TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

Remisión de los documentos del archivo que hayan cumplido sus fases del ciclo vital documental, conforme a las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas y convalidadas.

Garantiza a los ciudadanos el acceso a la información.

Permite controlar y verificar los documentos

Asegura y facilita control efectivo y ordenado de documentación.

Soluciona (nivel físico y funcional) problema de acumulación documental en dependencias e instituciones productoras.

Concentra información útil

Guardar precaucional o definitivamente documentación en mejores condiciones de conservación.

Crea responsabilidad en el sistema de gestión documental

Ayuda a crear depósitos de archivo con condiciones óptimas

Facilita obtener eficiencia en la gestión documental

Existencia del Comité de Archivo en la entidad

Tablas de Retención Documental

Avaladas por Comité de Archivo de cada entidad

Aprobadas por Consejo Directivo del AGN

Difundidas en todas las dependencias de la Institución, mediante guía explicativa

Pasos de elaboración

Investigación preliminar sobre la institución

Compilación de la información institucional

Disposiciones legales y normativas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad

Estructura interna vigente de la entidad

Manuales de funciones y de procedimientos

Organigrama actual

Normativa sobre creación de grupos y asignación de funciones

Entrevista con productores de documentos de la institución

Identificación y definición de unidades documentales

Análisis de la producción y trámite documental

Identificación de valores primarios de la documentación

Análisis e interpretación de la información recolectada

Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales

Valoración y Selección Documental

Elaboración y presentación

Elaboración de propuesta de TRD

Acompañadas de introducción y anexos

Presentación y aval de la propuesta de TRD mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad

Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente

Estudio y trámite

Si hay observaciones respecto de TRD, la entidad deberá atenderlas y corregirlas

Presentando nueva propuesta con correcciones

Aplicación

Difusión, indicando:

Fecha de vigencia (son de obligatorio cumplimiento)

Instructivo para aplicación

Normas aplicadas para organización de archivos de gestión

AGN e instancias evaluadoras

Ejercerán funciones de inspección y vigilancia

Instancias evaluadoras

Organismos del orden nacional

Consejo Directivo del Archivo General de la Nación

Previo concepto del Comité Evaluador de Documentos del AGN

Organismos del orden departamental

Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental

Organismos del orden municipal

Comité Evaluador de Documentos del Orden Municipal

Archivo de Gestión o Activo

Reposan en los procesos de gestión administrativa

Generados en trámite vigente

Aplica la disposición final y procedimientos previstos en la TRD

Conservación temporal

Preservación total

Eliminación

Traslado a archivo central depende

Vigencia del trámite

Disposiciones de TRD

Archivo Central o Intermedio/semiactivo

Recibidos del archivo de gestión

Han cumplido tiempo de retención de las TRD para estar en archivo de gestión

Consulta menos frecuente

Facilitar consulta a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen

Permanece durante el tiempo estipulado en las TRD

Aplica la disposición final y procedimientos previstos en la TRD

Conservación temporal

Preservación total

Eliminación

Archivo Histórico o Permanente/inactivo

Proviene de archivo central o del archivo de gestión

Posee valor para la investigación, la ciencia y la cultura

PRIMARIAS

Transfiere documentos del Archivo de gestión o de oficina al Archivo central o intermedio

Requisitos

Documentos consulta no tan frecuente

Documentos semiactivos (segundo ciclo de vida)

Documentos cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente.

Toma en cuenta Valores primarios

El que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario

Interviene para su calificación: productores de la documentación, los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable

Valor Administrativo

Relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación

Todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo

Responden necesidades administrativas

Utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación

Valor Jurídico

Derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común

Valor Legal

Por sirvir de testimonio ante la ley

Valor Fiscal

Utilidad o aptitud para el Tesoro o Hacienda Pública

Valor Contable

Soportan y registran movimientos económicos de una entidad pública o empresa privda

SECUNDARIAS

Remite documentos desde Archivo central o intermedio y/o del archivo de gestión al Archivo histórico o permanente

Que por decisión del correspondiente comité de archivos tengan carácter histórico

Por su valor para la investigación, la ciencia y la cultura.

