PRINCIPALES DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. Concepto general

Es un soporte que registra datos con validez oficial, emitido por órgano de la Administración Pública. No solo incluye textos escritos, sino también imágenes, mapas, documentos digitales, entre otros.

Importancia

Son esenciales para garantizar la legitimidad de las acciones de la Administración, actuar como prueba oficial y cumplir con el principio de transparencia.

Base legal

Según el artículo 46 de la Ley de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC), un documento administrativo es válido solo si lo emite un órgano competente.

3. Funciones del Documento Administrativo

Constancia

-Garantizar la permanencia de los actos administrativos para su revisión, corrección o aplicación futura.
-Protege los derechos de los ciudadanos, como el acceso a información administrativa.
-Asegurar el control de legalidad en la gestión pública.

Comunicación

-Permite que la Administración interactúe formalmente con ciudadanos, otras instituciones y entidades internas.
-Cumple una función informativa y administrativa, siendo un medio oficial para transmitir decisiones, convocatorias o resoluciones.

3. Características de los Documentos Administrativos

Externas

Clases : Textuales (escritos), iconográficos (mapas, diagramas), sonoros o electrónicos (archivos digitales).

Soporte : Tradicionalmente en papel, pero con la introducción de tecnologías digitales, ahora incluye formatos electrónicos como PDF o documentos digitales firmados electrónicamente.

Internos

Emisión : Emitidos por órganos administrativos en el ejercicio de su competencia legal.

Efectos legales : Producen consecuencias jurídicas, tanto para la administración como para los ciudadanos.

Formalización : Deben estar autenticados mediante firmas manuscritas o electrónicas para ser válidos.

4. Clasificación de Documentos Administrativos.

Según los participantes :

De los ciudadanos : Solicitudes, quejas, recursos, entre otros, que impulsan procedimientos administrativos.

De la administración : Actas, resoluciones, citaciones, destinadas a ciudadanos u otros órganos administrativos.

Según la fase del procedimiento :

Iniciación : Solicitudes de los ciudadanos o acuerdos de inicio de la administración.

Instrucción : Documentos que recogen pruebas, citaciones o informes.

Terminación : Resoluciones, acuerdos finales o notificaciones.

Según su declaración ::

De decisión : Resoluciones que manifiestan la voluntad administrativa.

De transmisión : Notificaciones o publicaciones.

De constancia : Actas y certificados que registran hechos.

De juicio : Informes técnicos o propuestas.

5. Estructura General del Documento Administrativo

Encabezamiento

Incluye el título, datos del expediente, identificación del emisor y destinatario.

Es obligatorio según el Real Decreto 1465/1999 y establece la identidad de la institución emisora.

Cuerpo :

Introducción : Expone el contexto o antecedentes del acto administrativo.

Hechos : Detalla los eventos relevantes que justifican el acto.

Valoración jurídica : Fundamentos de la decisión en normas legales.

Decisión : Contiene la declaración formal del órgano administrativo.

Pastel

Indica lugar, fecha y firma del responsable, garantizando la autenticidad del documento.

6. Estilo administrativo

Principios básicos :

Claridad: Redacción comprensible para ciudadanos y funcionarios.

Precisión: Uso de términos específicos para evitar ambigüedades.

Concisión: Evitar redundancias y uso excesivo de tecnicismos.

Reto :

Equilibrar el rigor técnico con la accesibilidad al público general. Esto implica simplificar términos legales cuando sea posible y adoptar un lenguaje más cercano en documentos dirigidos a ciudadanos.

7. Recomendaciones de Redacción.

Ortografía y vocabulario :

Uso correcto de normas gramaticales. Evitar errores ortográficos que puedan comprometer la profesionalidad del documento.

Moderación en el uso de tecnicismos y latinismos, explicándolos si son indispensables.

Estructura :

Oraciones cortas y bien organizadas. Dividir la información en párrafos temáticos para facilitar la lectura.

Estilo visual :

Utilice títulos, subtítulos, negritas y un tamaño de letra adecuado para destacar información clave.