LEY 594 DE 2000

ARTICULO 1. Objeto, la presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.

ARTÍCULO 2. Ambito de aplicación, comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

ARTICULO 3. Definiciones, para los efectos se definen los siguientes conceptos:

ARCHIVO: Conjunto de documentos, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad púbica o privada conservados respetando aquel orden para para servir como testimonio a la persona institución o ciudadanos, institución que esta al servicio de la gestión administrativa, información la investigación y la cultura.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos perteneciente a entidades oficiales y para la prestación de un servicio público por entidades privadas

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas para la planificación manejo y organización con el objetivo de facilitar su utilización y conservación

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural, ademas de los archivos en papel existen archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus distintos tipos documentales, es la fuente primaria de información con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integridad

ARTICULO 4. Principios generales, que rigen la función archivística son los siguientes.

FINES DE LOS ARCHIVOS: El objetivo es el de disponer de la documentación organizada, de tal manera que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio del ciudadano, garantizar la efectividad de los principios derechos y deberes consagrados en la constitución.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes

INSTITUCIONALIDAD E INSTRUMENTALIDAD. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.

RESPONSABILIDAD. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación,uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el
uso de los mismos.

DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivistica para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.

ADMINISTRACIÓN Y ACCESO. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos.

RACIONALIDAD. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.

MODERNIZACIÓN. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la
organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS. El manejo y aprovechamiento de los recursos
informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

INTERPRETACIÓN. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

ARTICULO 5. El sistema nacional de archivos

a. Es un conjunto de instituciones archivísticas que posibilitan la nacionalización de los procesos, promueve el desarrollo de estos centro de información.

b. Integran el sistema nacional de archivos: el archivo general de la nación, archivos de las entidades del estado. Las entidades del sistema actuaran de conformidad con las políticas y planes generales que adopte el ministerio de cultura.

c. El Sistema Nacional de Archivos se desarrolla bajo los principios de unidad normativa.

d. El Sistema Nacional de Archivos buscara esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística, promoverá la sensibilidad de la administración publica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos

e. Los proyectos y programas archivisticos del Sistema Nacional de Archivos ejecutaran y regularan siguiendo los principios de participación cooperación descentralización y autonomía.

f. El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

Subtema

ARTICULO 6. De los planes y programas. las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, llevaran a cabo los procesos de planeación y programación de acciones de asistencia tecnica, ejecucución , control, seguimiento y coordinación asi;

a. La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales.

b. La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio.

c. La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán
responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado.

d. La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto
en la presente ley y sus normas reglamentarias.

ARTICULO 7. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a. Archivo General de la Nación b. Archivo General del Departamento c. Archivo General del Municipio d. Archivo General del Distrito

ARTICULO 8. Archivos territoriales. Desde el punto de vista territorial se clasifican en a. Archivos de entidades del orden nacional
b. Archivos de entidades del orden departamental
c. Archivos de entidades del orden distrital
d. Archivos de entidades del orden metropolitano
e. Archivos de entidades del orden municipal
f. Archivos de entidades del orden local
g. Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
h. Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

ARTICULO 9. Los archivos según la organización del Estado: a. Archivos de la Rama Ejecutiva
b. Archivos de la Rama Legislativa
c. Archivos de la Rama Judicial
d. Archivos de los Órganos de Control
e. Archivos de los Organismos Autónomos

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio

ARTICULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El estado esta obligado a la creación, organización preservación y control de los archivos teniendo en cuenta los principios de procedencia y la normatividad.

ARTICULO 12. Responsabilidad. La administración pública sera responsable d la gestión de documentos y de la administración de sus activos

ARTICULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos, deberán tenerse en cuenta las especificaciones sobre áreas de archivo

Subtema

ARTICULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Cuando se desvinculan de las funciones deberán entregar los documentos y archivos a su cargo, inventariados como lo dispone las normas.

ARTICULO 14. Propiedad manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. Es producto y propiedad del estado y se ejercerá pleno control de sus recursos informáticos y por ser un bien público no son susceptibles de enajenación.

ARTICULO 16. Obligaciones y de los funcionarios cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad,veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y seran responsables de su organización y conservación asi como las prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Trabajaran sujetos a los mas rigurosos principios de la ética profesional, dispuesto en la constitución política de Colombia, y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del estado y lo que forme parte del patrimonio cultural de la nación.

ARTICULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar ya actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

ARTICULO 19. Soporte documental. Las entidades del estado podrán incorporar tecnologías por medio informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos: a. organización archivística de los documentos. b. Realización de estudios técnicos adecuados.

ARTICULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. las entidades públicas que se fuciones deberan entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones.

ARTICULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos con el uso de nuevas tecnologías con sus respectivos procesos archivísticos.

ARTICULO 22. Procesos archivísticos. Comprende procesos como la producción o recepción, la distribución, consulta, organización, recuperación, y las disposición final de los documentos.

ARTICULO 23. Formación de archivos. teniendo el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:

Archivo de gestión. Comprende toda la documentacion que es sometida por las oficinas o productores que las soliciten.

Archivo central. Cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo histórico. Es aquel que se transfieren desde el archivo central de los documentos de archivo de conservación permanente.

ARTICULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. las entidades están en la obligación de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

ARTICULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El ministerio de la cultura a través del Archivo General de la Nación reglamentaran lo relacionado con los tiempos de retención documental de las historias clínicas , laborales documentos contables y notariales.

ARTICULO 26. Inventario documental. las entidades de administración publica están en la obligación de elaborar inventarios de los documentos, para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

ARTICULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y de copia de los mismos siempre y cuando lo documentos no estén reservados.

ARTICULO 28. Modificación de la ley 57 de 1985. La reserva legal sobre cualquier documento cesara a los 30 años de su expedición, podrá ser consultado por cualquier ciudadano.

ARTICULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico, las instituciones suministrarán la información mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento.

ARTICULO 30. Documentos administrativos.Solo por motivos legales las entidades del estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTICULO 31. Documentos históricos. Se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos, el jefe de archivo deberá tomar las medidas que garantizan la integridad, seguridad,conservación y reintegro de los mismos, y en los siguientes términos: a. Motivos legales b. Procesos técnicos c. Exposiciones culturales

ARTÍCULO 51.Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Controlaría General de la República prestarán todo el apoyo al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

ARTICULO 50. Estímulos El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, tales estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

ARTICULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas que sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas sobre conservación de archivos, incluyendo los documentos en nuevos soportes.

ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta. son archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

ARTICULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios

ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. EL Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte. literatura y la política.

ARTICULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del
Archivo General de la Nación, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

ARTICULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias de documentos declarados de interés cultural:

a. Trasladarlos fuera del territorio nacional sin previa autorización del Archivo General de la Nación. b. Transferir gratuitamente la propiedad de los documentos históricos si previa información al Archivo General de la Nación.

ARTICULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos.

ARTICULO 43. Protocolos notariales. Pertenecen a la nación, los que tengan mas de 30 años deberán ser transferidos por la correspondiente notaria al Archivo General Notarial del respectivo círculo.

ARTÍCULO 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley.

ARTÍCULO 34. Nacionalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos.

ARTICULO 35. Prevención y sanción. A través de sus respectivos concejos de archivos, tendrán facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas así:

a. Emitir las ordenes para que se suspendan las practicas que vulneren la integridad de los archivos público, y tomar medidas correctivas.

d. Cuando se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos estos sera decomisados y puestos a ordenes del ministerio de cultura.