Permite participación de productores, archivistas especializados e historiadores

Se vale de Valores Secundarios

Interesa a los investigadores de información retrospectiva

Surge una vez agotado el valor inmediato o primario

Documento sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración

Son documentos que se conservan permanentemente

Son fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva

Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza

Nacen con valores permanentes por razones:

Administrativas

Ejem: Primera Acta de Junta directiva de Cámara de Comercio de Valledupar

Jurídicas

Ejem: Primeros Estatutos de constitución de Cicolac

Legales

Ejem. Fotografía del asesinato de Luis Carlos Galán Sarmiento

Fiscales

Ejem. Primer registro fiscal del municipio de Valledupar ante la Dian

Contables

Ejem. primera factura electrónica

Requiere

Funcionario receptor

Coteje documentos recibidos con el inventario

Incorpore documentos recibidos al fondo documental correspondiente

Señale signatura topográfica

Levantamiento, aprobación por el comité de archivo de la entidad/empresa y convalidación por el AGN de las TRD y TVD

Elaborar y cumplir el cronograma de transferencias,

Agrupar los documentos en series documentales conforme criterios archivísticos de organización

Cronológico

Numérico

Alfanúmerico

Temático

Onomástico

Mixto

Preparar la transferencia según tiempos y disposiciones de TRD

Seleccionar expedientes de las series y subseries documentales a transferir que hayan cumplido el tiempo de retención de TRD

Efectuar proceso de selección natural de unidades documentales a transferir

Escoge entre archivo los documentos que cumplen requisitos

Han perdido su vigencia

Está en series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se halla registrado en otras series

Su valor informativo no amerita su conservación total

Se selecciona a través de muestreo

Proceso que permite

Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos

Ofrecer acervos documentales integrales

Reducir costos en espacio, tiempo y materiales

Garantizar la conservación documental

Actividad que debe institucionalizarse

Procedimientos de preparación física de la documentación

Limpieza de la documentación

Elementos

Overol

Gorra

Mascarilla

Guantes

Equipo mínimo

Aspiradora,

Brochas,

Telas de algodón

Bayetilla

Eliminación de material metálico

Ejemplo: clips, ganchos de cosedora, legajadores

Objetivo

No ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación

Debe evitar la mezcla indiscriminada de documentos

Alternativas

Cambiar el material metálico por elementos elaborados en plástico o con recubrimientos que eviten oxidación

Emplear fragmento o trozo de papel como barrera entre objeto metálico y el documento

Reemplazar las carpetas tradicionales

Materiales desacidificados

Cartulina blanca

Identificación de material afectado por biodeterioro

Afectado especialmente por agentes biológicos

Hongos

Insectos

Procedimiento

Separar no contaminado

Mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación

Estar aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

Identificar unidad de conservación contaminada con marquilla de color rojo en un lugar visible

Mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación

Estar aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

Eliminarse polvo en parte externa de la unidad de conservación con aspiradora

Solicitar y aplicar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección al material afectado, antes de su incorporación al archivo

Revisión

Foliación

Numerar documentación consecutiva y cronológicamente al interior de la unidad documental

Lápiz de mina negra y blanda

Desde uno (1) en adelante hasta el tope de folios estipulado por la entidad

En esquina superior derecha de la hoja

Legible, sin repeticiones ni enmendaduras

Cundo detecta error debe numerarse nuevamente, tachando la anterior

Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados

Se numerarán como un sólo folio

Los folletos, estudios, boletines, plegables

Numerados en un solo folio y en orden consecutivo

Registrar en inventario (campo notas) el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas

Folios en blanco y los sueltos, no se deben enviar en la transferencia

Folios cosidos o adheridos al legajo

No deben separarse ni foliarse

Eliminación (correspondencia)

Unidades de conservación y realmacenamiento

Documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados

Deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo

Documentación no encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas

Especificaciones

Cajas

Materiales

Cartón corrugado, recubierto en cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales

Tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón

Tamaño

Dimensiones generalizadas

Alto 27 cms

Ancho 40 cms

Profundidad 12.5 cms

Diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión

Capacidad

Quepan carpetas sin quedar ni muy ajustadas ni muy sueltas

Recomienda uso de fuelles de cartón para que carpetas conserven verticalidad

Identificación

Rotuladas en tapas laterales, con datos generales

Código (de la entidad)

