Protocolo para solución de conflictos FINCHET

Nivel Estratégico

La claridad en el ejercicio de los roles de propiedad, dirección y gerencia, así como la definición de un propósito común y la promoción de una cultura empresarial de cumplimiento y ética, proporcionando elementos para tomar decisiones adecuadas y contribuir a la competitividad, productividad y perdurabilidad de la empresa. Ø Que la empresa se oriente a conseguir los objetivos empresariales estratégicos y la alineación con el propósito común, la misión, la visión y los valores.Ø Que la empresa cuente con un foro donde se analicen las decisiones estratégicas (por ejemplo: alianzas empresariales, adquisición de activos relevantes para el curso de los negocios, entre otros).Ø Que exista un proceso de toma de decisiones directivas, enfocadas en el largo plazo y que propenda por la creación de valor de sostenibilidad de la empresa.Ø Que se promuevan y fortalezcan las dinámicas empresariales dirigidas a la generación de conocimiento y adaptación permanente al mercado.Ø Que se enriquezca el proceso de toma de decisiones empresariales con una cultura de innovación, contribuyendo a asegurar la perdurabilidad.Ø El mejoramiento de su propuesta de valor, así como de los productos y servicios para cumplir las expectativas y requerimientos de clientes y otros grupos de interés.Ø La rentabilidad de los productos o servicios en términos económicos.Ø El monitoreo de los competidores (directos e indirectos) y su oferta de valor.Ø La búsqueda sistemática del incremento efectivo del desempeño empresarial.Ø La ejecución de los programas y planes estratégicos en cumplimiento del propósito común.Ø Identificar y ponderar los riesgos éticos propios de su modelo de negocio y, además, considere los elementos regulatorios y requerimientos vigentes, especialmente, en materia de:Prácticas inadecuadas en el entorno laboral, Corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo, Respeto por la libre competencia, Colusión y protección al consumidor, Manejo de la propiedad intelectual, Programas de transparencia y ética empresarial.

La empresa promueve una cultura de cumplimiento y ética. Ø Identificar y ponderar los riesgos éticos propios del modelo establecido actualmente y, además, considerar los elementos regulatorios y requerimientos vigentes, especialmente, en materia de:Prácticas inadecuadas en el entorno laboral, Corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo, Respeto por la libre competencia, Colusión y protección al consumidor, Manejo de la propiedad intelectual, Programas de transparencia y ética empresarial.Ø implementar un código de ética, la empresa debe abordar, como mínimo, los siguientes aspectos:●      Ámbito de aplicación, donde delimite los sujetos a quienes aplica.●      Valores y principios de la empresa, incluyendo los de carácter ético.●      Compromisos que en materia de ética asume la compañía.●      Obligaciones o deberes de las personas a quienes aplica el código, con énfasis en situaciones que implican riesgos materiales para la empresa.●      Responsables del cumplimiento e implementación del código.●      Mecanismos para garantizar la implementación del código, que incluyen sanciones e incentivos. ●      Mecanismos de denuncia para reportar las faltas éticas y tomar las medidas correspondientes.●      El código de ética supone una regulación interna que es de obligatorio cumplimiento para propietarios, administradores, empleados, proveedores y contratistas y tiene por objeto promover una cultura de ética y cumplimiento para la empresa.●      El código de ética es un instrumento que respeta los principios de igualdad y equidad de género, promoviendo un ambiente con las mismas oportunidades de desarrollo profesional, salarial, de reconocimientos, etc., entre hombres, mujeres y personas no binarias.  Finalmente, es indispensable que el código de  ética sea un documento redactado en términos sencillos y claros que reflejen la cultura organizacional de la empresa, que se mantenga actualizado y sobre el cual se realicen jornadas periódicas de sensibilización para asegurar su comprensión y cumplimiento.

