurs rôles ainsi que l’interaction.Pour avoir un meilleur aperçu sur les relations directes et indirectes entre eux.Pour cela il faut placer les preneurs de décision au centre ; rattachés les influenceurs autour du principal donneur d’ordre (management intermédiaire) ; rattacher ses influenceurs aux services opérationnel afin d’avoir une vraie interaction sociale. La rentabilité socio-économique est très importante !On se fixe comme objectifs ·      De la première jusqu'à la fin de la deuxième année : production et commercialisation de poudre arômes ;·      A partir de la troisième année : lancement et commercialisation de liquide arômes concentrés.·      Et en début de l'année 5 ; mise en production et commercialisation de la filiale fruit.Et en même temps exportation vers la sous-région.OBJECTIF·      En termes de part de marché et de son évolution  Nous espérons 25% du part de marché dans la première année.(A déterminer avec les recherches ANSD, MINIST AGRI, SITE) ·      D’ici 3 ans nous comptons être parmi les leadeurs dans la production et commercialisation des arômes naturels au Sénégal·       

La classification en carte mentale est une méthode de visualisation et d'organisation des idées. Elle consiste à regrouper différentes informations ou concepts connexes en utilisant des branches et des sous-branches. Dans le contexte de la gestion d'un projet, la classification en carte mentale peut être utilisée pour organiser les différentes phases de la formulation du projet. Cela permet de mettre en évidence les liens et les dépendances entre les différentes étapes, et de faciliter la compréhension globale du processus de gestion de projet.

 IDENTIFIER LES ACTEURSCette consiste à appréhender l’environnement humain. Le projet étant réalisé par des hommes dans ce cas il faudra développer des interactions entre tous les acteurs impliqués dans le projet. On aura les bénéficiaires, les maîtres d’ouvrage, l’équipe de projet ainsi que les consultants externes.Avec les acteurs stratégiques nous avons les décideurs, le top management, les comités de décisions et de pilotage.Avec les acteurs opérationnels nous aurons, les spécialistes, la main d’œuvre, Avec les acteurs indirectement impliqués nous aurons aussi les clients, les fournisseurs, les institutions étatiques, les investisseurs, les établissement financiers, les alliés et opposants éventuels, les organismes sociaux (IPRES, CSS), assurances.

Cette phase consiste à rédiger les idées ainsi que le processus et de définir les vrais objectifs de chaque filiale.Faire une projection en terme de faisabilité de prime abord.Rappel : dans cette phase il est question de se pencher exclusivement sur la filiale arôme.De ce fait, l'activité se résumera à une étude de faisabilité de l’idée faisant l’objet de projet. ·      Matrice de PORTER analyse de la concurrenceEst-ce réalisable ? Le marché est-il saturé ? Qu’en est-il des consommateurs ? Leurs Habitudes ?Les clients :Les cœurs de cibles sont les consommateurs de boissons chaudes ou/et froides.Pour les atteindrais nous visons les grossistes, les acteurs évoluant dans la vente de boissons, les restaurant, les coins de café ainsi que les boutiques.Les fournisseurs :Les producteurs locaux, les jardiniers, les revendeurs en gros, les agriculteurs et plus ou moins les importations si possibles.Les produits de substitution :Les produits importés, le marché local, et les autres acteurs informels et formels du marché (plus ou moins connus).Les nouveaux intrants :Les nouveaux entrepreneurs, les filiales multinationalesNB : afin de survivre dans un tel environnement il va falloir avoir une très grande visibilité, faire une bonne technique de veille, surveiller tous les acteurs macroéconomiques, avoir une pouvoir de négociation, être capable de fournir des bons produits adaptés et à des délais raisonnables, miser sur la proximité avec les tiers et l’environnement.

les bénéficiaires le maître d'ouvrage le maître d'oeuvre le chef de projet l'équipe de projet les comités de consultationPour mener à bien un projet, les différents acteurs doivent être rapidement déterminés et impliqués dès les premières phases du projet.

