by Doris Viloria Lopez 3 years ago
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Partes de la carta
destinatario
denominación o titulo académico
nombre del destinatario
organizacion
dirección
nombre de lugar de origen
pais
saludo
líneas especiales
anexos
identificación del transcriptor
organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización; - oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y - personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
clases de sobres
utilización
ejemplos
tratamiento o titulo
nombres
organización
destino
local
nacional
internacional
La información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida.
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el del departamento correspondiente, separados por coma (,) y con mayúscula inicial.
Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe este nombre en mayúscula inicial.
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social, acrónimo o sigla.
Se escribe con mayúscula inicial. Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas. No se hace partición silábica.
Se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida o la primera con mayúscula. De preferencia con los dos apellidos. No se usa negrilla.
Se escribe con mayúscula inicial.
Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:
En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas.
En el tercio central se escriben los datos del destinatario.
El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
Proteger el documento y la información.
a) sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla; b) sobre carta con ventanilla o sin ventanilla; c) sobre para tarjeta, y d) sobre de manila (extraoficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla). De acuerdo con su destino, en: a) local, b) nacional e c) internacional.
Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara y completa.
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.
Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.
constancia
lugar de origen y fecha de elaboración
cargo
identificación del documento
remitente y firma responsables
Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlíneas libres de la identificación.
Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos el o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del texto).
Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede.
se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos: - en el papel sin membrete, - de la zona 1 sí tiene membrete, o - del encabezado dado por el procesador de texto.
a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés; c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; d) utilizar los formatos establecidos en cada organización; e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión; f) suministrar la información en forma personalizada, y g) expedir siempre en original.
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
clases de informe
resumen ejecutivo
razón social
dependencia
código
lugar de origen y fecha de elaboracion
autoria del resumen ejecutivo
objetivo
temas o numerales
conclusiones
nombres, cargos y firma
El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación se escribe el cargo.
Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlíneas libres del último renglón del texto.
Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, de acuerdo con los numerales 4.5.1 y 5.4.10.
Se inician a dos interlíneas libres después del último renglón del párrafo anterior y después del título, se deja una interlínea libre para digitar el texto correspondiente.
De dos a tres interlíneas libres del último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineación sencilla, conservando la tabulación.
Los datos de la fecha de elaboración y del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.
Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.
Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.
Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.
En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.
Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.
- informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, - dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos, - reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, - dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación, - presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación, - elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.
regular o aclarar una situación; - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; - impugnar o corregir una situación, y - presentar detalles sobre un aspecto determinado.
tratar un solo tema por informe; - redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés; - redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió); - utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización; - disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y - elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
utilizacion
clases de acta
partes
titulo
denominacion del docuemento y numero
lugar de origen y fecha de la reunion
hora
lugar
asistencia
representación
invitados
ausente
orden del dia
desarrollo
compromisos
convocatoria
firma, nombres y cargos
pagina subsiguiente
actas de comités, - actas del concejo municipal, - actas de consejos, - actas de junta directiva, - actas de asambleas,
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
Utilizacion
Partes
encabezado
denominacion del documentos
codigo
fecha
encabezamiento
destinatario remitente
asunto
texto
despedida
remitente y firma responsable
lineas especiales
informar sobre un hecho en forma breve; - expresar necesidades; - hacer requerimientos; - regular o aclarar una situación; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - dar respuesta a una comunicación recibida; - reiterar información, requerimiento o solicitud urgente; - conocer detalles sobre un aspecto determinado; - impugnar o corregir una situación; - confirmar eventos ocurridos o pendientes; - solicitar o remitir información, documentos u objetos; - felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y - hacer llamados de atención, entre otros.
utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; - redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; - distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y - tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
indica el departamento o la oficina productora del documento
Lugar de origen y fecha de elaboración
nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
Datos del destinatario.
Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.
Denominación o título académico
Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos.
Nombre del destinatario
de preferencia se escriben los dos apellidos.
Cargo
asuntos
Cuerpo o texto
Datos del remitente
Líneas especiales
Anexos
copias
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones
Número de copias
Recomendaciones
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
con base en las necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia establecidos por ésta.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.
El tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.
se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente.
de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
clara, breve, directa, sencilla y cortés.
Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
Semibloque
Bloque
Bloque extremo
Superior entre 3 cm y 4 cm. Inferior entre 2 cm y 3 cm. Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm. Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1.
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país.
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT).