Los propietarios deben desarrollar una planificación societariaque conduzca al crecimiento organizado y sostenible de la empresa.Para efecto de lo anterior, la legislación colombiana establece, según los tipos societarios, los derechos que le asisten a los accionistas o socios, cuyo ejercicio es proporcional a la participación adquirida, en ese sentido, por regla general, los propietarios tienen unos derechos que les permiten, entre otros asuntos: Ø Establecer la participación en la toma de las decisiones de mayor relevanciaØ Acceder a los libros y papeles sociales de la empresa para el adecuado ejercicio del derecho de inspecciónØ Participar de las utilidades que la empresa produzca a partir de la distribución de dividendos.Ø Negociar de manera libre las acciones, a menos que se haya estipulado el derecho de preferencia a favor de la empresa u otros propietarios.Ø Participar de los activos sociales al momento de la liquidación, después de pagarse el pasivo externo de la empresa.Ø Las condiciones de participación en el máximo órgano social, junta directiva o instancia equivalente, garantizando el derecho a un trato igualitario.Ø Las solicitudes de auditorías sobre materias específicas de la empresa, definir el procedimiento a seguir para su solicitud y operatividad.Ø La frecuencia y actualización periódica de la información que se brinda a los propietarios por fuera del marco de las sesiones del máximo órgano social, respecto del desempeño de la empresa o la ejecución presupuestal.Las medidas para alinear las expectativas de los socios en capitalizaciones, emisiones o fusiones, con fenómenos como la dilución en el capital

La empresa debe establecer reglas claras que permitan al máximo órgano social tomar decisiones adecuadas, asegurando la participación de todos los propietarios o asociados, la protección de sus intereses y la toma de decisiones en provecho de la empresa. El máximo órgano social, además de lo determinado en las normas societarias, debe tener las siguientes responsabilidades:Ø Designar a los miembros de la junta directiva o instancia equivalente.Ø Definir mecanismos, ya sean en políticas, procedimientos o matrices, para la designación de los miembros de la junta directiva o instancia equivalente que permitan administrar los riesgos derivados de transiciones en el órgano de dirección. De esta forma, en momentos de cambios por renuncias, vacancias o nuevas designaciones, en los procesos de toma de decisión directiva se evitan afectaciones o que se comprometa la estabilidad empresarial.Ø Definir los lineamientos generales para la remuneración de los miembros de la junta directiva o instancia equivalente, los cuales pueden recogerse en una política aprobada por el máximo órgano social.Ø Aprobar las modificaciones que puedan representar un cambio efectivo del objeto social de la empresa.Ø Designar, cuando aplique, al revisor fiscal o auditor externo.Ø Aprobar operaciones societarias y comerciales tales como fusiones, ventas de activos estratégicos, escisiones o adquisiciones y otras decisiones importantes y trascendentes en el desarrollo de la empresa.Ø Aprobar la participación de los administradores en actos donde existan conflictos de intereses o en actividades que impliquen competencia con la sociedad que administran, de acuerdo con la legislación aplicable.Ø Aprobar la política de operaciones con partes vinculadas, para que los órganos de dirección puedan establecer mecanismos para una adecuada gestión de los conflictos de interés y se proteja la posición de la empresa.Ø Convocatoria y orden del día de las reuniones.Ø Información disponible para los asociados.Ø Representaciones durante las sesiones.Ø Consideraciones técnicas para garantizar la participación de los socios durante las reuniones.Ø Cumplimiento del quorum y las mayorías requeridas por la ley y los estatutos.

La junta directiva o la instancia equivalente de la empresa debe contar con una estructura adecuada para facilitar la toma de decisiones Directivas y Estratégicas. Ø Sobre el tamaño:  El número de miembros de la junta directiva o instancia equivalente debe definirse en función de las necesidades y realidades de cada organización en esta instancia se conforma por un número impar de miembros para que, ante eventuales situaciones de empate, no se generen bloqueos en el proceso de toma de decisiones.Sobre los perfiles requeridos: Ø Como estrategia se exige aportar en la generación de valor, un grupo de personas con las calidades personales y profesionales necesarias para que la empresa, en función de su realidad y contexto, pueda cumplir con sus objetivos empresariales.Sobre los miembros independientes:Ø Establecer la incorporación de miembros independientes en la junta directiva o instancia equivalente que aporten conocimiento y experiencia empresarial que contribuyendo a una mayor objetividad en el proceso de toma de decisiones directivas, a la creación de valor sostenible y al cumplimiento de los objetivos empresariales