Les instances de décision : directeur de projet (pilote stratégique), comité de décision, comité de pilotage Les instances consultatives : comité d’orientation, groupes de consultation, comités d’usagers… Le défenseur du projet

L’équipe projet Les experts internes à associer Les sous-traitants et autres partenaires externes (fournisseurs) Les secteurs concernés Les clients et utilisateurs Les relais internes (promoteurs) La hiérarchie…

Les " prêteurs de ressources " : services mettant à disposition des personnes à temps partiel ou à temps plein sur le projet Les alliés potentiels Les opposants potentiels Les réseaux informels Les instances de représentation du personnel…

Un projet étant réalisé par des hommes, il faut : connaître l'environnement humain (les acteurs, les conflits potentiels). développer des interactions entre tous les acteurs impliqués dans le projet.

DÉFINITIONLe diagramme de Pareto est certainement la technique la plus sûre et la plus efficace pour sélectionner le problème le plus important.Il repose sur une constatation qui montre qu'en général 80% des effets sont dues à 20% des causes :72% de la population mondiale vit sur 23% des terres émergées,80% des erreurs proviennent de 20% des opérateurs,en général, les entreprises font 75% de leur chiffre d'affaires avec 25% de leurs clients.Cette répartition caractéristique se retrouve à l'échelle d'un service, pour des problèmes concernant : des rebuts, des réclamations clients, des impayés...OBJECTIFSLa loi dite "loi de Pareto" ou "loi des 80/20" signifie qu'en s'attaquant seulement à quelques problèmes ou à quelques causes soigneusement choisies, on aura le meilleur effet. On obtient ainsi le meilleur rapport résultat/action.Quand l'employer ?A chaque fois que cela est possible, à condition de disposer de données chiffrées fiables sur le problème.Pour affiner l'analyse d'un problème sélectionné.Pour vérifier ses opinions à propos des causes principales d'un problème.Pour contrôler les résultats des divers tests réalisés lors de la recherche de solutions.Pour comparer l'évolution d'un problème avant et après sa solution.Pour vérifier que les remèdes apportés sont toujours efficaces.Pour présenter à la hiérarchie, et pour informer ceux qui ne participent pas au groupe qualité.MÉTHODETYPOLOGIENous allons emprunter un exemple à un groupe de travail réunissant des dactylos. Un "service dactylographique" d'une entreprise X voulait se rendre compte de la provenance des pertes de temps constatées.1° CHOISIR LESINFORMATIONSChoix des données à relever et des informations à recueillir.Le recueil d'informations se fait sur le terrain.2° PRÉSENTERLES DONNÉESExploitation des données recueillies. On les présente à l'aide de la feuille de relevé.Feuille de relevéTYPESN° de la semaineTotauxClasses%16171819fautes de frappe323210E3,0fautes d'orthographe21238F2,5présentation564520D2,2changement de papier21317 6,0ponctuation1511121250C16,0lisibilité2319221680B25,0entretien des machines21216 6,0mise au courant après       absence11215 1,6téléphone21115 1,6erreurs d'auteur32323125120A37,5autres31217 2,23° CLASSERLES DONNÉESLa feuille de relevé va servir à construire le Pareto. Il est nécessaire d'organiser ces données, de façon à les rendre plus "parlantes". Vous les classez par fréquence décroissante. Pour travailler sur un Pareto, il ne faut pas dépasser 7 colonnes (la dernière colonne regroupe les éléments "minimes").Commencez par tracer vos axes et reportez le classement précédent par ordre décroissant.En abscisse, c'est l'axe des paramètres ou des causes (TYPES),En ordonnée, c'est l'axe des quantités (TOTAUX).Le groupe se rend vite compte que sa première action portera sur les "erreurs d'auteur". A l'aide d'observations effectuées semaine après semaine, de nouveaux diagrammes de Pareto sont tracés, et de nouvelles actions sont engagées.4° TRACERLES COURBESLes Pareto de ParetoCe qui est motivant pour un groupe, c'est de savoir qu'il a gagné et même de savoir combien. La courbe cumulée peut l'y aider.* Construction de la courbe cumuléePour le rectangle A, on trace la diagonale OP.Du point O, on construit un rectangle identique au rectangle B.Et on trace la diagonale PQ' et ainsi de suite...Quand on procède à cette construction le point final U' donnera, sur l'axe vertical tracé à droite du diagramme, le total des types observés soit 100%. Avec un double décimètre, on peut alors graduer cet axe en pourcentage.* La comparaison de ParetoNous allons ainsi vérifier ce qui a été gagné. Pour cela, nous allons, à partir de la feuille de relevé n°3 (semaines 24 à 27) tracer à la même échelle le diagramme de Pareto. La comparaison est visible et immédiatement déterminée à la précision du graphique près; on a gagné 35%. Attention à ce gain, il ne faut pas le perdre : ceci revient à dire qu'entre les autres recherches, la construction périodique de diagrammes de Pareto permet une vérification et une visualisation du suivi.REMARQUE :il arrive que le diagramme de Pareto ne donne rien de significatif : le Pareto est plat. Un tel Pareto n'indique aucune priorité pour l'action. Il faut alors se demander si l'on a bien choisi les critères de classement des défauts. Dans notre exemple, nous les avons classés par rapport aux semaines. On pourrait prendre d'autres critères de classement, machines, heures..., à condition qu'il soit possible de dénombrer des "types".

