NORMA TECNICA COLOMBIANA GTC-185
GENERALES PARA LA COMUNICACIONES
Todos los documentos que se presentan en esta guia pueden imprimirse por amabas caras de la hoja
MARGENES
Superior 3cm y 4cm
Inferior 2cm y 3cm
lateral izquierdo 3cm y 4cm
lateral derecho 2cm y 3cm
si el documento no se va imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que las márgenes laterales sean simétricos a 3 cm
ESTILOS
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, existen 3 estilos
1. BLOQUE EXTREMO: todas las líneas parten del margen izquierdo.
2. BLOQUE: las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
3. SEMIBLOQUE: conserva la distribución del estilo bloque del primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10.
HOJA DE VIDA COORPORATIVA
Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.
INFORME
Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
ACTAS
Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.
MENSAJES ELECTRONICOS
El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido.
CERTIFICADOS
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL
* Encabezado, pie de pagina
* Código
* Lugar de origen y fecha de elaboración
* Datos del destinario
* Denominación o titulo académico
* Nombre del destinario
* cargo
* Asunto
* Texto o cuerpo
* Datos del remitente
* Líneas especiales
* Anexos
FUENTE
Escribir con una fuenteclara, agradable a la vistadel lectorTamaño de letra 10 y 12No utilizar negrilla
ZONAS
ZONA 1: El membrete incluye: razón social, sigla o acrónico, logo tipo en caso de tenerlo y el numero de identificación tributaria y sus medidas son: horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4cm verticales desde el borde superior.
ZONA 2: Para la impresion de direccion, apartado, correo electronico, sitio web, fax, telefono,lugar de origen y pais. sus medidas son: entre 3,5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
ZONA 3: Espacio superior derecho destinado al registro y radicacion del documento; es complementaria de la zona 1.
CARTA
comunicación escrita que se utilizan las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente entre las relaciones entre organizaciones y sus empleados en algunas entidades se denomina oficio.
MEMORANDO
Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
CIRCULARES
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
CONSTANCIA
Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal
SOBRES COMERCIALES
El sobre tiene el propósito de serla cubierta de los documentos, para su entrega o envió.