La empresa debe definir, de manera clara y expresa, las funciones de la junta directiva o instancia equivalente.La junta directiva de la empresa como órgano encargado del direccionamiento estratégico se le asignan las siguientes responsabilidades: Ø La designación, evaluación y remoción del gerente general, presidente o equivalente. Ø La definición, aprobación y seguimiento de un plan estratégico para la empresa.Ø El desarrollo de una cultura de innovación al interior de la compañía.Ø La definición y seguimiento periódico a los objetivos de gestión y los presupuestos financieros anuales de la empresa.Ø La aprobación de inversiones o desinversiones materiales o estratégicas, de tal forma que la junta directiva considere y analice las decisiones empresariales que tengan un impacto significativo sobre la estrategia y operación de la compañía o puedan comprometer su viabilidad.Ø La aprobación y seguimiento de una estrategia de relacionamiento y comunicación con los distintos grupos de interés de la compañía, que permita administrar riesgos reputacionales y de cumplimiento.Ø La administración de riesgos de sucesión del equipo gerencial.Ø La aprobación y cumplimiento de la política de conflictos de interés.Ø La aprobación y supervisión del mapa de riesgos, a través del cual se hace un seguimiento a los riesgos del nivel estratégico, financiero, operativo, legal, contable, administrativo y reputacional.Ø El seguimiento al modelo de cumplimiento y control de la empresa.Ø La dirección y monitoreo de las estrategias de sostenibilidad de la empresa.Ø La promoción y liderazgo de un clima ético que oriente el accionar de la empresa, de todos sus colaboradores y en su cadena de valor.Ø La aprobación de una política de manejo adecuado de la información.

Rol De La Gerencia: La empresa debe contar con un equipo gerencial que tenga una estructura apropiada y funciones claras. Ø Establecer prácticas le permita al gerente, como primer ejecutivo, identificar fortalezas y debilidades, así como tomar las acciones correspondientes, para continuar fortaleciendo la gestión ejecutiva de la empresa.Ø Establecer lineamientos generales con base en los cuales el equipo gerencial será evaluado y la oportunidad en la que se efectuará dicha evaluación.Ø Establecer procesos de evaluación a los miembros que conformen el equipo gerencial, con base en los lineamientos definidos por la junta directiva o instancia equivalente y dar a conocer los resultados de las evaluaciones a dicho órgano de dirección.Ø Establecer incentivos para que el equipo gerencial de la empresa esté motivado y alineado para alcanzar los objetivos estratégicos que promuevan la cultura organizacional en torno a buenas prácticas de gestión empresarial. 

Realizar un control efectivo de la arquitectura de control de la empresa donde se fundamente la gestión basada en el cumplimiento, autocontrol y buen gobierno de los ámbitos de propiedad, dirección y administración. Establecer y fundamentar dentro del modelo de gobierno corporativo de la empresa un control que ayuda en el cumplimiento de la gestión de riesgos, las actividades de control, la información y comunicación, y las actividades de supervisión y monitoreo, los cuales traen beneficios para la empresa tales como:Ø Alineación de las actividades operacionales con los objetivos estratégicos del negocio.Ø Salvaguarda de los activos más importantes (bien sean físicos, monetarios o intangibles).Ø Prevención y detección de fraudes o errores que destruyan valor para la empresa.Ø Fomento de una buena gestión a través de la administración de riesgos.Ø Incremento de la confiabilidad en la información empresarial (financiera y no-financiera) y del cumplimiento normativo.