RACI est un acronyme anglais pour :Responsible : soit « réalisateur » en français,Accountable : soit « approbateur »,Consulted : soit « consulté »,Informed : soit « informé ».

Carte heuristique des outils de gestion des informations d'un projetConceptionBrainstorming : générer des idées et des solutions de manière créativeDiagramme de cause à effet : identifier les causes et les effets d'un problèmeDiagramme de Pareto : identifier les problèmes les plus importantsMatrice SWOT : identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces d'un projetFormulationBrainwriting : générer des idées et des solutions de manière créativeDiagramme de Venn : visualiser les relations entre des élémentsArbre de décision : prendre une décision en tenant compte de différentes optionsMatrice de décision : évaluer les avantages et les inconvénients de différentes optionsAnalyseDiagramme de flux : visualiser les étapes d'un processusDiagramme de Gantt : planifier un projet en fonction du tempsDiagramme de réseau : visualiser les relations entre les différentes tâches d'un projetAnalyse SWOT : identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces d'un projetDécisionVote : prendre une décision en fonction de la majoritéConsensus : prendre une décision en fonction de l'accord de tous les participantsArbre de décision : prendre une décision en tenant compte de différentes optionsMatrice de décision : évaluer les avantages et les inconvénients de différentes optionsMise en œuvrePlan de projet : documenter les objectifs, les tâches, les ressources et les délais du projetListe de tâches : suivre les tâches à accomplirTrello : outil de gestion de projet collaboratifJira : outil de gestion de projet agileTransition à l'opérationnelProcédures : documenter les étapes à suivre pour mettre en œuvre le projetManuels d'utilisation : fournir des instructions aux utilisateurs du projetFormation : former les utilisateurs du projetSupport technique : fournir un soutien technique aux utilisateurs du projetRapport et feedbackRapport de projet : documenter les résultats du projetÉvaluation du projet : évaluer le succès du projetRecommandations : proposer des améliorations pour le futurPost-évaluationAnalyse des données : analyser les données collectées pendant le projetÉtude de cas : documenter le projet et ses résultatsPublication : partager les résultats du projet avec la communautéCette carte heuristique présente un ensemble d'outils de gestion des informations qui peuvent être utilisés à chacune des 8 phases d'un projet. Ces outils peuvent être utilisés de manière individuelle ou combinée, en fonction des besoins spécifiques du projet.Voici quelques exemples concrets de l'utilisation de ces outils :Dans la phase de conception, un brainstorming peut être utilisé pour générer des idées pour le nom du projet, le logo, le slogan, etc.Dans la phase de formulation, un diagramme de Venn peut être utilisé pour visualiser les relations entre les différents objectifs du projet.Dans la phase d'analyse, un diagramme de flux peut être utilisé pour visualiser les étapes du processus de développement du projet.Dans la phase de décision, un vote peut être utilisé pour prendre une décision concernant le budget du projet.Dans la phase de mise en œuvre, une liste de tâches peut être utilisée pour suivre les tâches à accomplir pour terminer le projet.Dans la phase de transition à l'opérationnel, des procédures peuvent être documentées pour expliquer comment utiliser le produit ou le service du projet.Dans la phase de rapport et feedback, un rapport de projet peut être rédigé pour documenter les résultats du projet.Dans la phase de post-évaluation, une analyse des données peut être utilisée pour identifier les domaines d'amélioration pour le futur.Il est important de choisir les outils de gestion des informations les plus adaptés aux besoins spécifiques du projet. Une bonne gestion des informations permet de garantir le succès du projet en assurant la transparence, la communication et la collaboration entre les différents acteurs impliqués.

