Unidad 5. Tratamiento, clasificación y archivo de la información empresarial
Conjunto de datos almacenados en soporte informático, que pueden ser aplicaciones, imágenes, documentos de texto, bases de datos, archivos de audio o vídeo, presentaciones, etc.
Equipamiento informático del archivo:
-SSD sata o M.2
-HHD externo
-CD, CD-RW, DVD y Blue-Ray Disk
-USB
-Almacenamiento en la nube
Archivar los documentos en soporte informático supone ordenar, clasificar y conservar estos siguiendo un determinado criterio, quedando así disponibles y accesibles para cualquier consulta posterior.
Naturaleza y finalidad de archivo:
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa, con el fin de facilitar su actividad.
El sistema alfabético:
permite clasificar los documentos que se van a archivar
según el orden establecido por el alfabeto.
El sistema numérico:
permite ordenar la documentación del archivo a partir de un número natural determinado, siguiendo un orden ascendente o descendente.
El sistema alfanumérico:
el sistema alfanumérico surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el numérico. En él se utiliza como palabra ordenatriz un término en el que se combinan tanto letras como números. Puede que esa palabra ordenatriz esté relacionada con el documento o sea elaborada ex profeso para la ordenación.
El sistema cronológico:
consiste en clasificar los documentos por fechas, ya sea por orden de entrada o fecha de emisión, de recepción, de vencimiento, etc.
El sistema geográfico:
sigue como criterio de ordenación una localización física concreta referente en el documento, como por ejemplo el domicilio de la persona o empresa emisora o receptora del documento.
El sistema temático:
este sistema necesita acudir a cualquier otro para la ordenación posterior de los documentos contenidos en cada uno de los temas establecidos. Las principales ventajas de este sistema radican en su rapidez y en la flexibilidad para intercambiar documentos.
Archivo convencional: soporte papel. Se usa en archivadores, carpetas, armarios, etc
Archivo informático: tiene varias ventajas como la facilidad de buscar datos y analizarlos , y los costes de mantenimiento son menores y la productividad es mucho mayor.
Los archivos pueden ser:
-Activos
-Semiactivo
-Inactivo
Se puede gestionar de manera:
-centralizada
-descentralizada
-mixta
La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada hasta que se determine que ya no es útil para la actividad empresarial. Para usar dicha documentación, es necesario seguir una serie de normas:
- hay que dejar constancia en un registro auxiliar.
- dar salida del archivo al expediente completo.
- devolverlo lo antes posible del archivo.
La purga y eliminación periódica de documentación no útil evita la acumulación innecesaria de documentación con escaso valor operativo o legal.
Oficina virtual de Correos:
-correo digital.
-franqueo electrónico.
-identificación de certificados y notificaciones.
-telegramas.
-tu sello.
Herramientas principales:
-portafirmas electrónico.
-certificado digital
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la entidad estatal independiente del resto de administraciones públicas encargada de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos. Su principal labor es garantizar y velar por la preservación del derecho a la protección de datos de carácter personal de los ciudadanos.
La AEPD se regula por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), así como por el Real Decreto 1720/2007, encargado de desarrollarla.
La correspondencia se usa para comunicarse con clientes, proveedores, empleados, la Administración pública, etc.
Hay diferentes tipos de correspondencia:
-correspondencia de entrada.
-correspondencia de salida.
-comunicaciones interiores.
Tratamiento de correspondencia de entrada:
-recepción.
-clasificación.
-registro.
-distribución.
Tratamiento de correspondencia de salida:
-preparación.
-recogida.
-registro.
-expedición o envío.
Se suele usar Correos o una empresa privada.
Para información que no sea especialmente sensible:
-procedimiento claro y sencillo.
-plan de actuación.
-nombrar a un responsable del archivo físico.
-impedir la divulgación.
secreto y confidencialidad.
Para datos electrónicos:
-hacer copias de seguridad.
-accesos restringidos.
-solo lectura de algunos archivos.
-programas de cifrado.
Para datos personales:
-auditoria de seguridad.
-acceso restringido con llave.
-las demás ya mencionadas.
Se debe aplicar la ley de protección de datos
1. El archivo: finalidad y funciones
Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener información regulando el acceso, la consulta y la eliminación de los datos alojados y organizados. Algunos de los más utilizados son Microsoft Access, MySQL, Oracle o dBase.
Se suelen archivar en:
-Archivadores A-Z
-Carpetas colgantes
-Cajas de archivo
-Estanterías
-Armarios de carpetas suspendidas
-Carpetas simples
-Armario de seguridad