Establecer mecanismos para gestionar adecuadamente los riesgos de modo que pueda enfrentar los desafíos propios de un entorno dinámico y cambiante. Definir un marco de actuación para la adecuada gestión de los riesgos. Para ello debe cumplir con las siguientes funciones: Ø Definir y aprobar la política de gestión de riesgos y supervisar su aplicación efectiva.Ø Conocer y hacer seguimiento periódico a los principales riesgos asociados al logro de los objetivos de la empresa, especialmente los de carácter estratégico.Ø Establecer los límites máximos de exposición a los riesgos identificados, supervisar la exposición efectiva de la empresa a estos límites definidos y proponer recomendaciones para su corrección.Ø Identificación: Desarrollar un formato que le permita hacer un inventario de los riesgos, definirlos y detallarlos. Como punto de partida, puede elaborar una lista de riesgos que se han materializado y a partir de estos, definir cuáles otros pueden llegar a presentarse.Ø Análisis y evaluación: Una vez identificado el riesgo, se deberá establecer su probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede llegar a tener para la organización.Ø Tratamiento: La organización, a través de sus instancias de gobierno, debe establecer, con base en los análisis practicados, los controles efectivos para administrarlos, establecer estrategias que le permitan prevenir, atender o mitigar los riesgos identificados.Ø Monitoreo: Establecer proceso de seguimiento continuo, mediante herramientas de información que le permitan a las instancias de gobierno tomar medidas oportunas.Ø Comunicación: Para cada una de las etapas planteadas anteriormente, se deben establecer mecanismos de comunicación y relacionamiento entre las áreas operativas, gerenciales y directivas que permitan a la empresa actuar de manera efectiva y oportuna frente a los riesgos que implican sus actividades.Ø Realizar un mapa que recoja los diferentes riesgos a los que está expuesta la empresa, incluidos aquellos riesgos emergentes que pueden tener impacto sobre la reputación o, más allá, en la licencia para operar. En particular, el mapa debe considerar los riesgos relacionados con las siguientes dimensiones:●      Riesgos estratégicos: Aquellos que pueden afectar seriamente la estrategia empresarial.●      Riesgos financieros. Los que se generan en el proceso de preparación de información financiera●      Riesgos operacionales. Son riesgos derivados de la dinámica propia de cada negocio.●      Riesgos de cumplimiento. Aquellos derivados del incumplimiento de disposiciones normativas regulatorias o autorregulatorias.●      Riesgos de transición (sucesión de personal clave). Los que se generan por cambios inesperados en cargos clave de la organización.●      Riesgos de conflictos entre propietarios. Estos riesgos se presentan en diversas ocasiones, debido a la falta de una buena planificación societaria, y pueden llegar a comprometer la viabilidad de la empresa.

Generar una comunicación e interacción efectiva con sus grupos de interés, que contribuya a generar una relación de confianza y facilite el desarrollo de los negocios.Establecer un programa de gobierno de la información incorporando los siguientes lineamientos: Ø Administración         de       archivos          e         información digital.Ø Gobierno de las tecnologías de la información.Ø Gobierno de datos.Ø Seguridad de la información y privacidad de datos.Ø Gestión de riesgos de la información.Ø Cumplimiento regulatorio.Ø Clasificación y preservación o descarte de la información.Ø Identificación   y       manejo           de       información privilegiada y confidencial de la empresa.

Realizar un control efectivo de la arquitectura de control de la empresa donde se fundamente la gestión basada en el cumplimiento, autocontrol y buen gobierno de los ámbitos de propiedad, dirección y administración. Establecer y fundamentar dentro del modelo de gobierno corporativo de la empresa un control que ayuda en el cumplimiento de la gestión de riesgos, las actividades de control, la información y comunicación, y las actividades de supervisión y monitoreo, los cuales traen beneficios para la empresa tales como:Ø Alineación de las actividades operacionales con los objetivos estratégicos del negocio.Ø Salvaguarda de los activos más importantes (bien sean físicos, monetarios o intangibles).Ø Prevención y detección de fraudes o errores que destruyan valor para la empresa.Ø Fomento de una buena gestión a través de la administración de riesgos.Ø Incremento de la confiabilidad en la información empresarial (financiera y no-financiera) y del cumplimiento normativo.