DOSSIER PROJET : NARRATIF ET MEMOIRE DE SES AVANCEES9 janvier 2023SOUS-DOSSIER 1 : FORMULATION DES OBJECTIFSL’une des difficultés d’un projet est d’écrire ses objectifs pour qu’ils soient formalisés et transmis aux décideurs. Pour vous aider, nous vous proposons 5 sous-dossiers qui constitueront la base de votre dossier à défendre. Ils seront votre mémoire dans le temps jusqu’à l’achèvement et la réussite de votre projet IMPRIMEZ CE DOSSIER POUR VOUS AIDER A ECRIRE L’HISTOIRE DE VOTRE PROJET.1-1 Les OBJECTIFS visés :    1-2 Qui est concerné ?Les BENEFICIAIRES : Le MAÎTRE D’OUVRAGE : Le MAÏTRE d’OEUVRE: Le RESPONSABLE PROJET: L’équipe projet : Les comités de consultation : 1-3 Les différents scénarios :Intitulé et brève description de chaque scénario : Identifier les acteurs concernés par le scénario : Gains et avantages pour chaque acteur : Pertes et inconvénients pour chaque acteur : Stratégie d’implantation du scénario : Effets (positifs escomptés sur la stratégie développée) : 1-4 Le scénario retenu   1-5 Les comptes rendus de réunions   SOUS-DOSSIER 2 : RESSOURCES ET SAVOIR-FAIRE2-1 Avec qui : vous et qui d’autre ?   2-2 Les ressources financièresVotre budget ? Budget d’autres partenaires pour les engager ?  2-3 Les ressources techniques, matérielles et immobilières   2-4 Les ressources en information et savoir-faire   SOUS-DOSSIER 3 : POUVOIR ET DIVERGENCE3-1 Appui politiqueUn projet ne se verra confier des ressources que s’il existe un APPUI politique.Repérer les forces en présence : Les alliés inconditionnels, totalement pour : Les alliés critiques « oui mais » : Les hésitants « ni pour ni contre » : Les résistants « plutôt contre » : Les opposants « totalement contre » :  La fonction de ce dossier est de repérer les alliances et les confrontations pour influencer ou contrôler les autres sous-dossiers.SOUS-DOSSIER 4 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT4-1 Les  comptes rendus de réunions : histoire du projetCela permet de gérer le processus, les événements, d’assigner, de regrouper, allouer, coordonner et intégrer les ressources et le savoir-faire impliqués dans le projet.SOUS-DOSSIER 5 : CULTUREL’intention du projet doit être envisageable, acceptable par rapport au patrimoine culturel ambiant. Il faut forger, infuser et défendre le patrimoine culturel du projet et de ses acteurs en créant des processus, des outils, des activités, des croyances, des maximes, des attitudes et des comportements.Le projet est-il actuellement acceptable ?   Sinon quelle action puis-je envisager pour faire avancer la culture ?