Fondo

Sección

Subsección

Número de Carpetas

Caja N°

N° Consecutivo

N° Correlativo

Fechas Extremas

Carpetas

Material

Cartulina libre de acidez (neutra)

cartulina bond (blanca)

Diseño

Adaptable al volumen y tamaño de la documentación

Adecuada protección de los bordes

Usar criterio de número de folios (100 folios o más)

Cuando se exceda, separar tipos documentales, respetando el contenido de los cuadernos o temas

Identificación

Sobre la solapa

En la esquina superior derecha

Datos de rotulación

Código (de la entidad)

Fondo

Sección

Subsección

Número de Carpetas

N° Folios

Caja N°

N° Carpeta

Recomendaciones

Documentos empastados

Sobrepasan 10 cms de grosor y con desprendimiento de la cubierta o fragmentación del cuerpo de la unidad

Usar

Bandejas de cartón protectoras

Encajadas en tapas de los tomos

Fijadas mediante la cinta de faya (4)

Unidades de menos de 10 cms de grosor

Amarrar con cinta de faya

Mapas, planos y documentos de gran formato

No doblarse

Si depositarse horizontalmente

Si su estado de conservación lo permite podrán enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro; y proteger exterior con papel libre de acido

Amarre

Ayuda a reforzar estructuralmente unidades de conservación a transferir

Facilita traslado

Procedimiento

Emplea cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho

Abraza unidad en sentido vertical y horizontal, (modo de paquete), anudado hacia la parte superior

Embalaje

Exige

Cumplir previamente pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre

Procedimiento

Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas

Empacar en cada caja cantidad moderada de carpetas

Teniendo en cuenta volumen y peso

Tomos

Disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros

De gran formato

Colocarse horizontalmente unos encima de otros

Rellenar espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

Mantener el orden estricto del inventario

Numerar consecutivamente las cajas de transferencia, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo

Cargar las cajas en el vehículo

Ingresándolas en orden descendente

La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión

La última caja que ingresada al vehículo sea la N° 1

Material cartográfico o de gran formato

Evaluar estado de conservación

Traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas

Expedientes cumplan requisitos físicos para ser transferidos

Tipos documentales ordenados (secuencia de su producción)

Principio de orden original

Depurados (extraer copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos; que no impliquen valores secundarios)

Tener grosor aceptable para su manejo

Tengan foliación conforme normativa

Lápiz de mina negra y blanda: de manera

Orden consecutivo sin emitir ni repetir números;

Sin números con suplementos como A 1, 81

Solo por la cara recta y en la parte superior derecha de la cara legible y en el mismo sentido del texto

Sin numeración en pastas ni hojas en blanco

Acompañarse de inventario documental

  Fondo
 Sección y/o subsección
Series,
 Subseries
 Unidades documentales
 Fechas extremas
 Número de folios

Estar ubicados en unidad de conservación

Carpeta

Caja

Verificar foliación conforme a la norma

Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética...) de los documentos.

Dejar constancia en original y copia o en soporte electrónico de los documentos a transferir

Conforme a TRD

Constatar rotulo en unidades de conservación; y que los documentos o expedientes relacionados sean los que estén contenidos en ellas.

Verificar procedimientos de disposición final para el documento dispuestos en TRD

Numerar las cajas de la transferencia consecutivamente

Verificar ubicación física de la documentación dentro del depósito junto a unidades de conservación ya existentes

Diligenciar el FUID

Expedición de resolución o documento equivalente que ordene remisión al archivo

Remitir documentos

Hayan concluido tiempo de retención documental dispuesto por TRD en archivo central y/o archivo histórico

Para estar en archivo central

Sean avalados como históricos (secundaria)

Efectuar acta de entrega/transferencia y Elaborar acta de recibo documentación transferida

Entrega dependencia encargada archivo gestión y/o central

Recibe archivo centra y/o histórico

Funcionario receptor

Constata/coteja que series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona

Incorporar series y subseries al fondo documental

Señalar signatura topográfica.