Establecer mecanismos para gestionar adecuadamente los riesgos de modo que pueda enfrentar los desafíos propios de un entorno dinámico y cambiante. Definir un marco de actuación para la adecuada gestión de los riesgos. Para ello debe cumplir con las siguientes funciones: Ø Definir y aprobar la política de gestión de riesgos y supervisar su aplicación efectiva.Ø Conocer y hacer seguimiento periódico a los principales riesgos asociados al logro de los objetivos de la empresa, especialmente los de carácter estratégico.Ø Establecer los límites máximos de exposición a los riesgos identificados, supervisar la exposición efectiva de la empresa a estos límites definidos y proponer recomendaciones para su corrección.Ø Identificación: Desarrollar un formato que le permita hacer un inventario de los riesgos, definirlos y detallarlos. Como punto de partida, puede elaborar una lista de riesgos que se han materializado y a partir de estos, definir cuáles otros pueden llegar a presentarse.Ø Análisis y evaluación: Una vez identificado el riesgo, se deberá establecer su probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede llegar a tener para la organización.Ø Tratamiento: La organización, a través de sus instancias de gobierno, debe establecer, con base en los análisis practicados, los controles efectivos para administrarlos, establecer estrategias que le permitan prevenir, atender o mitigar los riesgos identificados.Ø Monitoreo: Establecer proceso de seguimiento continuo, mediante herramientas de información que le permitan a las instancias de gobierno tomar medidas oportunas.Ø Comunicación: Para cada una de las etapas planteadas anteriormente, se deben establecer mecanismos de comunicación y relacionamiento entre las áreas operativas, gerenciales y directivas que permitan a la empresa actuar de manera efectiva y oportuna frente a los riesgos que implican sus actividades.Ø Realizar un mapa que recoja los diferentes riesgos a los que está expuesta la empresa, incluidos aquellos riesgos emergentes que pueden tener impacto sobre la reputación o, más allá, en la licencia para operar. En particular, el mapa debe considerar los riesgos relacionados con las siguientes dimensiones:●      Riesgos estratégicos: Aquellos que pueden afectar seriamente la estrategia empresarial.●      Riesgos financieros. Los que se generan en el proceso de preparación de información financiera●      Riesgos operacionales. Son riesgos derivados de la dinámica propia de cada negocio.●      Riesgos de cumplimiento. Aquellos derivados del incumplimiento de disposiciones normativas regulatorias o autorregulatorias.●      Riesgos de transición (sucesión de personal clave). Los que se generan por cambios inesperados en cargos clave de la organización.●      Riesgos de conflictos entre propietarios. Estos riesgos se presentan en diversas ocasiones, debido a la falta de una buena planificación societaria, y pueden llegar a comprometer la viabilidad de la empresa.

Establecer un enfoque de sostenibilidad adoptado por la empresa, considerando diversas actividades en las dimensiones económica, social y ambiental, incluyendo temas de derechos humanos, equidad de género e impacto ambiental, para adoptar compromisos en estos frentes. El contexto internacional evidencia que la agenda de protección de los derechos humanos está dejando de ser voluntaria para el sector empresarial y se está convirtiendo cada vez más en un requisito, la empresa debe incluir, dentro de su enfoque de sostenibilidad, la responsabilidad de proteger y respetar los derechos humanos, implementar mecanismos legítimos y creíbles, adecuados al tamaño y realidad de cada empresa, para la evaluación de su propio desempeño en la gestión del impacto en derechos humanos tanto a nivel interno (por ejemplo, la relación con empleados), como a nivel externo (por ejemplo, la relación con proveedores o la comunidad).Ø Socializar y sensibilizar con los grupos de interés de la empresa su compromiso con las actividades de sostenibilidad sociales y ambientales, específicamente el respeto de los derechos humanos y la atención de impactos negativos.Ø Implementar mecanismos de quejas y reclamos puede permitir que los empleados, proveedores, contratistas o los grupos de interés, puedan denunciar ante la empresa violaciones o abusos contra los derechos humanos.Ø Elaborar mapas de actores e implementar mecanismos de diálogo o interacción con sus grupos de interés para identificar los riesgos y oportunidades en materia de sostenibilidad.Ø Contar con mecanismos para comunicar el desempeño en materia de sostenibilidad.Ø Implementar dentro de su ejercicio de debida diligencia, los riesgos respecto de derechos humanos que se derivan de las actividades en su cadena de operación.Ø Realizar un plan de contingencia en caso de la materialización de un evento de vulneración a los derechos humanos.Ø Estrategias de identificación de los mayores impactos ambientales.Ø Establecer plan de gestión y disposición de residuos y el cuidado del agua.Ø Implementación de un programa de reconversión productiva para tender a procesos que minimicen los desechos.Ø Implementación de procesos de capacitación, sensibilización y divulgación de cuidado y prevención ambiental con sus empleados