Conceptes bàsics del (PMBOK) aplicats a un taller Mecànic

La gestió de la integració del projecte es centra en coordinar tots els aspectes del projecte per garantir-ne l'èxit. L'objectiu principal és assegurar que totes les parts treballin juntes de manera cohesionada i que les decisions es prenguin tenint en compte la visió global del projecte.

Consisteix a definir i controlar tot el treball necessari per complir amb els objectius. L'objectiu principal és assegurar-se que el projecte inclogui només el que és necessari, evitant tant l'excés de treball com la manca d'activitats essencials.

El propietari del taller estableix que qualsevol canvi en el servei de tintat s’ha de revisar mensualment.

Es consulta amb clients i mecànics per entendre què necessiten.

Es redacta un document

EDT: Estructura de desglossament del treball.

Es revisa si el servei té demanda i si cal ampliar-lo o modificar-lo.

La Gestió del Cronograma del Projecte té com a objectiu planificar, desenvolupar i controlar el temps assignat a les activitats del projecte. 

 Es decideix que s’utilitzarà un calendari amb tasques setmanals i revisions cada 15 dies.

Recerca de models d’elevadors.Compra i recepció dels equips.Instal·lació i proves.

Triar el model d’elevador.Comprar i rebre l’equip.Preparar l’espai i fer adaptacions al taller.

Es calcula el temps necessari per a cada activitat.

Es crea un calendari amb terminis i responsables.

Controlar el cronograma.

La Gestió dels Costos del Projecte segons el PMBOK té com a objectiu assegurar que el projecte es completi dins del pressupost establert.

És decideix utilitzar un full de càlcul per fer el seguiment del pressupost.

Elevadors hidràulics (2 unitats) → 15.000 €Eines especialitzades → 5.000 €Instal·lació i adequació de l’espai → 3.000 €

Fase 1: Compra dels elevadors (15.000 €).Fase 2: Instal·lació i adequació (3.000 €).Fase 3: Compra d’eines especialitzades (5.000 €).

Si els elevadors costen més del previst, es podria ajustar el pressupost d’altres partides, com negociar un millor preu en la compra d’eines.

Temps màxim per a cada servei (ex.: canvi d’oli en 30 minuts).Ús de recanvis certificats per garantir la seguretat.

Formació del personal en nous procediments de diagnòstic.Ús de checklist de qualitat per assegurar-se que totes les peces s’han revisat.Implementació d’un sistema d’atenció al client per rebre feedback.

Supervisió aleatòria d’algunes reparacions per comprovar si s’han fet correctament.

La Gestió dels Recursos del Projecte segons el PMBOK té com a objectiu planificar, adquirir, gestionar i controlar els recursos humans, materials i equips necessaris per completar un projecte amb èxit.

Identificar la quantitat de mecànics necessaris per operar la nova àrea

Recursos humans: Contractació d’un mecànic especialitzat en sistemes electrònics.Eines i equips: Compra d’escàners OBDII, oscil·loscopis i programari de diagnosis.

Formació tècnica: Cursos per als mecànics sobre vehicles híbrids i elèctrics.Distribució del treball: Assignar mecànics segons les seves especialitats.

Supervisió de l’ús dels nous equips per evitar mal ús o desgast prematur.

La Gestió de les Comunicacions del Projecte segons el PMBOK té com a objectiu garantir que la informació es planifiqui, distribueixi, supervisi i controli de manera eficient entre tots els membres del projecte i altres parts interessades.

Informació diària per als mecànics sobre les cites programades.

Sistema de gestió de cites: Els clients reben un SMS o correu de confirmació.

Si els clients no responen als avisos, es prova amb una trucada.

a Gestió de Riscos del Projecte segons el PMBOK té com a objectiu identificar, analitzar i respondre als riscos que poden afectar el projecte. 

Creació d’un equip responsable d’identificar i gestionar els riscos del projecte.

Tècnics no qualificats per treballar amb vehicles elèctrics.Costos imprevistos en l’adquisició de noves eines.

El risc de tècnics no qualificats té alta probabilitat i alt impacte.

S’estima que la formació de cada mecànic costarà 2.000 € per persona.Es calcula que la inversió inicial en eines pot superar el pressupost en un 15%.

Tècnics no qualificats: Oferir formació certificada abans de començar el servei.

Revisió mensual de l’efectivitat del servei i ajustos si cal.Supervisió del compliment dels protocols de seguretat pels mecànics.

Eines i equips: Pistoles de pintura, compressors, cabina de pintura.Materials: Pintures, vernissos, massilles i altres consumibles.

Demanar tres pressupostos diferents per la cabina de pintura.Negociar amb proveïdors per aconseguir millors preus o terminis de lliurament.

Revisar que la cabina de pintura s’instal·li correctament i en el temps acordat.

Confirmar que els equips funcionen correctament abans d’efectuar el pagament final.

Clients: Necessiten un sistema senzill i fiable per reservar cites.Mecànics: Han de rebre notificacions clares per organitzar la seva feina.Recepcionistes: Gestionaran les reserves i hauran de conèixer el nou sistema.

Clients: Necessiten un sistema senzill i fiable per reservar cites.Mecànics: Han de rebre notificacions clares per organitzar la seva feina.Recepcionistes: Gestionaran les reserves i hauran de conèixer el nou sistema.

Clients: Incentius per fer la primera reserva en línia (descompte o revisió gratuïta).Mecànics i recepcionistes: Sessions de preguntes i respostes per resoldre dubtes.

