TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Se transfiere del archivo central al archivo histórico
Teniendo en cuenta las tablas de retención documental y/o las tablas de valoración documental.
SECUNDARIA
Para realizar la transferencia se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
preparacion fisca
procesos de organiozacion documental
revision y foliacion
unidades de conservación
embalaje
entrega al archivo general de la nación
Se transfiere del archivo de gestión al archivo central.
SEGÚN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PRIMARIA
OBJETIVO
Facilitar el control y entrega de los documentos en una fase de un archivo a otro.
PASOS TRANSFERENCIA PRIMARIA
FECHA DEL CRONOGRAMA
Preparar la transferencia teniendo en cuanta la TRD
Registrar en el Formato Único de Inventario Documental
Imprimir original y copia
remitir con memorando al área de gestión documental
Seleccionar los expedientes
realizar los procesos técnicos
Incorporar en cada carpeta lo folios correspondientes
ordenar y luego enumerar
Verificar la totalidad de la transferencia
si cumple con los requisitos técnicos el encargado dará la ubicación física de la transferencia.
Si no cumple con los requisitos técnicos se devolverá para su edición y ajuste.