Clients: Analitzar quantes cites es fan en línia i recollir feedback.Mecànics: Revisar si el sistema els ajuda o si tenen problemes amb les assignacions.Recepcionistes: Controlar si hi ha errors en les reserves i corregir-los.

Es va comprar un model d’elevador sense verificar si el terra del taller tenia prou resistència per suportar el pes màxim permès.Quan es va començar a utilitzar, es van detectar esquerdes al terra, fent que el taller hagués de parar l’activitat per reforçar-lo, generant pèrdues econòmiques.

Es van comprar equips cars que no eren compatibles amb els vehicles més antics.Solució: Definir clarament l’abast des del principi i evitar canvis innecessaris sense una avaluació.

Instalar una máquina per al taller que supera el nostre presupost.

El recepcionista apunta que el cotxe té un problema de “soroll al motor”, però no especifica que el client diu que el soroll només apareix en fred.Aixó produeix una perdúa de temps al taller, ja que els mecánics están buscant un problema que no hi existeix a causa d'una mala comunicació mentre podrien aprofitar aquest temps reparant altres vehícles

L’organigrama d’un projecte és una eina essencial en la Gestió dels Recursos del Projecte segons el PMBOK, ja que defineix la jerarquia i les responsabilitats de cada membre de l’equip.

Propietari del taller:Responsable del finançament i suport del projecte.Aprova decisions estratègiques i el pressupost.

Gerent del taller: Supervisa l’execució i presa decisions estratègiques.Gestiona els recursos i coordina la implementació del nou sistema.

Mecànics i Electromecànics:Mecànics: Realitzen reparacions i manteniment de vehicles.Electromecànics: Especialitzats en sistemes elèctrics i diagnosis electrònica.Utilitzen el nou sistema per organitzar reparacions i seguiments de vehicles.

Són els usuaris finals del nou sistema de cites.Proporcionen feedback sobre el servei i l’experiència d’ús.

Quan un taller mecànic vol dur a terme un projecte (com ampliar les instal·lacions, digitalitzar la gestió o implementar noves eines), és fonamental seguir els principis de gestió de projectes.

La digitalització del sistema de cites és un projecte únic perquè implica canviar d’un sistema manual a un digital, un cop implementat, es converteix en part de l’operació diària.

La renovació d’un espai per instal·lar una cabina de pintura és un projecte temporal perquè té una durada determinada i un objectiu clar. Un cop acabat, ja no és un projecte, sinó part del taller.

Si el taller vol comprar un nou elevador hidràulic, pot tenir limitacions com, un pressupost ajustat.

El pla de projecte es un document que, inclou tots els aspectes necessaris per coordinar i gestionar el projecte des del seu inici fins a la seva finalització.

Si el projecte és la renovació d’una zona del taller per millorar l’espai de reparació de vehicles, la guia del projecte hauria d'incloure:Objectiu del projecte: Millorar l'espai per aconseguir més eficiència i seguretat per als mecànics.Abast del projecte: Renovació de l'espai de reparació i compra de nou mobiliari i eines.Fases del projecte: Des del disseny de la nova zona fins a la finalització de la instal·lació i formació del personal.

El projecte consisteix a adquirir i instal·lar un elevador hidràulic per millorar la capacitat del taller i la seguretat durant les reparacions.

Determinar els límits del projecte, especificant què s’inclou i què no. Exemple:Inclou: Adquisició de l’elevador hidràulic, instal·lació, capacitació del personal.No inclou: Renovació d’altres equips del taller ni la reestructuració d’altres àrees.

Definir què es vol aconseguir i com es mesuraran els resultats. Exemple:Objectiu: Augmentar la velocitat d’atenció als vehicles.Metrica: Reduir el temps mitjà de reparació en un 15% després de la instal·lació.

Compra de l’elevador: 1 setmanaInstal·lació: 3 diesFormació del personal: 2 dies

El projecte és la compra i instal·lació d’un elevador hidràulic per millorar l'eficiència del taller.

Els mecànics han expressat la necessitat d’un elevador per facilitar el treball en vehicles pesats.

El propietari del taller autoritza la compra i instal·lació del nou elevador.

El director del taller serà el responsable de l'aprovació del pressupost i la supervisió del projecte.

En la fase de planificació del projecte de l’elevador hidràulic, es realitzaran les següents activitats:Definició de l’abast del projecte: El projecte inclou la compra de l’elevador, la seva instal·lació, formació del personal i la millora de l’espai de treball.Elaboració del cronograma: Es defineixen les dates per la compra, instal·lació, capacitació del personal i tancament del projecte.

Durant l’execució del projecte de l’elevador hidràulic, les activitats inclouen:Compra de l’elevador hidràulic segons les especificacions.Instal·lació de l’elevador pel personal especialitzat, amb l'ajuda dels tècnics del taller.Formació del personal perquè els mecànics aprenguin a utilitzar l'equip de manera segura i eficient.

Verificar que les activitats es compleixin dins els terminis establerts (compra, instal·lació, capacitació).Assegurar-se que els costos no superin el pressupost assignat.Si apareixen riscos imprevistos (per exemple, un retard en el lliurament de l’elevador o dificultats durant la instal·lació), s’ajustaran els plans per mitigar-los.Verificar que l’elevador instal·lat compleixi amb els estàndards de seguretat i funcionalitat.

Quan el projecte de l’elevador hidràulic està finalitzat: és comprova, s'avalua i s'entrega el projecte